Die zweite Miete – Welche Handlungspotenziale zur Kostensenkung schlummern in den Betriebskosten?

Die Betriebskosten werden den allgemeinen Bewirtschaftungskosten einer Immobilie zugeordnet. Sie entstehen durch den Gebrauch bzw. die reine Nutzung am Objekt, weshalb sie vollständig an den Mieter weiterbelastet werden. Typische Beispiele für Betriebskosten wie Wasserversorgung, Gartenpflege oder Müllbeseitigung, kennt jeder aus der eigenen Nebenkostenabrechnung. Da die Höhe der weiterberechneten Kosten vom Mieter oft als zu hoch empfunden wird, entwickelt sich die Nebenkostenabrechnung häufig zum Streitgegenstand zwischen Mieter und Vermieter.

Was spricht für eine Beeinflussung der Betriebskosten?

Die Höhe der Bewirtschaftungskosten und insbesondere der Betriebskosten hat Auswirkungen auf die Bruttomiete und damit auf die Höhe der möglichen Vertragsmiete sowie den Wert der Immobilie. Hier zwei Beispiele: Sinken bei gleichbleibender Bruttomiete die Betriebskosten, steigt der Reinertrag (NOI). Hierbei handelt es sich um den Überschuss aus Ertrag und Aufwand. Neben den Betriebskosten werden auch die anderen Bewirtschaftungskosten wie Instandhaltung, Verwaltung etc. von der Bruttomiete abgezogen (Abbildung 1). Der Reinertrag ist eine bewertungsrelevante Größe in der Immobilienbewertung. Dies bedeutet, dass dessen Kapitalisierung bei der ertragsorientierten Wertermittlung zum Immobilienwert führt. Sinkt dagegen mit den Betriebskosten gleichzeitig auch die Bruttomiete, wird dadurch die Belastung des Mieters verringert, die Mieterfluktuation sinkt und damit entsteht weniger Leerstand. Da sich für leerstehende Einheiten keine Betriebskosten umlegen lassen, steigt in diesem Szenario der Umlagebetrag und damit wiederum der Reinertrag. Als weitere positive Effekte sind ebenfalls die Aufwertung des Unternehmensimages oder die Senkung der Zahl der Widersprüche zu den Betriebskostenabrechnungen denkbar.

Die Betriebskosten zu minimieren, führt folglich entweder zu höheren Erträgen beim Vermieter oder zu niedrigeren Belastungen beim Mieter. Beides sind gute Gründe, warum eine Beeinflussung der Betriebskosten durchaus als eines der wichtigsten Kostenoptimierungsinstrumente in Betracht gezogen werden sollte.

Werkzeuge für ein professionelles Betriebskosten-Controlling

Eine fundierte Beurteilung der Betriebskosten erfordert die gründliche Analyse und Aufbereitung umfangreicher Datenmengen aus den verschiedenen IT-Systemen eines Unternehmens. Ohne eine zielgerichtete Unterstützung durch geeignete Softwarelösungen ist das Betriebskosten-Controlling bei größeren Wohnungsbeständen schier undenkbar. PROMOS gibt den Wohnungsunternehmen hilfreiche Werkzeuge in die Hand, um die notwendige Transparenz über Kosten und Kostenverursacher zu schaffen sowie mögliche Schwachstellen zu identifizieren.

Eine Lösung bietet beispielsweise der PROMOS.GT Kostenvergleich NK-Abrechnung mit der Transaktion /PROREX/NKPV (Abbildung 2). Dieser Report ermöglicht den Vergleich der Kosten einer Abrechnungsperiode mit maximal drei Vergleichsperioden. Die Datenbasis bilden sowohl die die auf eine Abrechnungseinheit gebuchten Kosten, einschließlich direkter Kosten, die nicht auf eine Abrechnungseinheit, sondern auf ein Mietobjekt oder -vertrag kontiert wurden, als auch die Abrechnungsdaten. Hierbei handelt es sich folglich um eine Auswertung auf Basis von ERP-Daten, wodurch die Qualität der Stammdaten verbessert sowie Fehler in der Abrechnung frühzeitig behoben werden.

Für eine detaillierte Analyse auf Basis aggregierter Datensätze aus den Bereichen Finanzbuchhaltung und Immobilien empfiehlt sich der Einsatz eines SAP^® Business Information Warehouse (BW), dessen Tools einer zielgerichteten Auswertung mehr Dynamik und Flexibilität verleihen. Auf diese Weise lassen sich die benötigten Quelldaten aus dem ERP-System mittels speziell entwickelter Extraktoren herauslesen. Mit einer Query werden diese aufbereitet und schlussendlich in einem anwenderfreundlichen Frontend zum Zugriff bereitgestellt. Nun kann der User die echten Daten, z. B. einer Wohnanlage, in der gewohnten Excel-Umgebung sortieren, filtern oder mit Diagrammen anreichern. Der Navigationsbereich des Analysis for Office, einem Excel Add-in aus SAP^® BusinessObjects, welches sehr stark der Excel-Pivottabelle ähnelt, bietet umfangreiche Möglichkeiten, um in Echtzeit in den Daten zu navigieren. Buchungskreis und Wirtschaftseinheit, diverse Merkmale sowie die betriebskosten-relevanten Kennzahlen stehen zur Auswahl bereit. Diese lassen sich in Zeilen und Spalten anordnen, verschieben, verdichten, filtern und sortieren. Sie können sich quasi im Self Service eigene Übersichten erstellen (Abbildung 3).

Im Vergleich hat das BW die Nase vorn

Interessant wird es, wenn in der Auswertung zudem Vergleichsdaten in Form eines Benchmarkings herangezogen werden. So lässt sich feststellen, in welchen Kostenarten einzelne Objekte oder gar größere Teile des Wohnungsbestandes zu hohe Betriebskosten verursachen. Dazu werden die Nebenkosten einzelner Wirtschaftseinheiten nach den Kostenarten aufgeschlüsselt. Es lassen sich z. B. Wirtschaftseinheiten miteinander vergleichen (Internes Benchmarking) und Ausreißer identifizieren. Den Datenbestand im BW kann man mit externen Referenzwerten, wie denen der „Geislinger Konvention“ oder des Deutschen Mieterbundes, anreichern. Werden dann die Nebenkosten des eigenen Immobilienbestandes mit den externen Referenzwerten verglichen, spricht man vom Externen Benchmarking. Damit ist ein regionaler oder bundesweiter Vergleich der eigenen Betriebskosten möglich (Abbildung 4).

Für solche umfangreichen Analysen ist die Lösung mit BW gegenüber der klassischen ERP-Auswertung klar im Vorteil. Zudem passt sich ein SAP BW bestmöglich in die SAP^® ERP IT-Landschaft des Unternehmens ein. Das PROMOS Betriebskosten-Controlling sorgt mit seinen flexiblen Analysemöglichkeiten für eine hohe Kostentransparenz. Dadurch wird ein sinnvolles Handeln im Sinne des Mieters und des Eigentümers gewährleistet - sei es mit gezielten Maßnahmen Einsparpotenziale auszuschöpfen und zur Umweltentlastung beizutragen oder einfach nur die Objektkenntnis zu vertiefen.

Im Rahmen der Betriebskosten-Abrechnungen lassen sich die Abrechnungen mit der PROMOS Lösung bereits vor Umlage auf den Mieter sicher plausibilisieren. Dies erhöht die Argumentationsfähigkeit bei Mieterbeschwerden und erspart zeitaufwendige Verwaltungsvorgänge.

Gut analysiert ist halb gewonnen

Häufig stellen Betriebskosten aus wirtschaftlicher Sicht die einzige Möglichkeit dar, die Gesamtmiethöhe oder auch den Reinertrag zu beeinflussen. Wohnungsunternehmen sollten stets bedenken, dass Mieter und Interessenten jederzeit zu einer günstigeren Alternative wechseln könnten und sie sich ständig im Wettbewerb zu anderen Anbietern am Markt befinden. Deshalb ist es ratsam, immer einen Blick auf die Marktbedingungen und die eigenen Objektkosten zu haben.

Um Potenziale zur Kostensenkung in den Betriebskosten festzustellen, ist die dezidierte Auswertung unumgänglich. Effektives Betriebskosten-Controlling mit den PROMOS Tools liefert dem Management Kennwerte als Grundlage für ihre Steuerungsentscheidungen. Auf Basis der erkannten Auffälligkeiten in den Abweichungsanalysen lassen sich gezielt Schwerpunkte für konkrete Planungs- und Optimierungsmaßnahmen ableiten.