Ihr Trumpf in der Hand – Verbrauchsabhängige Nebenkostenabrechnung auf Basis plausibilisierter Verbrauchswerte

Aktuell gibt es eine steigende Anzahl immobilienverwaltender Unternehmen, die Alternativen zu dieser Art der Abrechnung suchen und sich mit dem Thema der Abrechnung plausibilisierter Verbrauchswerte beschäftigen. Der vorliegende Artikel soll unterschiedliche Aspekte dieser Art der Abrechnung beleuchten.

Plausibilisierte Verbrauchswerte Typ I und Typ II

Plausibilisierte Verbrauchswerte sind Gerätemesswerte, die mit Blick auf ihre Korrektheit vor der Berücksichtigung in einer Abrechnung plausibilisiert werden. Das beinhaltet, falls erforderlich, die Schätzung von Gerätemesswerten.

Bei Kategorie „Typ I“ wird angenommen, dass ergänzend zu der genannten Plausibilisierung auch bereits eine Messwertfestlegung für die einzelnen Abrechnungszeiträume eines Nutzers (Wohnung) und ggf. Schätzungen auf Ebene der Nutzerabrechnungszeiträume stattgefunden haben. Der Gerätedienstleister führt in der Regel zu diesem Zweck eine fiktive, kostenverursachende Abrechnung durch, die zwar auf Basis korrekter Mieter- und Liegenschaftsdaten erfolgt, jedoch noch keine echten Kosten berücksichtigt.

Bei Kategorie „Typ II“ wird angenommen, dass der Gerätedienstleister je Gerät halbmonatlich einen Gerätemesswert liefert und nur die einzelnen Gerätemesswerte ohne Berücksichtigung von Nutzerabrechnungszeiträumen plausibilisiert sind. Abbildung 1 zeigt exemplarisch reale Ablesewerte einer Datenlieferung für Kategorie „Typ II“.

Trennung von Gerätemanagement und Abrechnung

Einer der wesentlichen Voraussetzungen für die Erstellung einer verbrauchsabhängigen Abrechnung ist die Gewinnung der Messwerte für Heizkostenverteiler, Wärmezähler und Wasseruhren. Die Bereitstellung der Geräte und Messwerte bringt komplexe Prozesse mit sich, die fachlich qualifiziertes Personal voraussetzen. Die Durchführung dieser Prozesse und die Erstellung der Abrechnung haben heute die meisten Immobilienverwalter an Wärmemessdienste beauftragt und sich so in ein mindestens zehnjähriges Vertragsverhältnis begeben. Der Wechsel zu einem anderen Dienstleister ist beim Einsatz moderner Funkablesesysteme nicht möglich, da diese Geräte keine offenen Standards genügen und anbieterspezifisch sind. Neu am Markt etablieren sich mittlerweile Unternehmen, die Geräte auf Basis offener Standards einsetzen und ihren Kunden, also den Immobilienverwaltern, (halb)monatlich oder auch mit täglichem Stichtag die plausibilisierten Verbrauchswerte gemäß Typ II zur Verfügung stellen. Die Immobilienverwalter sind damit in der Lage, selbst abzurechnen oder sich für die Abrechnung eines Dienstleisters zu bedienen. Als Folge der Trennung von Gerätemanagement und Abrechnung können realistische Vertragslaufzeiten erreicht werden und Dienstleister auch gewechselt werden. Auf Druck des Marktes bieten auch etablierte Wärmemessdienste die Lieferung plausibilisierter Verbrauchswerte (in der Regel jedoch Typ I) an, so dass der Immobilienverwalter grundsätzlich diesen Weg beschreiten oder sich dieses Wegs bis zum Ende der Vertragslaufzeiten bedienen kann.

Flexible / komplexe Abrechnungsstrukturen

In der Praxis müssen in vielen Fällen komplexe Abrechnungsstrukturen berücksichtigt werden, wobei die Abrechnung von Nutzergruppen bereits bei allen Wärmemessdiensten zum Standard gehören sollte. Als „komplex“ sind daher eher Abrechnungsstrukturen zu bezeichnen, in denen zum Beispiel unterschiedliche Energiearten gemischt abgerechnet werden, oder in denen in Abhängigkeit vom Verbrauch Rückvergütungsmodelle angewendet werden sollen. Eventuell ist es in Zukunft für Vermieter interessant, den Mietern Ladestrom für Elektrofahrzeuge anzubieten, der dann, getrennt in Grund- und Verbrauchskosten dem Mieter im Rahmen der jährlichen Abrechnung in Rechnung gestellt wird. Und vielleicht muss das dann noch in Korrelation zu etwaigen staatlichen Förderprogrammen gebracht werden. Bei der Wahl der Abrechnungslösung / -dienstleistung sollte sich der Immobilienverwalter über die Möglichkeiten der favorisierten Lösung sehr genau informieren und, falls er selbst nicht über tiefgehende Abrechnungserfahrung verfügt, externer Unterstützung bedienen.

Aufwand der Abrechnungserstellung

Der Aufwand für die Erstellung einer Abrechnung oder für die Verarbeitung der Abrechnungsergebnisse muss gering sein. Erreicht werden kann dies nur, wenn bei der Abrechnungserstellung neue Wege beschritten werden. Es ist nicht mehr erforderlich, dass sich Immobilienverwalter Softwarelösungen zur Abrechnung mit all den damit verbundenen Aufgabenstellungen anschaffen. Wie in vielen anderen Softwareanwendungsbereichen ist auch hier die Nutzung einer Cloudlösung State of the Art. Für die Erstellung einer Abrechnung müssen die Mieter- / Liegenschaftsdaten und die Kostendaten aus SAP^® gewonnen werden. Diese werden dann zusammen mit den Verbrauchswerten und der Abrechnungsstruktur der Liegenschaft an eine Cloudlösung übertragen und dann die Abrechnungsergebnisse in der vereinbarten Form entgegengenommen. Bei Nutzung der Dienstleistungen der PROMOS.FS reduzieren sich die Tätigkeiten beim Immobilienverwalter auf das Buchen der abrechnungsrelevanten Kosten und die Durchführung der Betriebskostenabrechnung in SAP^®.

Wertschöpfung in der Abrechnung

Durch die Abrechnung plausibilisierter Verbrauchswerte unter Nutzung einer Cloudlösung wird die Wertschöpfung, die heute zu 100 Prozent auf Seiten der Wärmemessdienste liegt, verlagert. Die meisten Immobilienverwalter werden sich entscheiden, das Gerätemanagement, welches neben der Bereitstellung und ggf. Wartung / Reparatur von Verbrauchsmessgeräten auch die turnusmäßige Überwachung / Gewinnung der Gerätemesswerte umfasst, auf einen Dienstleister zu übertragen, der somit auch einen Teil der Wertschöpfung für sich beansprucht. Ein deutlicher Teil der verbleibenden möglichen Wertschöpfung findet beim Immobilienverwalter statt, sofern er selber die Rolle des Abrechnungsdienstleisters übernimmt. Wie kann dieser Sachverhalt nun mit konkreten Zahlen unterlegt werden und welche Wertschöpfungsansätze im Bereich der Abrechnung bietet der Abrechnungsservice der PROMOS.FS dem Immobilienverwalter?

Als Basis soll die Auswertung von willkürlich gewählten 353 Liegenschaften dienen, die von verschiedenen Wärmemessdiensten abgerechnet werden. Abbildung 2 zeigt die jährliche durchschnittliche Abrechnungsgebühr je Nutzer (Wohnung) in Höhe von 44,20 Euro, die im Falle eines Leerstandes zeitanteilig vom Immobilienverwalter zu tragen ist. In den 353 Liegenschaften werden ca. 9.000 Nutzer abgerechnet, wobei die normierte Leerstandsrate bezogen auf die Kalendertage der Abrechnungsperiode bei ca. 4,7 Prozent liegt. Von den gesamten Abrechnungsgebühren in Höhe von 397.800 Euro (9.000 Nutzer * 44,20 Euro) hat der Immobilienverwalter auf Grund von Leerständen somit ca. 18.696,00 Euro selbst zu tragen.

Wie stellen sich diese Zahlen nun bei Nutzung der Abrechnungsdienstleistung „Abrechnung plausibilisierter Verbrauchswerte“ der PROMOS.FS dar?

Die Abrechnungsdienstleistung umfasst bis auf die Buchung der abrechnungsrelevanten Kosten in SAP^® die komplette Bereitstellung der validierten externen Abrechnungsdaten in SAP^®, so dass die Sachbearbeiter des Immobilienverwalters unmittelbar die vollständige Betriebskostenabrechnung in SAP^® erstellen können. Der Preis je Nutzer (Wohnung) liegt dabei zwischen 6,50 Euro und 14,50 Euro in Abhängigkeit davon, ob plausibilisierte Verbrauchswerte vom Typ I oder vom Typ II verarbeitet werden. Bei einer Verarbeitung gemäß Typ II würde sich also der Preis aus obigem Beispiel auf 130.500,00 Euro (9.000 Nutzer * 14,50 Euro) reduzieren. Der Leerstandsanteil (4,7 Prozent) liegt damit bei ca. 6.133,50 Euro. PROMOS. FS gewährt dem Immobilienverwalter auf den Leerstandsanteil einen Rabatt in Höhe von 40 Prozent. Bei einer Abrechnung gemäß Typ II erhält der Immobilienverwalter in seiner Rolle als Abrechnungsdienstleister somit die Abrechnung einer Wohnung je Abrechnungsperiode für einen Einkaufspreis von 14,50 Euro. Dazu kommen seine eigenen Abrechnungsleistungen, die dann gesamt gemäß den gesetzlichen Regularien auf die Nutzer verteilt werden. Somit hat er einen signifikanten Spielraum, um seine eigene Wertschöpfung bei einer gleichzeitigen deutlichen Reduzierung der Abrechnungsgebühren je Nutzer zu gestalten. Sollte der Immobilienverwalter ausschließlich die Cloud-Abrechnung ohne den PROMOS.FS Abrechnungsservice nutzen, reduzieren sich die oben genannten Abrechnungspreise je Nutzer etwas, wobei natürlich sein eigener Aufwand steigt.

Wertschöpfung bei Gerätemanagement

Abbildung 3 zeigt die jährliche Gerätegebühr im Durchschnitt für Miete und Wartung je Nutzer (Wohnung) in Höhe von 48,97 Euro, die im Falle eines Leerstandes ebenfalls zeitanteilig vom Immobilienverwalter zu tragen ist. In den 353 Liegenschaften werden, wie oben erwähnt, ca. 9.000 Nutzer abgerechnet, wobei die normierte Leerstandsrate bezogen auf die Kalendertage der Abrechnungsperiode bei ca. 4,7 Prozent liegt. Von den gesamten Gerätegebühren in Höhe von 440.730,00 Euro (9.000 Nutzer * 48,97 Euro) hat das Immobilienverwalter auf Grund von Leerständen somit ca. 20.714,00 Euro selbst zu tragen. Sofern sich der Immobilienverwalter eines Gerätedienstleisters vom Typ II bedient, wird sich auch hier die Gebühr je Nutzer verringern, wobei bei einer Reduzierung der Kosten um 25 bis 50 Prozent zu rechnen ist. Auch diese Kostenreduzierung bietet Potenzial für die Erhöhung der Wertschöpfung beim Immobilienverwalter und für die Kostenreduzierung gegenüber den Nutzern.

Investitionssicherheit und Unabhängigkeit

Durch die Trennung der Bereiche Gerätemanagement und Abrechnung, die somit gegebene Möglichkeit, diese Blöcke an verschiedene Zuständigkeiten zu übergeben und die Verwendung offener Standards wird ein hohes Maß an Investitionssicherheit erreicht. Die Immobilienverwalter sind frei und unabhängig in der Wahl etwaiger Partner und können auch, sofern gewünscht, Teile des Abrechnungsprozesses selbst übernehmen.

Integration der Abrechnungsergebnisse nach SAP^®

Bei der Wahl von Dienstleistungspartnern oder bei der Wahl von lokalen Softwarelösungen oder Cloud-Abrechnungslösungen muss der Immobilienverwalter strikt auf die Möglichkeiten der Abrechnungsintegration nach SAP^® achten. Ziel muss es sein, Ergebnissätze gemäß ARGE Standard zu verwenden, die die Nutzung des modularen Abrechnungsschreibens der PROMOS consult ermöglicht.