Das Dilemma im Projektmanagement – Zwischen Wunsch und Wirklichkeit

Wie kann das sein? Zum besseren Verständnis sind eine detaillierte Analyse der Phasen und Bausteine eines Projektes äußerst hilfreich. Und bei genauerem Hinschauen offenbart sich das Dilemma im Projektmanagement – aber keine Sorge, wir haben einige Lösungsvorschläge in petto. Lassen Sie uns gemeinsam zu einer imaginären Bergbesteigung aufbrechen! Vielleicht entdecken Sie neue Strategien, die wir Ihnen mit auf den Weg geben können.

Bevor es losgeht: Vorbereitung ist alles

Damit ein großes Vorhaben gelingt, bedarf es einer gründlichen Vorbereitung. Für eine Bergbesteigung würden wir uns jetzt unsere Ausrüstung zusammenstellen und auch für unser ERP-Projekt müssen geeignete Grundlagen geschaffen werden. Im Großen und Ganzen durchläuft man folgende Schritte.

Die Idee. Die Idee ist der Ursprung des Projektes. Der Kunde stellt Überlegungen an, was das Ziel der Zusammenarbeit ist. Schon diese Phase ist essenziell für das Gelingen des gesamten Unterfangens. Denn wie soll man eine Tour planen, wenn man gar nicht weiß, auf welchen Gipfel es gehen soll?

Die Anbahnung. Das Ziel ist definiert und der Kunde sucht einen Partner, welcher das Projekt mit ihm realisiert. Hier gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Zum einen über eine klassische Ausschreibung – hier wird in einem Anforderungskatalog detailliert beschrieben, wie das neue ERP-System aussehen soll. Diese Vorgehensweise setzt beim

Kunden einen hohen Arbeits-, Zeit- und somit Kostenaufwand voraus, noch bevor das eigentliche Projekt begonnen hat. In der zweiten Variante lässt sich eine andere Perspektive einnehmen, indem Best Practice Lösungen abgefragt werden, beispielsweise um zunächst in Erfahrung zu bringen, wie ein wohnungswirtschaftliches System im besten Falle aussehen würde. Wenn wir wieder unsere Bergsteiger-Analogie bemühen, könnte man sagen, dass in dieser Variante der erfahrene Bergführer gefragt wird, wie man eine Bergbesteigung am besten realisiert. Schließlich hat er schon einige Aufstiege hinter sich und weiß, wo die Tücken lauern.

Das Angebot. In dieser Phase wird die Anfrage mit einem Angebot beantwortet. Um ein Angebot für eine detaillierte Ausschreibung zu erstellen, beschäftigen wir uns intensiv mit den aufgelisteten Anforderungen. Der PROMOS Lösungsansatz greift in erster Linie auf unser Template zurück, denn das spart beim Kunden Zeit und Geld. Erst in zweiter Instanz erfolgt die Beantwortung durch individuelle Lösungen, weil diese deutlich kostenintensiver sind und einen größeren Zeithorizont bedürfen. So kann es sich mit Blick auf die Gesamtlaufzeit des Projektes lohnen, auf eine Best Practice Lösung einzugehen.

Der Berg ruft: der Aufstieg beginnt

Mit dem angenommenen Angebot sind die Vorbereitungen abgeschlossen und alle Beteiligten bereit für den Projektstart. Für den Erfolg des Projektes müssen vier Bereiche in Einklang gebracht werden: Budget, Zeit, Qualität/Inhalt sowie Stakeholder-Zufriedenheit. Man kann sich diese Dimensionen wie eine Hängebrücke an einem entscheidenden Punkt auf der Wanderroute vorstellen, die von vier Seilen gehalten wird. Ist eines der Seile lose, wird das Überqueren der Brücke zu einer wackeligen Angelegenheit. Deshalb müssen die Seile mit verschiedenen Werkzeugen festgezurrt werden. Ein Instrument ist zum Beispiel der Vertrag. In der Praxis unterscheiden wir zwei wichtige Modelle, den Werkvertrag und den Dienstleistungsvertrag. Für beide Vertragsarten sprechen Vor- und Nachteile.

Der Werkvertrag enthält neben einem fixen Budget und einem festgelegten Zeitplan eine konkrete Werksbeschreibung, in welcher Projektschritte und Arbeitsinhalte detailliert fixiert sind. Während des Projektes wird fortwährend abgeglichen, ob die vom Kunden gestellten Arbeitsaufträge sich so im Werkvertrag wiederfinden. Ist das nicht der Fall, muss dieser in Form einer Änderungsanforderung (Change Request) angepasst werden. An dieser Stelle offenbart sich auch schon der größte Nachteil eines Werkvertrages: denn er erfordert einen sehr hohen Projektleitungsaufwand. Das Abgleichen und Anpassen via Change Request ist ein wahrer Zeitfresser und bündelt auf beiden Seiten viele Ressourcen, welche dann in der Projektumsetzung fehlen.

Der Dienstleistungsvertrag hat gegenüber dem Werkvertrag einen sehr viel geringeren Projektleitungsaufwand. Hierbei stellt PROMOS den Kunden ein vereinbartes Kontingent an Beratertagen zur Verfügung. Darüber hinaus ist das Projektziel allgemein definiert, z.B. die Umsetzung der Best Practice Lösung. Zum Quartalsanfang werden jeweils fünf bis sechs Quartalsziele besprochen, die es zu realisieren gilt. Da es keinen festen Werkvertrag und keinen umfangreichen Anforderungskatalog gibt, müssen auch keine Change Requests beantragt werden, was Projektleitungs- sowie Einstiegskosten reduziert. Die Zusammenarbeit auf Basis eines Dienstleistungsvertrages ist dadurch schneller, preiswerter und flexibler. Sie setzt aber auch vertrauensvolle und verantwortungsbewusste Geschäftsbeziehungen voraus, welche für uns das Fundament einer erfolgreichen Zusammenarbeit ausmachen.

Zusammenfassend kann man sagen, dass der Dienstleistungsvertrag einen entscheidenden Vorteil bietet. Durch einen geringen Projektleitungsaufwand können Zeit und Kosten eingespart werden. Wichtigste Voraussetzung sind Vertrauen und ein sehr organisiertes Vorgehen auf beiden Seiten, damit man nicht von der vereinbarten Wanderroute abkommt. Der Werkvertrag ist die Variante mit Netz und doppelten Boden. Diese Zusatzausstattung kostet dann aber auch: Vorbereitungsaufwand zum Erstellen des Anforderungskataloges und ein hoher Projektleitungsaufwand während des Projektes bedürfen viel mehr Ressourcen.

Die Grundpfeiler des Projektmanagements

Kommen wir noch einmal zurück auf die Grundpfeiler Budget, Zeit, Qualität sowie Stakeholder-Zufriedenheit. Denn neben der Vertragsform gibt es noch weitere Stellschrauben, um die vier Bereiche positiv zu beeinflussen und in Einklang zu bringen.

Am wenigsten problematisch gestaltet sich in der Praxis, die Ziele zu Qualität/Inhalt einer Lösung zu erfüllen. PROMOS kann auf einen nicht vergleichbaren Pool an Projekterfahrungen und Lösungen für jeden nur denkbaren Geschäftsfall in der Immobilienverwaltung zurückgreifen. Entweder wird nach unserem Best Practice Vorschlag gearbeitet oder die Inhalte konnten im zuvor erarbeiteten Werkvertrag definiert werden.

Das Budget ist im Rahmen eines Werkvertrages oft fixiert. In diesem Fall erstellt PROMOS einen Zahlungsplan mit Meilensteinen, welcher dem Projektverantwortlichen auf Kundenseite eine einfache Budgetkontrolle ermöglicht. Bei einem Dienstleistungsvertrag erhält der Kunde monatliche Rechnungen und die Budgetkontrolle geht mit guten Planungs- und Kommunikationsfähigkeiten einher.

Der Aspekt Zeit ist in Projekten oft die emotional größte Herausforderung. Hier steht der Wunsch des Kunden nach einer möglichst schnellen Produktivsetzung unseren Erfahrungswerten gegenüber. Aus Kundensicht ist der ersehnte Gipfel nicht weit entfernt und fast erklommen, doch wir als Dienstleister berichten über steile Hänge, die nicht in der geforderten Zeit zu besteigen sind. Wenn wir uns doch auf einen schnellen Aufstieg einigen, ist unser wesentlichster Einflussfaktor die proaktive Kommunikation: so stellen wir sicher, dass der Kunde nicht erst auf Nachfrage von Verzögerungen im Projektablauf erfährt. Er bekommt diese Information direkt, zusammen mit einem Lösungsvorschlag.

Andernfalls wäre der vierte und komplexeste Grundpfeiler gefährdet, die sogenannte Stakeholder-Zufriedenheit. Zum einen komplex, weil es sehr viele unterschiedliche Stakeholder für das Projekt gibt: angefangen bei den Nutzern des ERP-Systems über die Geschäftsführung auf Kundenseite bis hin zu den Kunden unserer Kunden, wie bspw. den Mietern. Zum anderen spielen hier keine harten Fakten, sondern auch subjektive Wahrnehmungen eine Rolle. So kann man die Punkte Budget, Zeit und Inhalt wie vereinbart erbringen – und doch besteht die Möglichkeit, dass die Stakeholder mit dem Endprodukt nicht zufrieden sind. Deswegen gleicht PROMOS im Verlauf eines Projekts die Entwicklungen mit den Einschätzungen der Stakeholder ab, um nah an ihren Bedürfnissen zu bleiben und bei Abweichungen schnell zu reagieren. Eine gute Kommunikation ist hierfür obligatorisch.

Unsere Tools für eine erfolgreiche Tour

Um die Kompetenzen unserer Projektleiter zur Steuerung anspruchsvoller Projekte fortwährend zu erweitern, lassen wir unsere Berater bei der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement bzw. International Project Management Association zertifizieren. Darüber hinaus nutzen wir eine Reihe weiterer Tools für ein erfolgreiches Projektmanagement. Beispielsweise münden die Erkenntnisse aus allen Projekten in unserem standardisierten Projektmanagement-Handbuch (PMH). Dort enthalten sind u. a. Mikro-Tools, die einzelne Projektschritte signifikant unterstützen. Bestes Beispiel ist die Datenüberleitung und Migration in IT-Projekten, welche zu den meist unterschätzten Teilthemen gehört. Sind Daten falsch, verzögert sich die planmäßige Produktivsetzung. Deshalb erfordert dieser Schritt viel Detailkenntnisse und interdisziplinäre Projektabstimmung. Best Practices aus agiler Projektmethodik sowie Tools für ein optimales Ressourcenmanagement, sowohl zur Kapazitätsplanung als auch zur Vereinfachung der standortübergreifenden Zusammenarbeit, runden den PROMOS Werkzeugkasten ab.

Gedanken vor dem nächsten Gipfelsturm

Projektmanagement ist nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Wie wir gesehen haben, müssen einige Entweder-Oder-Entscheidungen getroffen werden, welche einen entscheidenden Einfluss auf den Projektverlauf haben. Wir als PROMOS stehen Ihnen als verlässlicher Ansprechpartner zur Verfügung. Wir bieten Erfahrungen aus zwanzig Jahren Projektmanagement sowie einen Rucksack voller Tools, um IT-Projekte erfolgreich abzuschließen. Wir freuen uns auf neue spannende und herausfordernde Projekte und hoffen, dass Ihnen unser Beitrag Mut verleiht, auf den manchmal unbekannten Pfaden zu wandern.