Transition des Rechenzentrumsbetriebes der Kommunalen Wohnungsgesellschaft mbH Erfurt durch PROMOS erfolgreich abgeschlossen

Im Februar 2017 startete die KoWo eine EU-weite Ausschreibung für die Weiterentwicklung und den Betrieb des eigenen SAP^® ERP Systems.

Dabei war der KoWo neben der Produktivübernahme zum 01.11.2017 besonders wichtig, einen Partner zu gewinnen, der mit Übernahme des Betriebs der SAP^® ERP Umgebung auch zukünftige Anforderungen im Hinblick auf Digitalisierung und damit verbundene neue Medien erfüllen kann sowie mit Optimierungen aller IT-Prozesse im laufenden ERP-Betrieb vertraut ist.

Nach einer umfangreichen Sondierungsphase der Bieterangebote mit Hilfe eines externen Beratungspartners wurde der Zuschlag Anfang Juni 2017 an PROMOS consult erteilt. Die umfassenden Dienstleistungen und Möglichkeiten des Rechenzentrumsbetriebes von PROMOS führten neben weiterer Kriterien zu einer insgesamt sehr positiven Bewertung im Kriterienkatalog.

Mit der Zuschlagserteilung wurden die Mitarbeiter der KoWo ein Teil der über 3.000 produktiven SAP^® Anwender, die durch den Rechenzentrumsbetrieb der PROMOS consult betreut werden.

PROMOS consult betreibt ihre Betriebssysteme mit Datenbanken und garantiert damit die vereinbarten Service Level Agreements. Die vorbildliche redundante Datenhaltung in Datenbanken befindet sich ausschließlich im deutschen Rechtsraum und unterliegt damit auch den strengen Anwendungen deutscher Datenschutzrichtlinien. PROMOS gewährleistet gegenüber seinen Kunden diesen Service unter strengen Voraussetzungen eines beispielhaften Qualitätsmanagements, was mit der jährlichen Zertifizierung nach der IDW PS 951 Typ 2 zum Ausdruck kommt. Die SAP Partner Center of Expertise (PCoE) Zertifizierung ermöglicht es, den Vertragspartnern, die Rechenzentren betreiben, den offiziellen SAP-Support & Wartung zu gewährleisten und damit die Supportqualität zu optimieren.

Damit steht der KoWo eine maßgeschneiderte Server-Infrastruktur zur Verfügung, deren Anlagen immer dem technischen Fortschritt entsprechen und aktuelle rechtliche Standards der Sicherheit und des Datenschutzes erfüllen. Diese Voraussetzungen und das interne Kontrollsystem werden permanent von einem Wirtschaftsprüfer nach dem Standard IDW PS 951 geprüft, damit ist die „Prüfung des internen Kontrollsystems beim Dienstleistungsunternehmen für auf das Dienstleistungsunternehmen ausgelagerte Funktionen“ gemeint. Dieser Prüfungsbericht steht allen gebundenen Unternehmen des Rechenzentrums der PROMOS zur Verfügung. Somit können die jeweiligen Wirtschaftsprüfer der Unternehmen bei der Testierung des Jahresabschlusses auf eigene Prüfprozesse verzichten. Auch dieses Verfahren überzeugte die KoWo im Ausschreibungsverfahren.

In dem Transitionsprojekt der KoWo ging es nach der Vergabe zunächst darum, die Anwendungslandschaft, bestehend aus einer SAP^® ERP 3-Systemlandschaft, einer SAP-BW 2-Systemlandschaft, einem SAP^® Archiv sowie einer Lösung zur Interessentenverwaltung und einer Handwerkerkopplung, in das Rechenzentrum der PROMOS zu überführen.

Bis zum Produktivbetrieb erfolgte eine umfangreiche Planung und mehrere Testumstellungen, um insbesondere die insgesamt 15 Systemschnittstellen der anzudockenden Systeme ausgiebig verifizieren zu können. Dies sind beispielsweise Schnittstellen zur Schufa, den Finanzbehörden oder zu den Wärmemessdiensten. Im Bereich der Aktenarchivierung wurden ca. 4 Millionen Dokumente in das neue Archiv bei PROMOS transferiert und deren Nutzbarkeit nachgewiesen.

Die produktive Umstellung konnte, wie geplant, am Wochenende vom 27.10.2017 bis 01.11.2017 reibungslos durchgeführt werden. Während des gesamten Projektes beeindruckte besonders die große Flexibilität der PROMOS-Berater, die situativ bei nicht vorhergesehenen Herausforderungen eine praktikable Lösung vorschlagen konnten. Zusätzlich wurde neben den Systemtransfers im Bereich der Instandhaltung die alte Handwerkerkopplung in das neue easysquare Handwerkerportal mit Gutschriftverfahren überführt, wobei gleichzeitig allen angeschlossenen Handwerksfirmen die Möglichkeit geboten wurde, ihre alten Aufträge und Leistungserfassungen in der neuen Lösung fortzuführen.

Am 01.11.2017 wurde die Transition fristgerecht erfolgreich abgeschlossen. Der Produktivbetrieb im Rechenzentrum der PROMOS konnte ohne Probleme aufgenommen und alle Systemschnittstellen dank der erfolgten Testläufe bedient werden. Die hervorragende Projektplanung der Transition ermöglichte die Entwicklung und Einführung zusätzlicher innovativer Lösungen, besonders im Bereich der mobilen Prozesse sowie der verbesserten Kommunikation zu Mietern und Geschäftspartnern zu planen und teilweise zu beginnen.

Am Beispiel der Einführung der easysquare Mieter-App mit Diensten wie „Verträge“, „Service“ und „Schadensmeldungen“ entstehen durch die Digitalisierung der Geschäftsprozesse sowohl für Mieter als auch Vermieter gleichermaßen viele Vorteile. Dies lässt sich anhand einer Schadensmeldung besonders gut verdeutlichen:

Der Mieter kann eine Reparatur über sein Smartphone oder Tablet selbst veranlassen, indem der Mieter im Schadensfall mittels eines voreingestellten Katalogs zu der Wohnungsausstattung leicht die Schadensursache definieren kann. Durch Hinzufügen eines Fotos wird der Schadensmeldungsprozess abgeschlossen. Dieser digitale Schadensmeldungsprozess ermöglicht, dass künftig Schadensaufnahmen und Vor-Ort-Begehungen zur Inaugenscheinnahme durch einen Techniker oder Hausverwalter überwiegend entfallen können. Die Aufträge selbst werden weiterhin von den verantwortlichen Mitarbeitern der KoWo ausgelöst, so dass die KoWo immer einen präzisen Überblick über die Instandsetzungsaktivitäten sowie die vermutliche Inanspruchnahme des Budgets hat. Die Terminabstimmung für die Reparatur erfolgt über das Portal direkt zwischen Handwerker und Mieter. Auch die Rechnungsstellung gegenüber der KoWo sowie die erteilte Gutschrift gegenüber dem Kreditor erfolgen vollständig digital. Die KoWo rechnet mit einem jährlichen Volumen von etwa 22.000 Instandsetzungsaufträgen, das sind 400 in jeder Arbeitswoche.

Weitere Vorteile für die KoWo liegen in der Optimierung der Geschäftsabläufe der jährlich vorzunehmenden Nebenkostenabrechnungen. Diese werden aktuell vollständig in Papierform mit den Abrechnungsunterlagen erstellt und den Mietern per Post zugestellt. Ihre elektronische Übermittlung reduziert die administrativen Kosten für die KoWo erheblich, weil alle Unterlagen digital vorbereitet und für den Mieter bereitgestellt werden können. Aber auch Genehmigungen, u. a. zur Hundehaltung, durch den Vermieter über die voreingestellten Formulare ersetzen den schriftlichen Vorgang. Über das Nachbarschafts-Tool können Mieter künftig möglicherweise einen Nachbarn finden, der sich bspw. für die Betreuung des Haustieres während der Urlaubszeit anbietet.

Ein bedeutender Vorteil der easysquare-Lösungen ist die direkte Integration in das SAP^® ERP System der KoWo. Sämtliche Inhalte werden direkt aus dem SAP^® System in die Portale übertragen und umgekehrt. Somit entfallen aufwendige Datentransporte und Schnittstellenkonfigurationen. Gerade das macht mobile Lösungen zur Effizienzsteigerung der Geschäftsprozesse so interessant. Auch die Wohnungsabnahmen und Wohnungsübergaben sowie die Durchführung der Verkehrssicherungspflichten wird die KoWo ab Mitte des Jahres digital über easysquare abwickeln.