Wie Sie Ihre Datenberge in Datenschätze verwandeln

In den Tiefen Ihres SAP® Systems schlummern die Stammdaten, welche Ihnen Auskunft über jede nur erdenkliche Frage geben können, die Ihnen zu Ihrem Immobilienbestand auf der Seele brennen. Wie viele Wohnungen sind belegt und wie viele Objekte stehen leer? Wie sind die Wohnungen ausgestattet? Wie hoch ist der Anteil an Gewerbeeinheiten? Wie haben sich die Konditionen in den vergangenen Jahren verändert? Die Stammdaten versorgen Sie also mit den verschiedensten Informationen – je nach Fragestellung – und sind buchstäblich ein wahrer Schatz, der kaum mit Gold aufzuwiegen ist.

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Doch nicht immer stehen die Antworten auf unsere Fragen auf Abruf im SAP^® System bereit. Manchmal bedarf es der Kombination unterschiedlicher Standard Reports, die manuell durch den Bearbeiter zusammengetragen werden müssen. Wenn jedoch die Neukalkulation der Mieten nach umfangreichen Modernisierungsmaßnahmen ansteht oder die Deadline für die nächste Wirtschaftlichkeitsberechnung näher rückt, bleibt für solche Sonderschlaufen häufig keine Zeit!

PROMOS consult hat in den vergangenen 20 Jahren viele Lösungen entwickelt, welche aus den konkreten Bedürfnissen der Anwender heraus entstanden sind. Die Verwaltung von Mietverhältnissen, Mietflächen sowie die dazugehörigen Betriebs- und Nebenkosten machen einen Großteil der Aufgaben von Wohnungsunternehmen aus, weshalb sich folglich eine Vielzahl unserer Softwarelösungen auf das Real Estate Management konzentriert. Um Ihre Stammdaten nun in wahre Datenschätze zu verwandeln und die Datenfülle in die richtigen Kanäle zu leiten, bietet PROMOS verschiedene Auswertungen für das Mietmanagement. Eine Auswahl stellen wir Ihnen hier vor.

Zeigt her eure Daten!

Beginnen wir mit den Immobilien- und Vertragsstammdaten, über welche jedes auch nur noch so kleine Wohnungsunternehmen verfügt. In SAP^® werden Informationen entweder den Objekten oder den Verträgen zugeordnet. An welcher Stelle die Information letztendlich richtig aufgehoben ist, dafür gilt der einfache Leitspruch: Alles was ich aus dem Mietobjekt mitnehmen kann, gehört zum Vertrag. Seinen Namen nimmt der Mieter mit, die goldenen Wasserhähne bleiben! Mit Hilfe der PROMOS Reportings im Bereich RE-FX Stammdaten / Verträge können Sie diese Stammdaten nun ganz einfach auswerten, seien es die Ausstattungsmerkmale, Flächenbestandteile, leerstehende Mietobjekte oder Vertragslaufzeiten.

Um beispielsweise in Erfahrung zu bringen, wie viele Mietobjekte meines Bestandes belegt sind, können Sie mit der Transaktion /PROREX/REISROOC die PROMOS Belegungsliste aufrufen. Zunächst treffen Sie in der Selektionsmaske die Auswahl der anzuzeigenden Mietobjekte, z. B. hierarchisch über den Buchungskreis, die Wirtschaftseinheit, die Gebäude oder ein einzelnes Mietobjekt, und legen einen Stichtag oder Zeitraum fest. Danach erscheinen in der Ergebnisliste alle in der Einschränkung enthaltenen Mietobjekte mit ihrer Belegung (Abbildung 1). Über diverse Filtermöglichkeiten, wie Nutzungsart, Vertragsart etc., können Sie die Auswahl weiter einschränken und für Ihre Bedürfnisse präzisieren. Hierzu sind die entsprechenden Spalten als Filter zu aktivieren oder durch Ein- und Ausblenden weiterer Spalten aus dem Spaltenvorrat zu ergänzen. Ist das gewünschte Layout gefunden, können Sie die eingestellte Anzeigevariante für weitere Aufrufe sichern.

Bestens gerüstet

Um in Vorbereitung auf den Mieterwechsel neue Mietkonditionen abzustimmen oder die mietspiegelrelevanten Ausstattungsdaten zu prüfen, unterstützt PROMOS Sie im Bereich Mietkalkulation mit weiteren nützlichen Auswertungen. Ein gutes Beispiel ist die PROMOS Konditionsveränderungsübersicht (Abbildung 2), mittels derer die Konditionen von Mietobjekten und -verträgen auf Veränderungen hin untersucht und in einer übersichtlichen ALV-Darstellung mit Stichtag, Konditionsbeträgen sowie Änderungsgrund angezeigt werden. Treten keine Veränderungen auf, so werden lediglich die Konditionsbeträge je Wirtschaftseinheit kumuliert. Doch damit nicht genug! Darüber hinaus bietet das Package für Mietanpassungen Auswertungen zu den Mietanpassungsläufen, Konditionen zu Mietobjekten und Verträgen, Anpassungshistorien, einen Bericht zur Mietprognose und vieles mehr.

Es bewegt sich was

Neben den allgemeinen Stammdaten sind es allen voran die Bewegungsdaten, die uns Auskunft darüber geben, welche Ereignisse oder Geschäftsvorfälle, wie Geldeingänge, Buchungen oder ähnliches, den Zustand eines Vertrages näher beschreiben. Insbesondere um Forderungsausfälle festzustellen, werden diese Bewegungsdaten zur Auswertung herangezogen. Mit der PROMOS Saldenliste aller Mietverträge können beispielsweise offene sowie ausgeglichene Posten eines Debitors pro Vertrag ausgewertet werden. In der Ergebnisliste erscheinen je Debitor nur Posten mit Vertragsbezug, stornierte Belege werden nicht berücksichtigt (Abbildung 3). Alle relevanten Buchungsdaten sind der Liste zu entnehmen, die anschließend nach Excel exportiert werden kann. Eine detaillierte Aufstellung der Mahnhistorie ist ebenfalls als separate Transaktion via /PROREX/REISMAND verfügbar. Die PROMOS Lösung ergänzt die Standard SAP^® Mahnhistorie um weitere zweckdienliche Selektionskriterien, wie Mahnlauf, Mahnstufen oder Mahnsperren. In der Ergebnisliste werden dem Anwender alle Debitoren übersichtlich angezeigt, die bereits gemahnt worden sind. Ausführliche Details werden per Doppelklick im unteren Bildschirmbereich angezeigt. Weitere Reports im Bereich der Vertragsbuchhaltung und dem Forderungsmanagement sind die Auswertungen zu Konditionen / Kontenfindung, der Sonderhauptbuch-Kennzeichen (SHBK), der Mahnsperren sowie der Mahn- und Klageakte, ein Überblick offener Posten und viele mehr.

Über den Tellerrand geschaut

Komplettiert werden die drei hier beschriebenen Reporting Packages schließlich durch den Bereich Nebenkosten, für deren Analyse wiederum eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten bereitgestellt wird, unter anderem der PROMOS Report zum Kostenvergleich der Nebenkostenabrechnung. Mit der Transaktion /PROREX/NKPV werden die gebuchten Kosten mit Bezug zur Nebenkostenabrechnung über mehrere Jahre geprüft, wobei einer Abrechnungsperiode maximal drei Vergleichsperioden gegenübergestellt werden. Dieser Report sowie weitere Plausibilitätsprüfungen verringern bereits im Vorfeld signifikant Fehler, die ansonsten zum Abbruch der Nebenkostenabrechnung führen würden, und unterstützen daher einen reibungslosen Abrechnungsprozess.

Nur einen Knopfdruck vom Ergebnis entfernt

Dieser Artikel hat nur eine Hand voll PROMOS Reports vorgestellt, die Sie an allen nur erdenklichen Stellen im Rahmen des Mietmanagements unterstützen. Weit mehr als 50 Auswertungen – von klein bis umfangreich – veranschaulichen nur zu gut, welche Möglichkeiten in unseren Stammdaten versteckt sind und mit welch einfachen Kniffen Sie die Ergebnisse zu Tage fördern können. Eine manuelle Zusammenführung und Nachbearbeitung verschiedener SAP^® Auswertungen in Excel ist nicht mehr nötig. In Kombination mit den PROMOS Massenpflegetools können Sie darüber hinaus auf einen Schlag Ihre Stammdaten pflegen, ergänzen oder anpassen. Denn um aus dem Vollen schöpfen zu können, bedarf es einer gründlichen Pflege Ihrer Daten, der sogenannten Datenhygiene. Folgenden Hinweis sollten Sie schließlich immer im Hinterkopf behalten: jede Auswertung kann nur so gut sein, wie die Qualität ihrer Daten es zulässt. Eine hohe Stammdatenqualität bietet auf lange Sicht nicht nur die Grundlage für fundierte Auswertungen und Entscheidungen, sondern liefert ebenso eine Grundvoraussetzung für die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse.