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04.10.2017
Lösung
Gewusst wie – virtuelle Konten für eindeutige Zuordnungen von Mieteingängen zu Mietverträgen in SAP®
Mit virtuellen Konten können Wohnungsunternehmen mit einer Vielzahl von betreuten Objekten ihren Zahlungsverkehr stark vereinfachen. Optimierungen ergeben sich vor allem in der Buchhaltung. Lästige Mehrarbeiten entfallen.
Bei der Überweisung von Mieten verhalten sich private oder gewerbliche Mieter nicht immer so, wie es die Buchhaltung des Immobilienunternehmens gern hätte.
Verwendungszwecke werden nicht eindeutig angegeben, sie enthalten Zahlendreher, Tippfehler oder abweichende Angaben – dies bedeutet in der Praxis für die Buchhaltung des Immobilienunternehmens manuellen Mehraufwand.
Abbildung 1: Unterschiedliche Verwendungszwecke bei Mieteingängen führen zu hohen manuellen Nacharbeiten bei den Wohnungsunternehmen.
Wie funktionieren virtuelle Konten?
Die HSH Nordbank AG, als einer der führenden gewerblichen Immobilienfinanzierer Deutschlands, hat dieses Problem erkannt und bietet ihren Kunden gemeinsam mit der PROMOS mit der Software HSH PROMOS Cash Connection eine zeitsparende Lösung für die eindeutige Zuordnung von Mietzahlungen zu Kundenkonten an.
Jeder Mieter erhält von seinem Immobilienunternehmen eine virtuelle Kontonummer bzw. eine IBAN, auf die er seine Miete überweist. Diese Geldeingänge werden unverzüglich von der Bank auf das reale Konto des Vermieters umgebucht. Eine manuelle Nachpflege ist nicht mehr erforderlich, da bereits vorher im SAP® System mit Unterstützung der PROMOS die Zuordnung jedes einzelnen Mietvertrags zu einer virtuellen und somit objektespezifischen Kontonummer umgesetzt wurde. Durch den elektronischen Kontoauszug erfährt der Vermieter dann, welches virtuelle Konto angesprochen wurde. Diese automatische Weiterverarbeitung ermöglicht eine maschinelle Verbuchung von Zahlungseingängen aus Mieten, Pachten oder Wohngeldzahlungen mit einer Trefferquote von nahezu 100 Prozent.
Die Lösung funktioniert sowohl auf der Debitoren- als auch auf der Kreditorenseite. So kann ein Filialbetrieb in einer Stadt die Stromzahlungen an den Energieversorger über Lastschrifteinzüge zu Lasten virtueller Konten auf seine einzelnen Filialen zuordnen und automatisch verbuchen. Einspar- potenziale werden auch hier generiert und Mehrarbeiten vermieden.
Abbildung 2: Funktionsweise von virtuellen Kontennummern (1234567, 1234568 usw.) für Zahlungseingänge. DTI (Datenträgeraustausch Import) = Auflösung einer Sammlerbuchung im elektronischen Kontoauszug MT 940. camt.054 (cash management) = Auflösung einer Sammlerbuchung im elektronischen Kontoauszug camt.053. MT940 (Message Typ) = Kontoauszug im SWIFT-Standard Format. camt.053 = Kontoauszug im SEPA XML Format.
 Abbildung 2: Funktionsweise von virtuellen Kontennummern (1234567, 1234568 usw.) für Zahlungseingänge. DTI (Datenträgeraustausch Import) = Auflösung einer Sammlerbuchung im elektronischen Kontoauszug MT 940. camt.054 (cash management) = Auflösung einer Sammlerbuchung im elektronischen Kontoauszug camt.053. MT940 (Message Typ) = Kontoauszug im SWIFT-Standard Format. camt.053 = Kontoauszug im SEPA XML Format. |
Welche Vorteile bieten virtuelle Konten?
- Mit der Nutzung von virtuellen Kontonummern für den Mieter profitiert das Wohnungsunternehmen von einer eindeutigen Vertragszuordnung in SAP®.
- Es wird eine Quote der direkten Zuordnungen von quasi 100 Prozent erreicht. Die Fehlbuchungswahrscheinlichkeit wurde auch durch die Einführung der IBAN anstatt der Bankleitzahl deutlich verringert.
- Es ergeben sich Zeit- und Kostenersparnisse durch eine deutliche Reduzierung des manuellen Buchungsaufwands und der Zahl der Fehlbuchungen. Unvollständige Verwendungszwecke müssen nicht mehr nachbearbeitet werden. Der Verwendungszweck der Überweisung spielt für den Vermieter keine Rolle mehr.
- Reale Unterkonten sind nicht mehr nötig und können aufgelöst werden.
- Eine Reduzierung von Papierkontoauszügen durch Sammlerbildung ist möglich.
Bei 10.000 Mietern und drei Prozent fehlerhaften Verwendungszwecken sind jeden Monat 300 manuelle Buchungen nachzubearbeiten. Kunden aus der Immobilienwirtschaft suchen entsprechende anspruchsvolle Lösungen von Ihren Banken.
Yoram Matalon, Bereichsleiter Transaction Banking HSH Nordbank AG
Zur Person:
Stefanie Buhtz
ist Abteilungsdirektorin bei der HSH Nordbank AG und besitzt einen Abschluss als Diplom-Kauffrau von der Universität Hamburg. In ihrer Zeit bei der HSH Nordbank sammelte sie in verschiedenen Positionen langjährige Erfahrung als Firmenkundenbetreuerin. Aktuell als Senior Vice President für den Bereich Cash Management Sales tätig, liegt ihr Schwerpunkt auf der Immobilien- sowie Logistik- und Infrastrukturbranche.
