Planung und Steuerung aus einer Hand

Die Volkswagen Immobilien GmbH (VWI) verantwortet als hundertprozentige Tochter der Volkswagen AG rund 9.300 Wohnungen am Konzernsitz Wolfsburg sowie bundesweit rund 370.000 Quadratmeter Gewerbefläche. 365 Mitarbeiter erwirtschaften rund 158 Millionen Euro Umsatz. Zu den Aufgabenbereichen zählen im Wohnbereich das Property Management sowie Maklerleistungen, im Rahmen des Corporate Real Estate Management (CREM) kommen darüber hinaus die Projektentwicklung, die Immobilienbewirtschaftung und das Vertragsmanagement hinzu. Weiterhin werden Anmietungsprozesse des Konzerns von Gebäuden und Flächen über die VWI abgewickelt. Die Berichterstattung erfolgt sowohl an die Volkswagen AG als auch an die Volkswagen Financial Services AG, die jeweils mit eigenen Reportingstrukturen arbeiten.

Bereits vor der Implementierung von „Plato“ nutzte die VWI das SAP^® ERP 6.0 mit der immobilienwirtschaftlichen Systemvariante RE-FX sowie SAP BW für das Reporting. Zugleich existierte eine Parallelstruktur mit einzelnen Excel-Tabellenkalkulationen und einer SQL-Datenbank für die Planung, denen es an einem geordneten Berechtigungszugang mangelte. Die Folge: Eine schrittweise Planung unter Bezugnahme auf einheitliche Quellen war nur erschwert möglich, eingegebene Daten standen nicht zur allgemeinen Verfügung.

Planungsinstrument für effizientes Controlling

Die Zusammenführung von Planung und Controlling stand im Fokus der VWI-Umstellung auf „Plato“. Diese Lösung wurde auf Basis von SAP BW und der integrierten Planung (SAP^® BW-IP) sowie dem Excel-basierten Frontend-Tool SAP BusinessObjects Analysis realisiert (Abbildung 2). Über das Geschäftsjahr verteilt umfasst die VWI-Planung 14 verschiedene Zyklen (eine Wirtschaftsplanung, eine Mehrjahresplanung und 12 monatliche Forecast-Planungen), die jeweils auf dem Vorgänger aufbauen und sich in regelmäßigen Abständen mit den aktualisierten Ist-Daten an der zu Jahresbeginn erstellten Planung orientieren. Diese jährlichen Einzelplanungen weisen nun innerhalb derselben Maske einen direkten Abgleich mit einer beliebig selektierten Vorgängerplanung auf. Jede Einzelplanung ist unterteilt in ein zuvor kalkuliertes Budget und die tatsächlichen Ausgaben. Auf dieser Basis werden Berechnungen für die kommenden Jahre erstellt, die darüber hinaus je nach Dauer des Vergleichszeitraums Abweichungskalkulationen einschließen.

VWI entschied sich für eine objektbezogene und damit gegen eine rein kontenbasierte Planung. Die Objekte entsprechen einzelnen Profitcentern, deren Umfang in der jeweiligen Fachabteilung festgelegt wird. Die Budgets für Marketing oder IT-Produkte sind in diesem Sinne ebenso eigene Profitcenter wie die Projektentwicklung einer neuen Logistikhalle. Neben den bereits erfolgten, aktuellen und langfristigen Planungskalkulationen für die Bau- und Instandhaltungsprojekte fließen die Bestandsinformationen, wie Vertragsmieten, Abschreibungen und Finanzierungsleistungen, in die Planung mit ein. Die Daten stammen ausnahmslos aus der ERP-Software, das nun als zentrale Dateneingangs- und Verarbeitungsplattform dient oder werden als neue Plan-Daten erfasst. „Plato“ verfügt zudem über eine integrierte Kommentarfunktion, die den berechtigten Nutzern Erläuterungen der einzelnen Posten ermöglicht.

Herausforderung Bilanzplanung

Ausgehend von der letzten abgeschlossenen Bilanz und auf Basis der geplanten Gewinn- und Verlustrechnung erfolgt nun eine Bilanzplanung. Innerhalb der Bilanzplanung liegen nun sämtliche anfallenden Vorgänge gesammelt innerhalb derselben Benutzeroberfläche vor. Hierbei galt es, für die verschiedenen, den Profitcentern zugeordneten Abteilungen und Projekte eine parallel laufende und übergreifende Gesamtbilanz zu erstellen. Sie ist so aufbereitet, dass sie ohne Anpassungen als VWI-Bilanz in das automotive-basierte Konzernreporting und das Reporting der VW Financial Services AG, die zu Teilen den Richtlinien der BaFin unterliegt, einfließen kann. Die an den Konzern versendete Endfassung des Bilanzberichtes kann innerhalb von „Plato“ nicht mehr abgeändert werden.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein mögliches Profitcenter ist beispielsweise die Projektentwicklung einer Lagerhalle für Ersatzteile. Die Stammdaten mit Angaben zur Lage, BGF, Grundstück etc. fließen direkt aus dem ERP in „Plato“ ein. Im nächsten Schritt erfolgt die Verknüpfung mit der Darlehensplanung und den dazugehörigen Kredit- und Zinskonditionen. Ebenso können bereits Daten zur Miete gemäß den Vertragskonditionen eingepflegt werden. Die Baukosten sind praktischerweise mit festen Terminen der Zeitplanung verknüpft. Durch im Planungstool hinterlegte Berechnungslogiken wird nun das Projekt durchkalkuliert und liefert im Ergebnis Plankalkulationen auf Ebene der GuV-Konten sowie Bilanzkonten.

Der Planungszyklus des Beispielobjekts Lagerhalle lässt sich kontinuierlich fortführen und erweitern. Angaben zur Zinstilgung, den Verbindlichkeiten, den Instandhaltungskosten oder steuerlichen Einflüssen wie der AfA ergänzen somit den bestehenden Datenbestand. Jedes Projekt mit seinen Unterkategorien ist innerhalb der Gesamtbilanz einzeln selektierbar, sodass die Ursache für vermeintliche Fehlberechnungen und auffällige Abweichungen von den Vorjahresplanungen leicht zu ermitteln ist.

Hohe Nutzerakzeptanz und flexible Erweiterungsoptionen

Für das Design der Benutzeroberfläche von „Plato“ gab es mit einer web- und einer Excel-basierten Ansicht zwei verschiedene Optionen, wobei die Excel-Struktur aufgrund der Vertrautheit der Controlling-Abteilung bevorzugt wurde (Abbildung 3). Dies ist ausschließlich auf das User Interface bezogen, die Anwendung von Excel-Dateien entfällt vollständig. Zur hohen Nutzerakzeptanz tragen darüber hinaus der Sofortzugriff auf archivierte Planungs- und aktuelle Projektdaten sowie die flexiblen Anpassungsmöglichkeiten von „Plato“ bei. Bereits in der Planung ist die Ausweitung auf das Asset- und Portfolio-Management der VWI.

Der wesentliche Unterschied zur Ausgangssituation ist gleichwohl die Durchsetzung des Ein-Quellen-Prinzips (Single Source of Truth). Da alle Daten zentral erfasst werden und Parallelstrukturen entfallen, ist es möglich, Verlaufsprozesse wie Projektkalkulationen bis zum Ursprung zurückzuverfolgen und die jeweilige personelle Zuständigkeit sofort zu ermitteln. Von der Konzeptionsphase bis zur Produktivsetzung betrug die Implementierungsdauer von „Plato“ gerade einmal sechs Monate. In der Zwischenzeit wurden im Zusammenspiel kleiner, ausgewählter VWI-Teams mit der PROMOS-Projektleitung auftretende Fehler und Optimierungsmöglichkeiten im Test- und Qualitätssicherungssystem ausfindig gemacht. So gelang der Übergang zur allgemeinen Anwendung ohne Zusatzaufwand und Komplikationen. Im Verlauf der kommenden Jahre sollen Optimierungsvorschläge im Rahmen von Updates oder zusätzlichen Lösungen berücksichtigt werden.

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