Gewusst wie – Die eVergabe im öffentlichen Ausschreibungsprozess

Mit dem Begriff eVergabe werden alle Schritte zusammengefasst, von der Vergabebekanntmachung und dem Teilnahmewettbewerb über die Übermittlung der Ausschreibungsunterlagen an mögliche Lieferanten, das elektronisch unterstützte Ausfüllen der Verdingungsunterlagen, die Verwaltung von Nachweisen zum Beleg der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit sowie etwaiger weiterer unternehmens- oder auftragsbezogener Dokumente bis hin zur Angebotsabgabe - ggf. mit Hilfe der digitalen Signatur-, der Zuschlagserteilung und dem Vertragsschluss.

Die Abläufe eines weitestgehend papierlosen Verfahrens sollen einfacher werden. Eine Untersuchung in 2008 ergab, dass für Bekanntmachung und Recherche von Ausschreibungen, für die Anforderung und den Versand der Vergabeunterlagen in Papierform sowie die Erstellung und Auswertung der Ausschreibungen in Deutschland volkswirtschaftliche Gesamtkosten in Höhe von ca. EUR 19 Mrd./jährlich entstehen. Diese Kosten werden erheblich reduziert, weil der gesamte Ablauf optimiert wird. Messbar werden die Prozesssicherheit und Transparenz zunehmen, weil nachträgliche Manipulationen erschwert und die Beschaffungsvorgänge entbürokratisiert werden.

Vorteile für Bieterunternehmen ergeben sich aus dem vereinfachten Zugang und der gezielten Suche zu öffentlichen, teilweise auch europaweiten Ausschreibungen, der Möglichkeit der unmittelbaren kostenlosen Einsichtnahme in die Verdingungsunterlagen, der schnelleren Bearbeitung und unmittelbaren Übermittlung der Angebote, wodurch das Zustellrisiko wiederum deutlich verringert wird.

Bereits jetzt gibt es Formen der eVergabe. Insbesondere Behörden und öffentliche Einrichtungen nutzen Portale für die Bekanntmachungen von Ausschreibungen und das Bereitstellen der Verdingungsunterlagen zum Download durch die Anbieter. Viele kommunale Gebietskörperschaften, Einrichtungen der Kirchen schalten noch Anzeigen in den Lokalzeitungen oder den üblichen gedruckten Veröffentlichungen. Die Übermittlung der Angebote auf elektronischem Wege ist meistens schon übliche Praxis. Abhängig vom Vergabeverfahren hat der Bieter heute noch die Wahlfreiheit, Angebote elektronisch oder in Papierform abzugeben. Diese Mischform Papier/Online im Rahmen einer Ausschreibung wird spätestens ab Herbst 2018 der Vergangenheit angehören. Darüber hinaus werden auch weiterhin Printmedien und Bekanntmachungsplattformen national und international auf Ausschreibungsprojekte mit den entsprechenden Links hinweisen.

Konkret hat bereits die EU Fakten geschaffen und damit hat auch Deutschland das europaweite Vergabeverfahren im letzten Jahr in nationales Recht umgesetzt. Das neue Verfahrensrecht betrifft die öffentliche Auftragsvergabe, die Sektorenauftragsvergabe und die Vergabe von Konzessionen. Komplexe Projekte im Infrastrukturbereich, die als Private Public Partnerschaft (PPP) begründet werden, können jetzt einfacher umgesetzt werden. Durch die Änderungen der neuen Vergabereform haben sich auch die Schwellenwerte für öffentliche Auftraggeber geändert (Abbildung 1).

Bis 2018 wird Schritt für Schritt die für alle Akteure verpflichtende eVergabe eingeführt sein, in Abbildung 2 hierzu eine zusammenfassende Darstellung der Fristen. Nun gilt es, bis 2018 diese Schritte als technische Standards festzulegen, damit alle Teilnehmer die eVergabe und ihre Portale nutzen können. Viele öffentliche Unternehmen, wie Kommunen, Energieversorger, kommunale Wohnungsunternehmen etc., setzen bereits SAP^® im Einkauf bzw. in der Vergabestelle ein und arbeiten mit Leistungsverzeichnissen. Mit dem Andocken an eine Vergabeplattform können nun die Ausschreibungs- und Angebotsprozesse mit SAP^®-Mitteln abgewickelt werden.

Dafür hat PROMOS consult mit dem Kooperationspartner Schnittstelle BAU SAP^®- konforme Lösungen, wie die SAP^® GAEB Schnittstelle, entwickelt, die gemeinsam vermarktet werden. GAEB ist nicht nur ein Datenaustauschformat, sondern vielmehr ein prozessunterstützender Standard des Gemeinsamen Ausschusses Elektronik im Bauwesen (GAEB), der sich permanent der Aufgabe stellt, die Prozesse im Bauwesen mittels Datenverarbeitung zu fördern. Das GAEB Format spielt bei der Vergabe von Bauleistungen eine zentrale Rolle und unterstützt den digitalen Prozess der Angebotseinholung bzw. Ausschreibung in hohem Maße unter Anwendung des GAEB Zertifizierungsstandards. Bei der SAP^® GAEB Schnittstelle von PROMOS handelt es um eine Dialogschnittstelle, die als Transaktion in SAP^® aufgerufen wird. Dieses toolgestützte Einkaufsverfahren ermöglicht den unmittelbaren Datenaustausch zwischen dem Auftraggeber und den am Vergabeprozess beteiligten Bietern. Dabei wird der datentechnische Unterschied zwischen GAEB- und SAP^®-Daten kompensiert, ohne dass wesentliche inhaltliche Abstriche zu verzeichnen sind. Standardisierte Leistungsverzeichnisse in SAP^® greifen auf die Module PM/CS und MM zu und kreieren damit Aufträge, Bestellanforderungen, Bestellungen sowie faktisch alle Leistungen im Bereich kreditorischer Geschäftsprozesse. Diese können anschließend – was Mengen und Konditionen betreffen – von den Bietern kalkuliert, bepreist, über den Upload auf ein Vergabeportal elektronisch signiert und damit verschlüsselt und via Internet an die Vergabestelle gesandt und in deren Vergabetool eingestellt werden, ohne dass Unterlagen per E-Mail oder Post ausgetauscht werden müssen. Auf diese Weise werden die aktuellen gesetzlichen Vorgaben erfüllt.

Viele Bieter sind keine Unbekannten. Es existieren bereits umfangreiche Beziehungen, auch über die easysquare Plattform, wenn PROMOS-Bestandskunden dieses Produkt eingeführt haben. Sie können somit problemlos in den Vergabeprozess einbezogen werden.

Im Netzwerk von Schnittstelle BAU und PROMOS fügt sich eine Vergabeplattform nahtlos ein, welche von Administration Intelligence (AI AG), einem in Würzburg ansässigen Kooperationspartner, entwickelt wurde. Diese modular einsetzbare Plattformlösung kann sowohl von Betreibern etablierter Ausschreibungsplattformen als auch öffentlichen Auftraggebern genutzt werden. Ihr besonderes digitales Profil ermöglicht Bekanntmachungen, eine Bieterregistrierung, Informations- und Nachrichtenfunktionen, die Mandantenfähigkeit, Signatur und Verschlüsselungen, Mantelbogenverfahren und abschließend die Angebotsabgabe. Damit wird eine eigene, rechtssichere und medienbruchfreie Vergabeplattform, basierend auf dem OSCI-Standard, sichergestellt. Das technologische Bindeglied der drei Partner ist der leistungsstarke GAEB Parser, entwickelt von Schnittstelle BAU. Er arbeitet im Hintergrund, liest, prüft und bereitet GAEB-Dateien auf, um sie im Bietertool wingaebxml anzuzeigen, liefert die aufbereiteten Daten zur reibungslosen Verarbeitung an die PROMOS SAP^® GAEB Schnittstelle und validiert Angebotsdateien bei der Angebotsabgabe beim Hochladen auf eine der Vergabeplattformen mit Technologie der AI AG, zu denen bekannte Namen wie eVergabe.de, Vergabe24.de oder die seit 2016 von den Berliner Wasserbetrieben betriebene Plattform der Vergabekooperation Berlin gehören.

Schnittstelle BAU ist ein Kompetenzträger bei dem Thema eVergabe auch für die Bieterseite. Bieterschulungen, die Beratung über die erforderlichen elektronischen Signaturen für die anbietenden Unternehmen, Dienstleister und Lieferanten sind einige Komponenten ihrer Tätigkeiten.

Prozessberatung zur Integration der im Unternehmen und von externen Ingenieurbüros eingesetzten Ausschreibungssoftware an das SAP^® System des Auftraggebers, wiederum die Anbindung der Einkaufssysteme an Vergabe- und Bekanntmachungsplattformen ist der eigentliche Kern der Beratungstätigkeit von Schnittstelle BAU und gründet auf 20 Jahren Beratungserfahrung.

In einem speziell für PROMOS Kunden und Interessenten konzipierten Workshop können Sie vom Erfahrungsschatz von Schnittstelle BAU profitieren und Einblick in die Erfahrungen, Entwicklungsschritte und Voraussetzungen, sowohl auf Vergabestellen- und Einkaufsseite als auch auf der Bieterseite, profitieren.

Gewusst wie – Die eVergabe im öffentlichen Ausschreibungsprozess

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