Einfach einleuchtend – Leipziger Stadtwerke setzen auf elektronischen Datenaustausch in Einkauf & Logistik

Mit einem systematischen und konsequent angewandten Lieferantenmanagement fördert der kommunale Energieversorger die erfolgreiche Zusammenarbeit mit bestehenden Lieferanten und entwickelt diese kontinuierlich weiter. Die objektive Bewertung der Leistungsfähigkeit sämtlicher Lieferanten gehört ebenso zum Fundament für nachvollziehbare Einkaufsentscheidungen wie die lückenlose Erfassung der Lieferantenprofile.

Um die Auftragsvergabe schneller und effizienter als bisher durchzuführen, erfolgt der Datenaustausch als wichtiger Bestandteil des Vergabeprozesses seit 2015 elektronisch und voll integriert in das führende SAP^® System. Als Partner für die Implementierung einer geeigneten Schnittstelle haben die Leipziger Stadtwerke das Berliner Systemhaus PROMOS consult sowie deren Partner Schnittstelle BAU beauftragt.

Das Datenaustauschformat GAEB erfüllt alle Anforderungen an einen branchenübergreifenden und einheitlichen Standard, um einen reibungslosen Datenaustausch zwischen allen am Planungs-, Bau- und Betriebsprozess Beteiligten ohne Medienbruch zu gewährleisten. Auf diese Weise können von Mengenangaben über Preise bis hin zur Leistungserfassung alle Daten mittels GAEB DA XML elektronisch, d.h. somit vollständig papierlos, übertragen werden. PROMOS unterstützt ihre Kunden seit über 15 Jahren mit einer passenden Schnittstelle, zunächst für den Datenaustausch im Format GAEB 90, heute vollumfänglich für das Format XML. Seit 2015 gehören auch die Leipziger Stadtwerke zu den Anwendern der Lösung.

Der direkte Draht

600 einzelne Bau- und Investitionsprojekte werden pro Jahr in Leipzig abgewickelt. Wird eine Leistung durch das Unternehmen ausgeschrieben, können die Lieferanten auf Basis von Leistungsbeschreibungen planen und die Preise kalkulieren. Mit dem wingaebxml-Validierungstool von Schnittstelle BAU kann das aus dem eigenen Kalkulationssystem exportierte Angebot auf Vollständigkeit und Kompatibilität geprüft werden, bevor der Versand der GAEB-Datei an die Stadtwerke erfolgt. Komplette Leistungsverzeichnisse (LV) mit ihren Gliederungsebenen sowie Angebotsdaten, inklusive der darin enthaltenen Mengen, Preise und Fabrikatsangaben, können mit der GAEB-XML-Schnittstelle in das SAP^® System der Leipziger Stadtwerke importiert und von dort auch wieder exportiert werden. Somit können die Leistungsverzeichnisse in SAP^® mit den für den Ausschreibungs-, Auftrags- und Abrechnungsprozess relevanten Belegen Bestellanforderungen, Anfragen und Angebote, Bestellungen, Kontrakte sowie Erfassungsblättern bearbeitet werden. Bei der Verarbeitung der GAEB-Dateien werden z. B. Einheiten oder Parameter, die in SAP^® so nicht verarbeitet werden können, ohne inhaltlichen Verlust „übersetzt“. Die Verarbeitung von Normalposition, Freie Menge Position, Eventualposition, Hinweiszeilen oder Pauschalposition ist somit GAEB-konform möglich, über ein Protokoll werden alle Anpassungen und Besonderheiten beim Import und Export dokumentiert bzw. bei Problemen ein Fehlerprotokoll ausgegeben.

Lieferanten, die kein GAEB XML-fähiges Kalkulationssystem einsetzen, können für die Angebotserfassung und Validierung das Tool wingaebxml von Schnittstelle BAU kostenlos nutzen. Denn die Leipziger Stadtwerke sind als Auftraggeber der Lizenznehmer des Tools. Beim Export der GAEB-Datei wird der für die Pflege relevante Lizenzschlüssel automatisch hinterlegt, sodass der Lieferant keine Anpassungen oder Einrichtung des Tools vornehmen muss. Auch zur Erfassung der abzurechnenden Mengen mit Bezug zur SAP^® Bestellung stellen die Leipziger Stadtwerke ihren Partnern wingaebxml kostenlos zur Verfügung und setzt dabei konsequent auf das GAEB XML Format X31.

Darf’s noch etwas sein?

Wie sagt man so schön? Da ist der Wunsch der Vater des Gedankens. Weil in der gängigen Praxis nicht jede Leistung wie ausgeschrieben ausgeführt und abgerechnet werden kann, müssen Nachträge flexibel vereinbart und in den LV fortgeschrieben werden können. Um solche Anforderungen in SAP^® umzusetzen, greift die Systematik auf sogenannte technische Lose zurück. Technische Lose sind im Grunde nichts anderes als unabhängig voneinander abgebildete LV-Bereiche in GAEB, die im Rahmen einer Ausschreibung von einem Bieter unabhängig oder gemeinsam angeboten werden können. Die entsprechende Struktur im SAP^® Beleg ist die Belegposition. Über Belegpositionen können die Leipziger Stadtwerke Nachtragspositionen verwalten, welche idealerweise vom Auftragnehmer als GAEB-Datei eingereicht werden. Anerkannte Nachträge münden somit in einer detaillierten, dokumentierten Bestellwerterhöhung.

Der Preis ist heiß

Um in komplexen Bieterverfahren mit detaillierten Angebotspositionen nicht den Überblick zu verlieren, können sich die Mitarbeiter der Einkaufsabteilung auf die Unterstützung des SAP^® System verlassen. Mittels Konditionen können Rabatte oder Zuschläge sowohl absolut als auch prozentual im Angebotsprozess abgebildet werden. Die Angaben des Bieters in der GAEB-Datei werden als Konditionswerte zu definierten Konditionsarten nach SAP^® übernommen, egal ob es sich um Kopf-, Positions- oder Gliederungskonditionen handelt. Verhandelte Konditionen, aber auch qualifizierte Bestelländerungen können aus dem SAP^® System wahlweise auf Losebene (Belegposition) oder Kopfebene im Bestell- und Nachtragsmanagementprozess erneut aktualisiert an den Lieferanten als GAEB X86 Datei verschickt werden.

Systematisch und konsequent

Mit der GAEB-XML-Schnittstelle haben sich die Leipziger Stadtwerke für ein sinnvolles Add-on zu ihrer bestehenden Einkaufssoftware in SAP^® entschieden, welches eine digitale Brücke heraus aus dem Unternehmen hin zu den externen Lieferanten schlägt. Der Einsatz einer durch GAEB gestützten, digitalisierten Ablauforganisation beschleunigt erheblich den Einkaufsprozess und steigert nachhaltig die Qualität des Einkaufes. „Die Leipziger Stadtwerke sind ein kommunales Versorgungsunternehmen mit Verantwortung für die gesamte Wirtschaftsregion. Bei der großen Anzahl unserer Projekte ist ein effizienter und fehlerfreier Datenaustausch mit unseren Lieferanten unerlässlich. Daher setzen wir auf bewährte Lösungen von kompetenten Beratern. Mit PROMOS haben wir den richten Ansprechpartner gefunden“, erklärt Silvia Hagemeister, Abteilungsleiterin Einkauf und Materialwirtschaft der Leipziger Stadtwerke. Eine hohe digitale Kompetenz sowie die tiefe Integration ins vorhandene SAP^® System verschaffen dem Unternehmen ideale Voraussetzungen für ihre Einkaufsentscheidungen und somit einen leistungsstarken Konzerneinkauf.

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