Schadenfreude neu gedacht

Die große Anzahl von Frequenzschäden mit einer Vielzahl von Schadensbildern und betroffenen Objekten sowie Verträge mit individuell verhandelten Konditionen lassen die Aufgabenwelt des Versicherungsangestellten zum Prüfstein werden. Insbesondere die Kommunikation mit Immobilienunternehmen und externen Dritten über unterschiedliche Kanäle, z. B. per Fax, E-Mail und Telefon, erweist sich in der täglichen Praxis als durchaus komplex. Es werden Gutachten, Meldungen und Fotos eines Schadens übermittelt, Rechnungen geprüft und freigegeben oder Gutschriften erstellt. Wie lassen sich hier alle Fäden in der Hand halten? Jedes Medium birgt seine Vor- und Nachteile. Es mangelte bisher an einer stringenten Lösung, die alle Aufgabenbereiche in einem Versicherungsfall abdeckt und alle Beteiligten digital verbindet. Zwar können in einem ERP-System alle Vertrags- und Objektdaten verwaltet sowie Dokumente archiviert werden, jedoch fehlt die zwingend notwendige Kommunikation und Anbindung mit Drittparteien. Eine Kommunikationsplattform aus dem Hause PROMOS ist die praxiserprobte Wunderwaffe im Kampf gegen Papierflut und Schnittstellengewirr.  

Das easysquare Versicherungsportal als Dreh- und Angelpunkt  

Im Versicherungsportal der PROMOS, welches gemeinsam mit der AVW Versicherungsmakler GmbH innerhalb der easysquare Plattform entwickelt wurde, können die bestehenden Verträge mit den unterschiedlichen Immobilienunternehmen inklusive aller Vertragskonditionen sowie die Stammdaten der versicherten Immobilienobjekte hinterlegt werden. Dies bildet die Basis für eine spätere Versicherungsfallprüfung und Schadensregulierung. Das Ziel der Portallösung ist es, die notwendige Kommunikation und den erforderlichen Datenaustausch zwischen den Parteien auf ein Minimum zu reduzieren, um durch den so erreichten Automatisierungsgrad eine schnelle und vertragskonforme Lösung herbeizuführen. Die Schadensregulierung kann auf zwei Wegen erfolgen. Entweder begleicht das Versicherungsunternehmen die Auftragssumme direkt mit dem dienstleistenden Handwerksunternehmen oder es erfolgt eine Zahlung an das Immobilienunternehmen.

Entscheidung von Fall zu Fall – Automatisiert oder Manuell  

Erhält der Versicherer eine Versicherungsmeldung über das Portal, so wird systemseitig automatisch geprüft, ob die vertraglichen Voraussetzungen für eine Regulierung gegeben sind. Besteht für den Schadenszeitraum ein gültiges Vertragsverhältnis? Sind das Schadensbild sowie das betreffende Objekt abgedeckt? Ist die Schadenshöchstsumme bereits überschritten? Auch kann im Portal eine Selbstbehaltgrenze eingerichtet werden, deren Vorhandensein systemseitig automatisch geprüft wird. Der Sachbearbeiter muss somit beim Eingang eines neuen Falls nicht erst die relevanten Verträge wälzen, sondern kann unmittelbar in die Entscheidungsphase übergehen. Zusätzlich kann eine automatische Prüfwürfelfreigabe eingerichtet werden, die eine Hintergrundbearbeitung für eine Vielzahl der Frequenzschäden ermöglicht. Das bedeutet, dass beispielsweise ein festgelegter Prozentsatz von Versicherungsfällen bis zu einer bestimmten Schadenshöhe bei Erfüllung der Vertragskonditionen automatisch freigegeben und somit reguliert wird. Eine manuelle Bearbeitung ist dann nicht mehr notwendig. Der Bearbeitungsstand der Versicherungsmeldung wird über einen Status sichtbar, so z. B. „Versicherungsfall abgeschlossen“, „Manuell zu prüfen“, „Objekt nicht versichert“ oder „Prüfwürfelfreigabe“. Der jeweilige Versicherungsfall bildet im Portal die Klammer für alle weiteren Daten und Informationen. Ihm können alle anfallenden Rechnungen, Fotos, Gutachten oder sonstige Dokumente zugeordnet werden. Rechnungen zu Aufträgen, die der Beseitigung des Schadens dienen, können, ähnlich wie der Versicherungsfall an sich, freigegeben werden und verfügen über einen separaten Status, z. B. „Bezahlt“, „Innerhalb Selbstbehalt“, „Schadenslimit überschritten“, „Teilregulierung“. Auch hier ist eine automatisierte Entscheidung per Prüfwürfel möglich.

Smartphone statt Aktenkoffer  

Kleine Schadensregulierungen werden vom Versicherer in der Regel ohne eine individuelle Prüfung freigegeben. Bei höheren Schadenssummen oder sonstigen Auffälligkeiten, ist es jedoch sinnvoll, sich ein persönliches Bild vor Ort zu machen. Als praktisch erweist sich hierbei der Einsatz einer mobilen Lösung, die alle Informationen zum Versicherungsfall vorhält. In der easysquare mobile App werden alle relevanten Daten zu aktuell offenen Schadensmeldungen angezeigt. Der Bearbeiter der Versicherung kann diese Daten abgleichen und parallel in der App zusätzliche Informationen zum Schaden erfassen oder Fotos zum Fall aufnehmen. Die Daten stehen nach der Speicherung automatisch über das Webportal auf der easysquare Plattform zur Verfügung. Auf diese Weise wird eine durchgehend digitale Bearbeitung ohne Informationsverlust erlaubt.  

Rechnet sich das?  

Zur Ausgestaltung neuer Verträge ziehen Versicherer Analysen vergangener und bestehender Verträge heran. Im Versicherungsportal können diverse Auswertungen vorgenommen werden. Interessant ist hierbei beispielsweise eine Ausgabe der Ist-Kosten eines Jahres im Verhältnis zur gezahlten Versicherungsprämie und gegliedert nach Schadensgruppe und Risikoklasse. Auf diese Weise lassen sich differenziert die Höhe der Selbstbehalte sowie Schadenshöchstsumme bestimmen. Darüber hinaus ist eine ständige Überwachung offener und regulierter Rechnungssummen sowie eine Budgetüberprüfung für ausgewählte Risiken und Schadensbilder möglich.

Seite an Seite mit Immobilienunternehmen und Handwerker  

Das Versicherungsportal gewährleistet eine 360 Grad Anbindung an den Versicherungsnehmer sowie die beauftragten Handwerksunternehmen. So kann das Versicherungsportal automatisch an das SAP® System des Immobilienunternehmens angebunden werden. Dort sorgt die PROMOS Versicherungsfallverwaltung für eine einheitliche Bearbeitung der eingehenden Fälle. Erfolgt die Abrechnung direkt zwischen Versicherer und Handwerksunternehmen, so erhält das Immobilienunternehmen, z. B. zum Zweck der internen Verrechnung, alle notwendigen Informationen zur erfolgten Regulierung. Die Koordination mit dem Handwerker wird – egal ob auf Seiten der Versicherung oder des Immobilienunternehmens – durch eine Anbindung des easysquare Handwerkerportals erleichtert. Dieses ermöglicht eine vollständig integrierte und digitale Auftragsabwicklung von der Beauftragung bis zur Abrechnung und kann an das Versicherungsportal und/oder das ERP-System des Immobilienunternehmens gekoppelt werden.  

Fazit  

Eine schnelle und effiziente Bearbeitung von Schadensfällen ist im Sinne aller beteiligten Parteien. Das Versicherungsportal übernimmt bei Erfüllung der festgelegten Voraussetzung nicht nur die Versicherungsfallentscheidung automatisch, sondern bietet auch Auswertungen in Form wichtiger Kennzahlen sowie eine hohe Transparenz in der Nachvollziehbarkeit getroffener Entscheidungen. Auf diese Weise gelingt die zügige Fallbearbeitung ohne großen Aufwand.