Auszug, Renovierung, Einzug – Wie die GBG Mannheim den Mieterwechsel digitalisierte

Vom digitalen Stift zum digitalen Blatt Papier

Die Erfahrung, dass eine neuere Technik zu einem Vorsprung in Effizienz und Qualität führen kann, machte in den vergangenen beiden Jahren auch die GBG Mannheim, als sie vom Digipen auf das moderne iPad umstieg. Mit rund 19.200 Wohnungen ist die GBG Mannheim die größte kommunale Wohnungsbaugesellschaft in Baden-Württemberg. Ihre Objekte müssen in regelmäßigen Abständen nach vorgegebenen Zeitplänen begangen und kontrolliert werden. Sind alle Handläufe intakt? Muss ein Dach neu gedeckt werden? Sind die Lampen in Hausflur und Hof vollständig funktionstüchtig? Ebenso müssen frei werdende Wohnungen auf ihren Zustand und Sanierungsbedarf überprüft werden. Entsprechen die bestehenden Fenster der gültigen Norm? Soll eine Küche eingebaut werden? Ist eine Erneuerung des Fußbodens vorgesehen?

Um die Antworten auf diese Fragen nachvollziehbar protokollieren und archivieren zu können, nutzte die GBG Mannheim in der Vergangenheit einen Digipen. Dieser erwies sich jedoch bereits nach kurzer Zeit als wenig praktikabel. Ausgerüstet mit dem digitalen Stift sowie den zahlreichen, zuvor ausgedruckten Papierformularen begab sich der Objektverantwortliche ins Feld. Anhand des vorgegebenen Papierrasters konnte der Digipen die handschriftlich notierten Daten speichern. Am Ende des Tages musste der jeweilige Hauswart im Büro die Papierbögen abheften und die Daten des Digipens mit dem SAP^® System der GBG Mannheim synchronisieren. Als problematisch erwies sich dabei nicht nur das Handling der Papierformulare, auf das trotz der digitalen Lösung nicht verzichtet werden konnte. Auch die Schrifterkennung durch den Digipen war zum Teil fehlerhaft. Darüber hinaus musste nach wie vor spezielles Durchschreibepapier verwendet werden, da man die Protokolle in mehreren Ausführungen benötigte. Um diesen zusätzlichen Aufwand und die umständliche Handhabung zu vermeiden, entschied sich die Geschäftsleitung der GBG Mannheim Ende 2015, den Digipen durch eine iPad-Lösung zu ersetzen.

Easysquare auf dem Prüfstand bei der GBG Mannheim

„Nach sorgfältiger Marktsondierung entschieden wir uns dazu, die PROMOS mit ihrer weitreichenden Expertise im Bereich SAP^® und mobilen Lösungen für ein Pilotprojekt anzufragen“, erläutert Klaus Lange, zuständig für den Bereich IT und Organisation bei der GBG Mannheim, den Auswahlprozess. Als Proof of Concept setzte PROMOS einen Prototyp in easysquare auf, der den Anwendungsfall der mobilen Leerwohnungsbegehung demonstrierte. Schon in dieser frühen Phase wurden Hauswarte aus allen fünf Kundencentern aktiv als Key-User in das Projekt eingebunden, um die Statusaufnahme per iPad zu testen. „Die ausgewählten Hauswarte sind auf Anhieb sehr gut mit der neuen Lösung klargekommen. Die Bedienung war für die Testpersonen intuitiv und ersparte ihnen gleichzeitig viel Zeit durch den Wegfall der üblicherweise notwendigen Nachbearbeitung. Diese Zufriedenheit war für uns das ausschlaggebende Argument, PROMOS mit der Umsetzung des Projekts zu beauftragen“, stellt Lange rückblickend fest.

Der Wohnungswechsel als geschlossener Prozess

Innerhalb von nur sechs Monaten implementierte PROMOS die gewünschte Lösung der Leerwohnungsbegehung. Michael Zapf, Projektleiter von Seiten der PROMOS, beschreibt den Weg zur erfolgreichen Umsetzung: „In diesem konkreten Anwendungsfall der Leerwohnungsbegehung haben wir die Vorgehensweise der GBG Mannheim im Prinzip in keiner Weise verändert, sondern haben lediglich das Medium ersetzt. Wir konnten mit der Lösung direkt auf die im SAP^® vorhandenen Prozesse aufsetzen. Das hatte den positiven Nebeneffekt, dass die Mitarbeiter sich kaum umstellen mussten.“ Nachdem sich die Lösung bewährt hatte, wurden nach und nach auch andere Prozesse in Angriff genommen: Im September 2015 folgte die mobile Objektbegehung, im Dezember der Wohnungswechsel.

Bei letzterem mussten zusätzlich zur Umstellung auf das iPad, neue Prozesse digital abgebildet werden. Neben der Übergabe per digitalem Protokoll können nun im Rahmen des Wohnungswechsels vom zuständigen Mitarbeiter direkt vor Ort in der mobilen App Zählerstände abgelesen oder beispielsweise bestimmte Ausstattungsmerkmale gepflegt werden (Abbildung 2). Die erfassten Stammdaten stehen anschließend im SAP^® System der GBG Mannheim zur Verfügung. Darüber hinaus erhält der aus- bzw. einziehende Mieter automatisch ein Protokoll des Termins, wahlweise per E- Mail oder Post. Nicht nur der Mieter profitiert von der modernen und komfortablen Vorgehensweise. Auch der zuständige Mitarbeiter wird stark entlastet. Darüber hinaus gehend unterstützt easysquare mobile mit einem separaten Formular den Arbeitsschritt der Erfassung von Instandhaltungsbedarfen. Zieht ein Mieter aus seiner Wohnung aus, kann der zuständige Objektmanager anhand eines Auswahlkatalogs das entsprechende Gewerk selektieren sowie die jeweiligen Schätzkosten zu anstehenden Instandhaltungsarbeiten erfassen. In SAP^® wird nach der Übermittlung des Formulars eine Instandhaltungsmeldung mit den erfassten Informationen angelegt, die als Ausgangspunkt für den anschließenden Bestellprozess im GBG-Instandhaltungscockpits dient. Dort werden alle Prozesse rund um die Instandhaltung gesteuert, wie z. B. die Beauftragung von Lieferanten. Easysquare bietet somit eine ganzheitliche Betreuung des gesamten Mieterwechselprozesses – von der Wohnungsabnahme über die Renovierung bis zur Wiedervermietung (Abbildung 1). Insgesamt arbeiten aktuell circa 40 GBG Mitarbeiter erfolgreich mit der neuen easysquare Lösung.

Sonderfall: Drehscheibenwohnung

Als Wohnungsbaugesellschaft mit einer großen Anzahl von Mietobjekten bleibt über kurz oder lang auch das Thema der Sanierung und Modernisierung noch bewohnter Objekte nicht aus. Die GBG Mannheim hat sich deshalb dazu entschlossen, einerseits einzelne Wohnungen, andererseits aber auch komplette Gebäude und Aufgänge mit einem Mal zu sanieren. Um den Mietern in dieser Zeit dennoch den größtmöglichen und gewohnten Komfort bieten zu können, stellt die GBG Mannheim ihnen ihre Leerstandsobjekte als Ersatzwohnungen zur Verfügung. Diese sogenannten Drehscheibenwohnungen sind zum Teil möbliert. Das macht es erforderlich, sowohl vor als auch nach der temporären Nutzung den Zustand der Drehscheibenwohnung, deren Inventar und die Zählerstände zu dokumentieren, um eine ordnungsgemäße Übergabe sicherstellen zu können. Diese Ist-Zustandserfassung findet nun mit easysquare mobile statt. Sogar Zählerstände werden in der aktuellen sowie der Drehscheibenwohnung bei Ein- und Auszug erfasst, um dem Mieter am Ende des Jahres eine exakte Abrechnung seiner Verbräuche gewährleisten zu können. Die Zählerstände werden automatisch im SAP^® System der GBG Mannheim als Messbeleg gespeichert und von dort aus an den Abrechnungsdienstleister übergeben.

Ausblick und Fazit

Die GBG Mannheim arbeitet derzeit mit circa 60 Usern auf der mobilen Plattform easysquare und plant bereits heute, weitere Prozesse zu mobilisieren. So soll beispielsweise das Schlüsselmanagement mit easysquare umgesetzt werden, also die Frage „Wer hat wann, welche und wie viele Schlüssel an wen übergeben?“ Auch eine Unterstützung in der Neuvermietung wäre denkbar.

Klaus Lange blickt positiv auf das bis jetzt erreichte zurück: „Unsere Mitarbeiter sind sehr zufrieden mit der neuen iPad Lösung. Es ist eben einfach etwas anderes, ob man mit einem Stapel Papieren in die Objekte geht, die man am Ende des Tages noch sortieren und abheften muss oder mit einem iPad unterwegs ist. Das macht den Anwendern Spaß und erspart ihnen eine Menge Arbeit.“ Als Resultat steht zudem eine wesentlich verbesserte Datenqualität durch eine einfache Möglichkeit zur Erfassung von Stammdaten und Ist-Zuständen. Darüber hinaus stärkt die GBG Mannheim ihr Image als modernes und zukunftsorientiertes Unternehmen.

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