„Ein starkes Stück Bonn“ – Umsetzung einer digitalen Gesamtstrategie

Um die Arbeitsprozesse der Objektbetreuer besser kennenzulernen, beschlossen die PROMOS Berater kurzer Hand, sich die Abläufe in der Praxis selbst anzuschauen. Die Ergebnisse mündeten in der Umsetzung einer digitalen Gesamtstrategie, welche parallel zur Umstellung auf SAP^® durchgeführt wurde. Welche Erfahrungen das Unternehmen auf dem Weg gesammelt hat, lesen Sie im vollständigen Reisebericht.

Anreise: Abfahrt in Bonn

Als kommunales Immobilienunternehmen verwaltet die Vereinigte Bonner Wohnungsbau AG, kurz VEBOWAG, einen Bestand mit rund 6.300 Wohnungen. Das Tätigkeitsspektrum ist vielfältig: Neben der Planung, dem Bau, der Vermietung und Verwaltung von Wohnraum für ca. 18.000 Mieter fühlt sich das Unternehmen insbesondere jenen verpflichtet, die sich nicht selbst ausreichend mit Wohnraum versorgen können. Für eine erfolgreiche städtische Wohnungspolitik erweitert die VEBOWAG bis heute kontinuierlich ihren Wohnungsbestand, vor allem durch den Bau von öffentlich geförderten Wohnungen. Eine zuverlässige Systemunterstützung zur Verwaltung ihres Bestandes ist hierbei unerlässlich.

Auf dem Weg: Beifahrer gesucht

Bei der öffentlichen Ausschreibung für ein neues ERP-System in 2015 fiel die Wahl auf die SAP^®-basierte Branchenlösung PROMOS.GT, welche das bisherige Bestandssystem GES zum Jahresbeginn 2017 ablösen sollte. Damit hat sich VEBOWAG für eine moderne, immobilienwirtschaftliche und an die Bedürfnisse des Kunden angepasste Softwarelösung entschieden. Denn das Berliner Systemhaus kann auf ihre, in vielen Jahren gesammelte, Projekterfahrung zurückgreifen und bietet mit PROMOS.GT auf der Basis von SAP S/4 HANA^® eine offene Lösungsbibliothek an, welche eine Reihe von Funktionalitäten und Erweiterungen im Sinne eines Best Practices für die Immobilienwirtschaft bereithält.

1. Etappe: Kernprozesse

In enger Abstimmung mit dem Kunden und nach einer intensiven Konzeptphase lieferte das Projektteam einen konkreten Fahrplan zur Durchführung des gesamten Projektes (Abbildung 1). Zunächst stand in Phase I die Umsetzung der Hauptfunktionen auf der Agenda. Dazu gehörten die Bereiche Immobilienmanagement, Technik und Rechnungswesen sowie sämtliche damit verbundenen Nebenfunktionalitäten, wie Betriebskostenabrechnung, laufende Instandhaltung, Darlehensverwaltung, Baubuch usw. Gemäß dieser fachspezifischen Ausrichtung war auch das ca. 20-köpfige PROMOS Projektteam in sechs Teilprojekten organisiert, welche wiederum in unterschiedliche Arbeitsgruppen gegliedert waren.

Gleichzeitig mit der Übertragung bisheriger Kernfunktionalitäten vom alten System auf die neue Anwendung wurde darüber hinaus auch der Funktionsumfang erweitert. Prozesse, die eine mobile Objektbegehung erfordern, wurden mit easysquare nun durchgehend digital abgebildet, wie die mobile Auftragsabwicklung, die Verkehrssicherung und der mobile Mieterwechsel. Die Funktionsweise der Lösung gestaltet sich im Wesentlichen immer gleich: Verbindendes Element für die Kommunikation zwischen den Beteiligten sind die digitalen Formulare. Der Versand eines digitalen Formulars erfolgt aus dem SAP^® System heraus an die easysquare Plattform und enthält bereits alle wichtigen Informationen, wie Adresse, Termin oder Ausstattungsmerkmale eines Objektes. Der zuständige Mitarbeiter erhält das digitale Formular im Posteingang der easysquare mobile App, sodass er das Formular vor Ort auf seinem Tablet-PC ausfüllen kann. Für diesen Zweck wurden ca. 20 Außendienst Mitarbeiter der VEBOWAG mit entsprechenden Endgeräten ausgestattet. Vordefinierte Kataloge und Checklisten erleichtern die manuelle Erfassung und die Archivierung bzw. Rückintegration ins SAP^® System erfolgt vollautomatisch mit Abschluss des Prozesses. Auf diese Weise bleibt der Vorgang für alle Beteiligten stets transparent nachvollziehbar.

2. Etappe:  Auswertungssysteme

Nach erfolgreicher Produktivsetzung der Hauptfunktionen zum 02.01.2017 konnte Phase II beginnen. Auf Wunsch der VEBOWAG wurden die Themen internes Kontrollsystem, Liquiditätsplanung, Konzernabschluss sowie die Einführung eines BW-Systems seit 2017 in nachgelagerten Projektschritten bearbeitet.

Endstation: Sie haben das Ziel erreicht!

Innerhalb eines Jahres wurde die gesamte IT des Bonner Wohnungsunternehmens planmäßig auf eine neue SAP^®-basierte Anwendung umgestellt. Die erfolgreiche Projektmethodik schaffte ein solides Fundament für den technologischen Neuanfang. Im Zusammenspiel aus den kundenspezifischen Sichten der VEBOWAG Mitarbeiter der einzelnen Fachabteilungen und der Fachberatung durch die PROMOS Mitarbeiter konnten die Implementierungsstrategien unter

Beachtung der Vorgaben aus dem Anforderungskatalog zielführend abgestimmt werden. Dadurch war es möglich, das Vorgehen bei der SAP^® Implementierung hinreichend zu konkretisieren und ein einvernehmlich abgestimmtes Verfahren für die spätere Realisierung zu erarbeiten. Das Unternehmen hat den Sprung in die digitale Zukunft geschafft und somit ein wichtiges Ziel erreicht. „Ein starkes Stück Bonn“ – Und PROMOS kann mit ihrer IT einen kleinen Teil dazu beitragen.

Andreas Remmen war als Projektleiter bei der VEBOWAG richtungsweisend an der Implementierung des SAP^® Systems mit dem Release ERP6 EhP7 sowie der HANA-Datenbank in seinem Unternehmen beteiligt. Welche Erfahrungen VEBOWAG mit PROMOS gemacht hat und wie die Reise weitergeht, erzählt der IT-Leiter im Interview.

IT&I: Herr Remmen, in 2015 hat die VEBOWAG die Einführung einer neuen ERP-Lösung ausgeschrieben. Worin bestanden Ihre Erwartungen an die neue Lösung?

Andreas Remmen: Bereits im Oktober 2014 haben wir begonnen, in unserem Anforderungskatalog sämtliche Kriterien zu definieren, wie wir uns unser neues ERP-System vorstellen. Die Liste unserer Erwartungen war lang: Die neue Lösung sollte zukunftssicher sein und uns in den kommenden Jahren zuverlässig begleiten. Es kam nur eine ganzheitliche Lösung in Betracht, die all unsere Geschäftsbereiche in ihrem Funktionsumfang passgenau umfasst. Da wir nicht nur Wohnungen vermieten, sollten auch die Bereiche Bau, Instandhaltung, Verkauf sowie aussagekräftige Reportingmöglichkeiten durch die neue Lösung integriert abgebildet werden. Darüber hinaus suchten wir nach einer innovativen Software, die mit unserem Unternehmen dynamisch mitwächst.

IT&I: Wurden Ihre Erwartungen erfüllt?

Remmen: Ja, das kann man sagen. Mit PROMOS haben wir außerdem einen erfahrenen Partner gefunden, der uns nicht nur in Bezug auf die eigene Software berät, sondern über ein umfangreiches Know-how in der Wohnungswirtschaft verfügt.

IT&I: Warum hat sich VEBOWAG für den Wechsel zu SAP^® entschieden und welche Gründe haben aus Ihrer Sicht noch für PROMOS als Implementierungspartner gesprochen?

Remmen: Die neue Lösung wurde europaweit ausgeschrieben und im anschließenden Auswahlverfahren standen letztendlich drei Firmen zur Auswahl, die wir uns im Rahmen von Beautyshows angeschaut haben. Nach Prüfung der formalen Faktoren, wie z. B. angebotene, angezeigte Funktionalitäten oder Preis, fiel die Entscheidung auf PROMOS als Beratungshaus. Dass wir zukünftig auf SAP^® setzen wollten, dafür sprach insbesondere unsere Ausgangssituation in Bonn. Die Stadt stellte bereits früher ihre Software auf SAP^® um. Und da die Stadt mit 93 Prozent Hauptaktionär unseres Unternehmens ist, sehen wir in der gleichen technologischen Basis viele Vorteile, sei es im Bezug zu Schnittstellen oder zum neuen kommunalen Gesamtabschluss (NKF). Eine andere Technologie kam gar nicht in Frage! Obwohl wir uns natürlich vorher auf dem Markt gründlich umgesehen haben.

IT&I: Mit einem neuen IT-System begibt man sich gewissermaßen auf ein gänzlich neues Terrain. Und ein Wechsel wird nicht selten mit Unsicherheiten begleitet. Wie sind Sie den Herausforderungen begegnet?

Remmen: Wie Sie ja wissen, ist jedes gute Projekt nur so gut, wie ihre Planung! Und genau darin bestand auch die größte Herausforderung in unserem Projekt: Wie soll unsere Software konkret aussehen? Wie sollen unsere Prozesse gestaltet werden? Um Antworten auf diese Fragen zu finden, waren viel Zeit und Kraft unserer Projektmitglieder notwendig. Ohne die Leistung des gesamten Projektteams wäre die Umstellung nicht so erfolgreich verlaufen. PROMOS war uns ebenfalls eine große Unterstützung. Das Team hat sich als verlässlicher Partner bewiesen, der uns als Kunden verstanden und unsere Sprache gesprochen hat.

IT&I: Wie wurde das neue System bei den Anwendern angenommen?

Remmen: Dem Go-Live wurde sicherlich mit höchster Spannung entgegengesehen, doch die Bedenken haben sich schnell in Luft aufgelöst und die erste Mietsollstellung hat funktioniert. Die Anwender wurden bereits vor der Umstellung über einen Zeitraum von sechs Wochen umfangreich geschult. Und das nicht nur für die einzelnen Teilbereiche, sondern allumfassend vom Vorstand bis zum Hausmeister. Darüber hinaus hatten wir ein Coaching eingeplant, sodass die neue Lösung gut angenommen wurde.

IT&I: Herr Remmen, die Kernfunktionen befinden sich nun bereits seit einem Jahr im Einsatz. Welche Erfahrungen konnten Sie bisher sammeln und welche Projekte sind für die Zukunft geplant?

Remmen: Die Kernfunktionen wurden ohne größere Komplikationen implementiert. Aktuell stehen wir in 2018 kurz vor dem ersten Jahresabschluss und der ersten Betriebskostenabrechnung mit der neuen Software. Mal sehen, wie das läuft! Für die Zukunft planen wir den Ausbau des Controllings, Liquiditätsmanagements und die Einführung des Rechnungseingangsworkflows. Insbesondere von der digitalen Rechnung erwarten wir uns weitere Effizienzsteigerungen unserer Prozesse.

Wir bedanken uns für das Gespräch und drücken Ihnen für den anstehenden Jahresabschluss die Daumen!

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