Prozesse unter der Lupe für mehr Weitblick im Unternehmen

Aus Fünf wird Eins

Die TAG gehört zu den fünf größten überregionalen Wohnungsunternehmen in Deutschland und ist mit einem Bestand von ca. 80.000 Wohnungen an 300 Standorten vorrangig im Norden bzw. Osten Deutschlands investiert.

Durch die Integration der Colonia Real Estate, der DKB Immobilien sowie der TLG Wohnen erfuhr das Unternehmen ein großes Wachstum und stand somit vor der Herausforderung, die unterschiedlichen Prozesse in einer einheitlichen IT-Plattform zu integrieren.

Hierbei galt es, die bisherigen ERP-Lösungen durch ein übergreifendes, funktional durchgängig integriertes ERP-System zu ersetzen. „Sehr früh war uns klar, dass wir nicht nur ein konsistentes Datenmodell schaffen, sondern auch alle Prozesse aus den Unternehmensabläufen in einer Prozesslandschaft bündeln wollen“, formuliert Albrecht Hempel, Leiter Strategisches Immobilienmanagement, den Anspruch an das Projekt.

Daher wurden vor dem Umstieg auf das neue System die Inhalte und Verantwortlichkeiten für die Hauptgeschäftsprozesse neu definiert und in einem Prozesshandbuch hinterlegt. „Wir sahen in der ERP-Einführung die Chance für einen Konzeptwechsel, sozusagen ‚auf der grünen Wiese’ neu aufzubauen, und haben diese Chance genutzt“, so Hempel weiter. Die Wahl fiel schließlich auf SAP^® und PROMOS.GT. Die SAP Technologie schafft eine ideale Basis für das dynamische Wachstum der TAG und die strategische Reichweite des Unternehmens. Die PROMOS Lösung easysquare workflow liefert die notwendige Ergänzung: „Wir haben uns unter anderem auch deshalb für PROMOS entschieden, weil deren Prozesstool unsere Anforderungen umsetzen kann – sei es Prozesse abzubilden oder ein zuvor definiertes Rollenverständnis für die unterschiedlichen Aufgaben in das System einzubinden“, begründet Ina Hüther, Leiterin ERP-Systeme und Datenmanagement, die Auswahl.

Bereits bei der Einführung in 2014 wurden erste konkrete Geschäftsprozesse abgebildet und bis heute stetig weiterentwickelt.

Nicht alles auf einmal, wo fängt man an?

Welcher Prozess zuerst in easysquare entwickelt und abgebildet werden sollte, wurde über den größten messbaren Mehrwert für die TAG entschieden. Der Fokus lag hierbei vor allem in der Erhöhung der Effizienz, der Qualität und der Transparenz. Den umfangreichsten Prozess stellt, wie in fast jedem Unternehmen der Rechnungslauf dar, denn fast alle Mitarbeiter sind in diesen Prozess eingebunden. Zudem existierte durch die dezentrale Aufstellung der TAG ein hoher Zeitaufwand bei der internen Nutzung des Postweges (Versenden von Rechnungen) inkl. des hieraus resultierenden Risikos von Rechnungsverlusten. Gleichzeitig aber gehört die Prüfung und Freigabe von Rechnungen zu den täglichen Aufgaben fast aller Mitarbeiter, so dass über die Abbildung des Prozesses im ERP-System und die Nutzung daraus resultierender Automatisierungseffekte ein größtmöglicher Effekt hinsichtlich der Effizienz erreicht werden konnte. Den Rechnungsworkflow für die Abbildung kreditorischer Rechnungen und Gutschriften als ersten Prozess zu implementieren, war damit die nächstliegende Entscheidung. Abgedeckt wurden somit in PROMOS.GT in Verbindung mit einer komplexen Bearbeiterfindung die Vorerfassung, Kontierung und Freigabe des Beleges sowie das anschließend automatisierte Buchen. Der Prozess wurde mit einem frühzeitigen Scannen und einem Auslesen der Rechnungsparameter gekoppelt.

Parallel zum RE-Workflow wurde ein Freigabeprozess für Bestellungen im Bereich Instandhaltung und Investitionen entwickelt. Auch hier sind der tägliche Aufwand und die Einbindung der Mitarbeiter ähnlich umfangreich wie beim RE-Workflow. Um einen optimalen Mehrwert vor allem hinsichtlich der Transparenz mit der Prozessimplementierung zu erreichen, wurden die Budgetprüfung sowie die Darstellung der Budgetauslastung direkt in diesen Prozess eingebunden.

Nach den vorgenannten Entscheidungskriterien wurden in den darauffolgenden zwei Jahren weitere Prozesse im Unternehmen implementiert. Dazu gehören ein LEB Freigabeprozess (verbunden mit der Implementierung einer Handwerkerkopplung), ein Workflow für die Abbildung von Intercompany Buchungen, ein Prozess für Versorgerrechnungen (sog. Massenrechnungen) sowie ein Ticketsystem inkl. entsprechender Abarbeitungsprozesse. Parallel wurden im Schnittstellenbereich der operativen Bestandsbewirtschaftung und der Debitorenbuchhaltung Prozesse für die Erfassung und Abwicklung von Ratenzahlungen, Weiterbelastungen und Kautionsauflösungen implementiert.

Immer den roten Faden behalten

Das volle Potenzial einer digitalen Prozesssteuerung wird ausgeschöpft, wenn ein Absprung in andere Anwendungen ermöglicht wird, der Arbeitsfortschritt und alle relevanten Informationsobjekte aber dennoch auf einen Blick einsehbar bleiben. Dabei müssen vorangegangene oder nachfolgende Prozesse inkl. Informationstransport zwischen den Prozessen immer berücksichtigt werden.

Im Falle der TAG ist das im Beispiel der Weiterbelastung ausgezeichnet gelungen. Komplexe Abhängigkeiten zwischen einzelnen Prozessen lassen sich mittels easysquare workflow ebenfalls abbilden. Durch eine sogenannte Mutter-Kind-Prozesslogik werden Folgeprozesse ganz automatisch ausgelöst, die inhaltlich zur Bearbeitung eines übergeordneten Geschäftsprozesses gehören. Auch das bildet der bei der TAG implementierte Weiterbelastungsprozess ab. Die Weiterbelastung an den Mieter wird z. B. durch vorgelagerte Prozesse, wie dem Rechnungsworkflow oder dem LEB Freigabeprozess ausgelöst, indem beiden Prozessen ein separates Merkmal implementiert wurde. Das Merkmal gibt an, welche Vorgänge an den Mieter oder auch Dritte weiterbelastet werden sollen und welche nicht.

Darüber hinaus wurde im WB-Prozess erstmalig eine Übergabe aller Kontierungsinformationen in die Vorerfassungsmaske von SAP^® implementiert, wodurch der Vorgang der Vorerfassung erheblich vereinfacht und Fehlerquellen eliminiert werden konnten. Gleichzeitig kann aus dem Prozess heraus Korrespondenz an Mieter oder Dritte erzeugt werden. Die Korrespondenz kann auf die im Prozess vorhandenen Informationen zugreifen.

Ina Hüther, Leiterin ERP-Systeme und Datenmanagement

Qualität kommt vor Zeit

„Die Abläufe gründlich zu durchdenken, Prozessschlaufen zuzulassen und die Einbindung nachgelagerter oder zukünftiger Prozesse bei der Implementierung neuer Prozesse zu berücksichtigen, hat sich im Projektvorgehen gelohnt. Wir konnten dadurch einen viel höheren Automatisierungsgrad und eine wesentlich bessere Qualität erreichen“, schildert Hüther die nun deutlich gesteigerte Prozesseffizienz.

Basis für die erfolgreiche Implementierung war auch die frühzeitige Einbindung aller Beteiligten in die Prozessentwicklung. So konnten die Tests in Form von Piloten ausgelagert werden. Denn dank der dezentralen Organisationsstruktur ist es dem Unternehmen möglich, Prüfungen in einer Testregion mit z. B. nur 10.000 WE durchzuführen. Die Erfahrungswerte aus dieser Echtsimulation dienen anschließend der Optimierung, bevor die Prozesse auf das gesamte Unternehmen ausgerollt werden. Dementsprechend hoch sind der Reifegrad der Lösung und die Akzeptanz bei den Anwendern.

Der Verzicht auf einen manuellen Start von Prozessen trägt ebenfalls deutlich zur Reduktion von Fehlerquellen bei, weil sonst u. a. der Start eines Prozesses vergessen oder das Bezugsobjekt falsch angegeben wird. Außerdem vereinfachen zuvor definierte Trigger die spätere Prozessverschränkung, welches die Konzeptionierung einer komplexen Prozesslandschaft erleichtert.

Nach der Pflicht folgt die Kür

Insgesamt konnten mit der Einführung einer hochmodernen und übergreifenden Prozesslandschaft deutliche Mehrwerte für das Unternehmen herausgearbeitet werden. Die digitale Vernetzung von Standorten und Workflows über eine einheitliche IT-Infrastruktur verbessert die Qualitätsstandards und die Quantität aller Prozesse. Sämtliche Vorgänge werden nun dokumentiert, in den elektronischen Akten gespeichert und bleiben jederzeit nachvollziehbar. Darüber hinaus lassen sich die Kapazitäten nun ortsunabhängig und flexibel steuern. „Mithilfe der neuen Systemunterstützung können standortübergreifend, ohne dass Mitarbeiter dazu reisen müssen, anstehende Aufgaben bearbeitet werden“, erläutert Hüther.

Für die Zukunft wurde ein solides technologisches Fundament gelegt, dass die TAG in ihrer Digitalisierungsstrategie unterstützt und ausreichend Innovationspotenzial für Erweiterungen bietet. Ein Ausbau der Lösung ist schrittweise von den internen hin zu den Kundenprozessen geplant (Abbildung 3), beispielsweise Ergänzungen rund um das Ticketsystem, die Einführung einer Mieter-App, die Organisation des Posteingangs (frühes Scannen für Mieterpost) oder die mobile Wohnungsabnahme stehen aktuell auf der Agenda.

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