Die ProPotsdam rüstet auf – Der Weg von SAP® RE Classic nach SAP S/4HANA®

Der stetige Wille zur Verbesserung und Weiterentwicklung spiegelt sich bei der ProPotsdam in einer starken Innovationskraft wieder. Mehr als einmal war die ProPotsdam an der Realisierung neuer, wegweisender Lösungen beteiligt. So wurde sie bereits in 2006 für die Entwicklung eines integrierten Facility Managements auf SAP^® Basis ausgezeichnet, dessen wesentlicher Hauptbestandteil die damals mit PROMOS gemeinsam geschaffene Handwerkerkopplung war. Im Laufe der Zeit wurde bei der ProPotsdam eine ganze Reihe von ehrgeizigen Projekten konsequent verfolgt und umgesetzt, sodass viele nützliche Einzellösungen für ihr SAP^® System entstanden. So wurden beispielsweise sehr frühzeitig Themen wie das papierlose Büro durch die elektronische Mietvertragsakte, die Verbrauchsanalyse in der Nebenkostenabrechnung oder der CO₂ Footprint angegangen. Technologisch gesehen war SAP^® RE Classic lange Zeit für ihre Bedürfnisse vollkommen ausreichend, was für die ProPotsdam der Hauptgrund war, trotz der Verfügbarkeit von RE-FX, bei ihrer Lösung zu bleiben.

Warum jetzt und warum eigentlich S/4HANA^®?

Obgleich des sehr guten und spezialisierten Systems des Potsdamer Unternehmens mehrten sich im Laufe der Jahre die Zeichen, dass es Zeit wurde, technologisch einen Schritt weiter zu gehen. Um langfristig an den Weiterentwicklungen digitaler Lösungen zu partizipieren und das wachsende Gesellschaftskonstrukt sowie den damit einhergehenden Anstieg an Aufgaben auch zukünftig in ihrem ERP-System optimal abbilden zu können, musste man sich größeren Veränderungen zuwenden. Da SAP^® RE Classic bereits seit Langem nicht mehr weiterentwickelt wird und das Auslaufen der Wartung von SAP^® ERP 6.0 für 2025 von SAP angekündigt wurde, war klar, dass vollkommen neue Wege gegangen werden mussten. Die Aussicht darauf, mit dem Umstieg auf SAP S4/HANA^® die Systemperformance zu verbessern, gleichzeitig jedoch auch zusätzliche Prozesse im System abzubilden, machte eine Umstellung besonders attraktiv. „Der Zeitpunkt war für uns perfekt, da wir mit dem Umstieg auf das neueste SAP^® ERP Produkt eine große Investitionssicherheit gewannen und weitere Umstellungsprojekte in naher Zukunft vermeiden konnten“, erläutert Monika Gräf, Projektleiterin SAP^® Migration, die Vorüberlegungen der ProPotsdam. Im Laufe der Jahre waren bei den Mitarbeitern Erwartungen entstanden, welche ihr System schon immer einmal erfüllen sollte. Es galt deshalb nicht, alte Lösungen beizubehalten, sondern bestimmte
Prozesse neu zu denken und technisch abzubilden.

Monika Gräf, Projektleiterin SAP^® Migration, ProPotsdam GmbH

Mit dem richtigen Partner an der Seite – auf die Plätze, fertig, los!

Für die Umstellung blieben als Optionen entweder eine schrittweise Migration der Prozesse und Daten von Classic über RE-FX zu S4/HANA^® oder eine Greenfield Migration direkt nach S4/HANA^®. Bildlich gesprochen: Anstatt ein bestehendes Haus mit all seinen Besonderheiten Schritt für Schritt in einem langen Prozess zu renovieren und ihm ein neues Antlitz sowie eine neue Ausstattung zu verschaffen, hatte man die Möglichkeit, ein neues Haus nach seinen Vorstellungen in einem zeitlich begrenzten, aber arbeitsintensiven Rahmen zu errichten und lediglich Bewohner und Möbel umzuziehen. Als die Entscheidung gegen den langwierigen und kleinteiligen Brownfield-Ansatz gefallen war, ging es darum, die umfangreichen Anforderungen an das neue System in einem internationalen Ausschreibungsprozess zu kommunizieren. „Mit PROMOS hat das Verfahren zu einem Bieter geführt, der durch seine langjährige Erfahrung und tiefe Branchenkenntnis der Aufgabe gewachsen war, unsere umfangreichen Anforderungen zu realisieren und der außerdem unser langjähriges Vertrauen in Sachen digitales Immobilienmanagement genießt“, kommentiert Gräf das Ausschreibungsergebnis. Ende 2017 wurden die Verträge in trockene Tücher gebracht, sodass das Projekt in 2018 pünktlich starten konnte.

Ehrgeizig gemeistert – Ein Projekt mit Herausforderungen

Für das Projekt brachte PROMOS bereits einige Erfahrung in der Umstellung auf S/4HANA^® mit. Die besondere Herausforderung im Fall der ProPotsdam war das sehr große und fein strukturierte Datenvolumen, das es zu überführen galt. „Im Projekt lag unser besonderes Augenmerk darauf, nicht nur einfach unsere Daten von A nach B zu verschieben, sondern diese auch kritisch unter die Lupe zu nehmen. In diesem Zuge haben wir uns von vielen Daten und nicht mehr benötigten Buchungskreisen gelöst“, erläutert Gräf die erfolgte Bereinigung der Datenstruktur. In Bezug auf den detaillierten Anforderungskatalog musste zudem genauestens analysiert werden, wie die individuellen Vorstellungen umgesetzt werden können. Erik Walter, stellvertretender Projektleiter von Seiten der PROMOS, berichtet: „Viele Dinge neu zu denken und das in einem relativ jungen System – das machte unser Projekt zu einem komplexen, aber gleichzeitig ungemein spannenden Vorhaben. Zum Erfolg beigetragen hat vor allem auch die Bereitschaft der ProPotsdam, selbst entsprechende zeitliche und personelle Ressourcen in ausreichender Form zur Verfügung zu stellen. Ihre sehr gute Projektplanung und die Bildung einer eigenen Projekthierarchie hat dazu geführt, dass die Zusammenarbeit ganz hervorragend funktioniert hat.“ Innerhalb eines Jahres wurde das neue System SAP S/4HANA^® aufgesetzt, sodass sie zum 01. Januar 2019 produktiv gehen konnten. Im Rahmen der Digitalisierungsstrategie wurden zusätzlich easysquare workflow und das CRM Ticketsystem der PROMOS eingeführt, die es den Mitarbeitern erlauben, deutlich prozessorientierter zu arbeiten. Darüber hinaus hat man sich für die Einführung der easysquare Mieter-App sowie der Vermietungslösung entschieden. Mit aktuell^[1] 2.006 registrierten Nutzern ist die Resonanz der Mieter sehr positiv.

Bereit für die Zukunft – Fiori^® als Basis für neue Arbeitswelten

Durch die Umstellung auf die neue Systemlandschaft profitieren die Anwender unmittelbar von einer deutlich stärkeren Performance. Ein Großteil der SAP^® Auswertungen, wie z. B. die Sollstellung, laufen heute sehr viel schneller. Darüber hinaus hat die Abbildung neuer Prozesse mit easysquare workflow einen positiven Einfluss auf die Effizienz und Datenqualität im Unternehmen. Mit einem Auge auf die Zukunft ist zudem festzustellen, dass die Umstellung auf S/4HANA^® die Basis zur Nutzung der modernen Fiori^® Oberflächen sein wird. Diese ermöglichen ein Arbeiten abseits der transaktionsbasierten Strukturen vergangener SAP^® Systeme. „Vor allem jüngere Mitarbeiter sind andere Eingabesysteme gewohnt. Man wünscht sich klare und aufgeräumte Web-Oberflächen mit schnellen, rollenspezifischen Übersichten. Wir haben somit das Rüstzeug für die Zukunft in der Hand und werden uns nun mittelfristig mit dessen Ausgestaltung auseinandersetzen“, erläutert Gräf das Potenzial des neuen Systems.

Mit SAP Fiori^® können zukünftig Auswertungen direkt in SAP^® vorgenommen werden, ohne hierfür Drittsysteme zu nutzen. Darüber hinaus muss perspektivisch nicht mehr zwingend ein SAP^® Client ausgeliefert werden, da das System mit dem Browser oder mobil bedient werden kann.

„Wir begegnen im Markt immer wieder der Frage, warum eine Umstellung auf S/4HANA^® jetzt schon sinnvoll wäre, da bis zum Wartungsende ja noch Zeit sei. Am Beispiel der ProPotsdam erkennt man, dass in bestimmten Fällen eine Greenfield Strategie sinnvoll sein kann und diese einer deutlich längeren Vorarbeit bedarf. Wir raten unseren Kunden deshalb, rechtzeitig mit uns in Kontakt zu treten, da die Ressourcen der Dienstleister am Markt begrenzt sind. Wir bieten für die Umstellung auf S/4HANA^® Workshops und finden gemeinsam mit unseren Kunden ein sinnvolles Einführungsszenario, das für uns alle passt“, fasst Thoralf Beyer, Chief Sales Officer der PROMOS, zusammen.

redaktion@openpromos.de

1. Stand 05.09.2019