Kurzer Prozess für Kleinreparatur & Co.

Schadensfälle und reguläre Instandhaltungsmaßnahmen zählen zu den aufwendigen Aufgabengebieten im Bereich der Immobilienbewirtschaftung. Von der Erkennung über die Beauftragung bis zur Bezahlung sind diverse Parteien und Abteilungen involviert. Dadurch erhöht sich innerhalb der Prozesskette die Gefahr des Medienbruchs, der zu Datenverlust und einer zeitintensiven Informationsrecherche führt. Diesem Missstand kann durch eine digitale Vernetzungsplattform abgeholfen werden, die eine lückenlose Informationsweitergabe und damit eine rasche Auftragserledigung garantiert. Ein Beispiel für eine solche Plattformlösung ist easysquare workflow des Berliner IT-Unternehmens PROMOS consult.

Die Auftragserfassung erfolgt hier zunächst über ein Ticketsystem, das alle Meldungen unabhängig von ihrem Eingangsmedium erfasst und Aufgabenkategorien zuordnet. So können Mietermeldungen zu einer notwendigen Instandhaltungsmaßnahme über E-Mail, Telefon, die App, einen Brief oder persönlich im Unternehmen eingehen und werden unmittelbar im zentralen ERP-System erfasst und der jeweiligen Mieter- oder Objektakte zugeordnet, in der die gesamte Historie zu bereits erfolgten Maßnahmen, Korrespondenzen und Rechnungen gebündelt vorliegt.

Interaktives Portal für Dienstleister

Nach der Auftragsgenerierung erfolgt mit der Ausschreibung die Einbindung der Handwerksunternehmen, die in der Regel in einem festen Bieterpool zusammengefasst sind. Hinterlegte Leistungsverzeichnisse und Einheitspreisabkommen ermöglichen eine Sofortkalkulation der Projektkosten. Klar definierte Vereinbarungen im Vorfeld beschleunigen den Prozess. Nach Annahme des Angebots durch das Handwerksunternehmen wird das schreibgeschützte Auftragsdokument mit vollständigem Leistungsverzeichnis im ERP-System erzeugt. Für den Betreiber ergibt sich damit die Sicherheit einer verbindlichen Umsetzung der zuvor vereinbarten Leistungen und Preise.

Mit der Freigabe des Betreibers können die Dienstleister Änderungen an Stammdaten innerhalb der Objektakte vornehmen. Geänderte Fabrikate oder neue Raummaße nach Umbaumaßnahmen zum Beispiel sind dann automatisch im zentralen ERP-System des Auftraggebers aktualisiert.

Während sämtlicher Arbeitsschritte besteht für die Dienstleister Zugriff auf die hinterlegten Leistungsverzeichnisse, anhand derer die Leistungserfassungsblätter erstellt werden. Eine Schlagwortsuche erleichtert die Informationssuche für beide Parteien: Handwerksunternehmen können auf diese Weise einzelne Angaben innerhalb der umfangreichen Leistungsverzeichnisse filtern; Betreiber können die betreffenden Objekte gerade bei großen Portfolios leicht finden – wenn beispielsweise nur der Straßenname der Immobilie oder der Firmenname des Mieters bekannt ist.

Verwendung bekannter Designstrukturen

Die mit der Plattform vernetzte Handwerker-App ist in ihrer Gestalt an privat genutzte Geräte angepasst. Die reduzierte Oberfläche umfasst daher nur die vier Kategorien, die für die Ausführung notwendig sind: Rahmenverträge, Aufträge, Leistungserfassungen und Unternehmensprofile. Innerhalb der Auftragsübersicht gibt es sieben verschiedene Statusanzeigen, die sich an bestehenden Fristen orientieren. Sie reichen von laufenden über stornierte bis hin zu bereits bezahlten Aufträgen. Jeder neue Vorgang erscheint mit Badges, der Eingang auf dem Smartphone erfolgt als Push-Nachricht.

Zur besseren Visualisierung dient die allgemeine Verwendung von Icons anstelle textbeladener Darstellungen. Ebenso integriert ist eine Kartenfunktion für die Navigation zwischen Handwerksbetrieb und Auftragsort.

Kommunikation im digitalen Raum

In der eigentlichen Ausführungsphase kann es immer wieder zu Rückfragen mit dem Auftraggeber kommen. Standardprozesse erleichtern auch hier die Verlagerung in den digitalen Raum: Mittels einer Chatfunktion können Dienstleister und Auftraggeber direkt kommunizieren, um beispielsweise Maße und Preise von Ersatzteilen auszutauschen. Fotos zur besseren Dokumentation können jederzeit beigefügt und versendet werden. Dies gilt auch für Terminabsprachen zwischen Handwerkern und Mietern, die ebenso für den Betreiber ersichtlich sind und somit eine Kontrolle über bereits erfolgte und noch ausstehende Arbeiten ermöglichen. Durch die Workflow-Verknüpfung können über die App die benötigten Stammdaten des Objekts wie Grundrisse jederzeit abgerufen werden. Die verfügbaren Angaben des Gebäudes sind von besonderer Bedeutung für die standardisierte Verkehrssicherung: Prüfgänge mit Kontrollen zu Heizungen, Fenstern, Wänden etc. können in systematischer Reihenfolge papierfrei mit dem Tablet oder Smartphone erledigt werden. Ebenso können Objektabnahmen bei Mieterwechseln vollständig mobil erfolgen – inklusive digitaler Unterschrift des Mieters.

Nach erfolgter Instandsetzungsmaßnahme erzeugt der Auftraggeber auf Basis der Leistungserfassungen die Rechnung im ERP-System. Sie ist wie jedes andere in der Plattform erzeugte Dokument als PDF-Datei extrahierbar. Den sicheren Datentransport innerhalb der Plattform zwischen ERP, Portal und App garantieren eine Firewall sowie eine mit HTTPS-Protokoll verschlüsselte Versendung, die beispielsweise auch im Online-Banking verwendet wird.

Erstveröffentlichung des Textes in Der Facility Manager Ausgabe 06/2017.