Wozu benötigen wir ein Data-Warehouse und BI-Anwendungen? Die Auswertung gibt’s doch schon!

Alles eine Frage des Blickwinkels

Eines sei an dieser Stelle bereits vorweggenommen: Ein effektives Immobiliencontrolling setzt nicht zwangsläufig den Einsatz eines Data-Warehouses voraus. In diesem Heft berichten wir parallel über die Reportingmöglichkeiten im Mietmanagement mit den klassischen ERP-Werkzeugen. Völlig zu Recht! Denn solche Auswertungen überzeugen durch ihre schlanke Implementierung. Jeder Kunde hat sich diverse Listen bzw. Auswertungen erarbeitet, welche die Anforderungen an das Berichtswesen durch die Bereitstellung der benötigten Daten weitestgehend erfüllen. Daten filtern und aggregieren, diverse Informationen ein- und ausblenden – das ist mit Standard SAP^® Werkzeugen möglich.

Die Kehrseite offenbart sich oft erst im Detail: Nachträgliche Aktualisierungen erfordern hohe Zeitaufwände, ebenso wie die Abstimmung und Harmonisierung der Daten. Das Vorgehen ist anfällig für Fehler, die sich erst durch aufwendige Analyse der Ergebnisse korrigieren lassen. Dies können unterschiedliche Stichtage der verwendeten Listen sein, ausversehen wurden Listen miteinander vertauscht, Summen stimmen nicht mehr, da sich die Zeilenzahl bei Aggregationen verändert. Verschiedenen Excel Modellen liegen unterschiedlich erzeugte Listen zugrunde und diverse andere Schwierigkeiten machen diese Art des Reportings nicht gerade einfach. Ebenso können sich bereits berichtete Zahlen verändern, da im ERP auch Buchungen für zurückliegende Zeiträume durchgeführt werden. Dies führt dazu, dass die Mitarbeiter sehr viel wertvolle Zeit für das Datensammeln und -aufbereiten verwenden und nicht für die eigentliche Arbeitsaufgabe. Dies führt auch dazu, dass Anfragen aus der Geschäftsleitung nur verzögert beantwortet werden können. Im ungünstigsten Fall verwaltet das Unternehmen diverse Insellösungen, die den Anspruch auf eine konsistente, bereichsübergreifende und flexible Informationsgewinnung auf Dauer nicht gerecht werden können.

Aus diesen Gründen empfehlen wir ein frühzeitiges Auseinandersetzen mit der Entscheidung, wie lange ein Berichtswesen und Controlling basierend auf einem ERP-System Ihren Ansprüchen genügt.

Mehr als nur Reporting

Berücksichtigen wir zudem, dass die Anforderungen in Organisation und Betrieb in ihrer Komplexität schnell zunehmen, bleiben zentrale und konsolidierte BI-Anwendungen mit oder ohne Data-Warehouse (abhängig von den konkreten Reportinganforderungen) als organisationsweites Informationswesen der beste Lösungsansatz. Das Data-Warehouse dient hierbei als unternehmensweite Datenbasis, die entscheidungsrelevante Daten aus verschiedenen Quellen konsolidiert zur Verfügung stellt. Dabei können Sie mit riesigen Datenmengen arbeiten, zum Beispiel mit:

• SAP^® Daten aus verschiedenen Modulen oder
• unterschiedlichen SAP^® Systemen,
• Daten aus Anwendungen anderer Softwareanbieter,
• unstrukturierten Daten und
• Geodaten.

Im Data-Warehouse erzeugen Sie eine einheitliche, verbindliche Datenbasis, archivieren Vergangenheitsdaten und können diese mit aktuellen Daten (in SAP BW/4HANA^® mit Live-Daten) für umgehende Analysen und schnelle Entscheidungen abrufen. Unter S/4HANA^® steht Ihnen S/4HANA^® Analytics für operationales Reporting direkt auf den Daten aus S/4HANA^® Systemen zur Verfügung.

Der Abruf Ihrer Daten erfolgt letztendlich über virtuelle Datenmodelle (z. B. Queries, Views etc.), die ihren Anforderungen entsprechend entwickelt wurden. Diese Daten können Sie sich dann beispielsweise in BusinessObjects Analysis für Excel oder anderen User Interfaces, wie beispielsweise Lumira oder Crystal Reports, darstellen lassen. Dank einer vereinheitlichten und zentralen Datenbeschaffung und Aufbereitung gewinnen Sie Zeit für die eigentlichen Arbeitsaufgaben der Mitarbeiter.

Gewichtiger Vorteil eines Data-Warehouse im Vergleich zum direkten Datenabruf mit dem ERP oder aus dem zugrundeliegenden Quellsystem ist die Historisierung von Daten. Das Speichern von Daten im Data-Warehouse kann stichtagsbezogen, mit Versionsinformationen angereichert und zudem voll automatisiert zu festen Zeitpunkten erfolgen. Dadurch lassen sich selbsterklärend vergangene Datenbestände, die es im ERP-System in dieser Form nicht mehr gibt, wiederherstellen. Die Berichtsdaten, die bspw. vor einem Jahr erstellt wurden, bleiben dem Anwender erhalten und machen Zeitreihenvergleiche möglich.

Das Zwischenfazit kann somit lauten: Für die reine Auswertung der Bewegungsdaten führt Sie Ihr ERP als Quellsystem sicher ans Ziel. Auch wenn Ihnen im direkten Vergleich ein Data-Warehouse diesen Weg unter Umständen sicherer, schneller, komfortabler und nachhaltiger gestalten könnte.

Willkommen in der Königsklasse

Was bisher gänzlich unerwähnt blieb, sind die Möglichkeiten der integrierten Planung. Die Historisierung, Simulation und Planung von Daten gehört zur Königsklasse des Controllings und bedarf auf jeden Fall den Einsatz analytischer Tools. SAP stellt mit SAP BW Integrated Planning (SAP BW-IP) für das SAP Business Warehouse sowie SAP Business Planning & Consolidation (SAP BPC) eine komfortable Infrastruktur für die Realisierung und den Betrieb von Planungsszenarien zur Verfügung. Mit Planungsfunktionen lassen sich Plandaten verteilen, fortschreiben oder anderweitig im System erzeugen. Plandaten lassen sich mit den für das Reporting bekannten Analysetools erfassen und im SAP Business Warehouse speichern. Plandaten und Ist-Daten sind miteinander kombinier- und analysierbar. In Prognoserechnungen lassen sich für aktivierungsfähige Baumaßnahmen und andere Investitionen zukünftige Abschreibungen und Mietertragsprognosen ableiten. Diese in Kombination mit weiteren Plandaten und vorhandenen Finanzströmen ergeben die Prognoserechnung für eine Unternehmensplanung.

Ein bunter Strauß an Lösungen

PROMOS hat in den vergangenen Jahren für verschiedene Kunden diverse Berichte und Anwendungen in den Bereichen Bestand, Vermietung, Betriebskosten, Finanzen, Controlling und Bau entwickelt und somit ein umfangreiches Know-how zur Konzeption solcher Lösungen aufgebaut. Um Ihnen einen Eindruck der vielfältigen Möglichkeiten mit SAP^® BW zu verschaffen, stellen wir Ihnen hier eine Auswahl vor:

• Diverse Kennzahlen unterschiedlicher Themenbereiche werden mit dem Quartalsreporting in komprimierter Form zusammengefasst und dargestellt. Dies sind Kennzahlen zu Bestandsveränderungen, Vermietungsthemen, Belegung bzw. Gründe für Leerstand, Forderungen und Verbindlichkeiten, Kündigungen usw. Ähnlich wie mit einem KPI-Dashboard wird das Management auf einen Blick über die Lage des Unternehmens informiert und kann zudem unterschiedliche Unternehmenseinheiten oder Zeiträume miteinander vergleichen.
• Mit der Performanceanalyse haben wir für einen Kunden ein Werkzeug entwickelt, mit welchem sich anhand eines Werttreiberbaums Auswirkungen durch Investition und Flächenveränderung, Mietanpassung oder weitere Veränderungen am Objekt bzw. im Bestand analysieren lassen. Ebenso ist der Vergleich unterschiedlicher Objekte miteinander möglich. Sie erkennen sehr einfach, mit welchen Stellschrauben sie den Erfolg Ihrer Immobilien positiv beeinflussen.
• Mit einer Investitionsrechnung über die nächsten 10, 15 oder 20 Jahre wird in einem vollständigen Finanzplan die Entwicklung einzelner Objekte oder auch des Unternehmens prognostiziert. Anhand der Aufteilung jeder einzelnen Immobilie in Bauteile wird mit deren Nutzungsdauer und Ersatzkosten der zeitliche Investitionsbedarf hergeleitet. Zusätzlich lassen sich mit den zugrunde liegenden Daten in Anlehnung an die ImmoWertV die Sachwerte der einzelnen Objekte für Versicherungszwecke ableiten.
• Mit der Mietertragsprognose können Sie die Entwicklung Ihrer Mieteinnahmen simulieren und zum Beispiel mit Marktmieten vergleichen. Ihre Entscheidung zu notwendigen Mietanpassungen wird dadurch enorm unterstützt. Die Prognose erfolgt mit parametrisierten Planwerten und kann bis auf die Ebene eines einzelnen Mietvertrages nachvollzogen werden. Einflussfaktoren, wie Mietspiegel, Mietausfall, Fluktuation, Kosten für die Modernisierung oder Mieterwechsel, lassen sich berücksichtigen.
  
• Kostenstellenplanung, Objektplanung, Planung von Investitionen sind die wohl bekanntesten Planungsthemen. Die Zusammenführung aller Planungsthemen und Verzahnung miteinander ergibt im Ergebnis eine Unternehmensplanung. Planwerte lassen sich dabei auf unterschiedlichen Strukturelementen, wie beispielsweise Kostenstelle, Profitcenter, Wirtschaftseinheit und PSP-Element, entsprechend Planungsthema und Detailierungsgrad erfassen. Der Einsatz einer integrierten Lösung schafft Ihnen nicht nur Planungssicherheit, sondern entlastet signifikant das operative Management und schafft Freiräume für strategische Entscheidungen.

Die PROMOS Lösungen aus dem Bereich Business Intelligence reduzieren den Aufwand bei der Berichterstellung und erleichtern den Zugang zum Berichtswesen und den analytischen Anwendungen für viele unterschiedliche Benutzergruppen in Ihrem Unternehmen. Außerdem werden die Mitarbeiter in die Lage versetzt, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. Und diese bestehen nicht aus der tagelangen Aufbereitung und Plausibilisierung von Daten, sondern vielmehr in der Ableitung konkreter Handlungen aus dem gewonnenen Wissen zum Management Ihrer Immobilien.