Vertragsgestaltung bei Software-Implementierung – Welchen Stellenwert nehmen Fairness und Transparenz ein?

Neben diesen streng juristischen Vorgaben sollten aber auch zwei Gesichtspunkte bei der konkreten Umsetzung eines Projekts beachtet werden, die häufig zu kurz geraten und schnell dazu führen können, dass ein Vorhaben scheitert oder jedenfalls das geplante Budget und der vorgesehene Zeitrahmen gesprengt werden: zum einen die Transparenz im laufenden Projekt, zum anderen die Fairness im Umgang der Vertragsparteien miteinander.

Nur wenn alle Projektbeteiligten von Anfang an einen Überblick darüber besitzen, an welcher Stufe sich das Vorhaben gerade befindet und wie weit die involvierten Abteilungen ihre jeweiligen Vorgaben umgesetzt und gegebenenfalls externe Beteiligte ihre Projektbeiträge abgeliefert haben, ist eine tagesaktuelle, zielführende Abstimmung im laufenden Projekt möglich. Diese Transparenz sicherzustellen, sollte dabei Aufgabe des Projektleiters sein, da letztlich bei ihm alle Fäden zusammenlaufen, sodass er auch am ehesten in der Lage ist, diesen Überblick herzustellen. Da dem Projektleiter jedoch bereits die Verantwortung für das gesamte Projekt obliegt und er durch seine Koordinationsleistungen ohnehin ganz erheblich gebunden ist, kann er diese Transparenz nur dann gewährleisten, wenn alle Projektbeteiligten ihre jeweiligen eigenen Verfahrensstände aktiv melden und aktualisieren, anstatt abzuwarten, bis sie zum Status ihrer Arbeiten befragt werden.

Diese Transparenz im laufenden Projekt trägt dazu bei, frühzeitig Abstimmungen der Beteiligten zu ermöglichen und so Reibungsverluste zu vermeiden, die gezwungenermaßen entstehen, wenn die verschiedenen Arbeiten ineinandergreifen und Abteilungen gezwungen sind, jeweils bei den übrigen Beteiligten nachzufragen, ob bestimmte Vorarbeiten bereits geleistet wurden, die für den eigenen Beitrag zum Projekt notwendig sind. Zusammen mit der damit einhergehenden Kommunikation im Projekt dient sie zudem dazu, bereits in einem frühen Stadium mögliche Problemkreise zu erkennen und von Anfang an entgegenzusteuern. Denn die Transparenz im Projekt führt letztlich auch dazu, dass allen Beteiligten klar ist, welche Ziele erreicht werden sollen. So können auch notwendige Ressourcen entsprechend und zielgerichtet verteilt werden.

Auch wenn ein Projekt in einen Vertrag gegossen wurde, der notwendigerweise die jeweiligen Rechte und Pflichten der beteiligten Personen regelt, sollte nicht vergessen werden, dass ein fairer Umgang der Vertragspartner untereinander ebenfalls maßgeblich zum Erfolg eines Projekts beiträgt. Denn es macht wenig Sinn, seine jeweiligen Handlungen ausschließlich danach zu richten, was vertraglich geschuldet ist. Reibungsverluste werden vermieden, wenn ein partnerschaftlicher Umgang nicht nur das Arbeitsklima verbessert, sondern auch dazu beiträgt, die Motivation aller Beteiligten zu steigern. Zwar darf dieser faire Umgang miteinander nicht dazu führen, dass quasi über den „kurzen Dienstweg“ vertragliche Vorgaben zwischen den Parteien geändert werden, indem sich etwa einzelne Projektbeteiligte darüber abstimmen, im Projekt vertraglich vereinbarte Leistungen nicht oder anders zu erbringen.

Jedoch erleichtert ein nachsichtiger Umgang miteinander wesentlich die Bereitschaft, Versäumnisse des anderen weniger streng zu sanktionieren und ermöglicht gerade im Bereich der notwendigen Mitwirkungshandlungen auf Seiten des Auftraggebers einen wesentlich rascheren Projektfortschritt, wenn dieser aktiv auf den Auftragnehmer zugeht und nach möglicherweise zu erbringenden Unterstützungsleistungen fragt, anstatt sich darauf zurückziehen, abzuwarten, bis er vom Auftraggeber aufgefordert wird, notwendige Leistungen zu erbringen.

Transparenz und Fairness im gemeinsamen IT Projekt sind demnach wesentliche Grundvoraussetzungen für ein erfolgreiches Gelingen, auch wenn sie vertraglich nicht explizit vereinbart wurden.