Der mobile Mieterwechsel – Eine nachhaltige Lösung bei der HOWOGE

Das mit PROMOS eingeführte und zum 01. Januar 2018 erfolgreich in Betrieb genommene SAP^® System mit dem neuesten S/4HANA^® Standard ist Dreh- und Angelpunkt aller unternehmerischen Prozesse. Um an das neue ERP-System auch Arbeitsschritte vor Ort im Wohnungsbestand anzubinden, werden für verschiedenste Aufgaben mobile Endgeräte mit easysquare mobile verwendet, so z. B. die Schadenserfassung oder Verkehrssicherung.

Besonders wichtig war der HOWOGE die Digitalisierung ihres Mieterwechselprozesses. Denn eine durchgängige Kommunikationskette ohne Datenverluste hat für beide Seiten Vorteile – für den Mieter wie auch für das Wohnungsunternehmen. Versetzen wir uns einmal in die Mieterseite!

Die mobile Wohnungsübergabe als Win-win-Situation

Im Rahmen eines Umzuges muss der Mieter zahlreiche Aufgaben planen und bewältigen. Kisten müssen gepackt, Transporte organisiert und Behördengänge gemanagt werden. Hinzu kommen die Wohnungsübergaben in alter und neuer Wohnung. Da diese in der Regel nicht zur Alltäglichkeit des Umziehenden gehören, geht der Prozess bei vielen mit einem Gefühl der Unsicherheit einher. Die exakte Aufnahme des Zustands der Wohnung muss sichergestellt sein, da sie die Basis für einen eventuellen späteren Auszug bildet.

Im Vergleich zu einer papierbasierten Protokollierung bietet die Wohnungsübergabe per App sowohl für den Mieter als auch den Vermieter deutliche Vorteile. In der App sind die Daten des zukünftigen Mieters bereits hinterlegt. Sie werden automatisiert aus dem SAP^® System der HOWOGE eingespielt. Das spart für beide Seiten Zeit und verhindert mögliche Tipp- bzw. Schreibfehler. Muss eine Angabe zur Person ergänzt oder aktualisiert werden, kann dies direkt vor Ort in der App vorgenommen werden. So kann beispielsweise eine Mobilnummer hinzugefügt oder eine E-Mail-Adresse geändert werden. Anschließend wird der Zustand der Wohnung anhand in der App vorgegebener Punkte aufgenommen. Per Fingertipp werden Haken gesetzt, ob beispielsweise Armaturen intakt sind oder ein Herd in der Wohnung vorhanden ist. Mittels  einer integrierten Fotofunktion können zudem eventuelle Mängel oder Besonderheiten der Wohnung exakt festgehalten und ggfs. mittels eines ergänzenden Beschreibungstexts dokumentiert werden.

Auch die Erfassung der Zählerstände von Heizung und Wasser wird in einem entsprechenden Formularfeld in der App vorgenommen. Der mobile Mieterwechsel der HOWOGE verfügt zudem über die Möglichkeit, per Foto eine Erklärung für die Übernahme von Wohnungseinrichtungen des Vormieters in das mobile Übergabeprotokoll zu integrieren. Abschließend wird die Wohnungsübergabe von Mieter- und Vermieterseite per digitaler Signatur in der App bestätigt. Das Übergabeprotokoll wird dann automatisch per E-Mail an den neuen Mieter versendet und gleichzeitig in das SAP^® System der HOWOGE rückintegriert. Insgesamt wird durch die digitale Vorgehensweise zum einen die Datenqualität deutlich verbessert und zum anderen der Papiereinsatz wesentlich reduziert. Werfen wir nun einen Blick auf Projekt- und Unternehmensseite!

Eine Aufgabe von Größe

Gleichzeitig mit der Produktivsetzung von SAP S/4HANA^® wurde auch der mobile Mieterwechsel mit easysquare bei der HOWOGE in Betrieb genommen. Dass ab der Stunde null alles reibungslos funktioniert, war allen Projektbeteiligten wichtig, ist jedoch keinesfalls selbstverständlich. Beim Mieterwechsel handelt es sich um einen sehr komplexen Prozess, der bei einem Unternehmen wie der HOWOGE mit mehr als 62.000 Wohneinheiten zum regelmäßigen Tagesgeschäft gehört.

Im Rahmen der Konzeptionierung und erster Workshops wurde entschieden, den Mieterwechsel nicht schrittweise, sondern zu einem Stichtag komplett umzustellen. Das machte umfangreiche und aufwändige Tests sowie zielgerichtete Schulungen notwendig. Darüber hinaus band die HOWOGE sehr frühzeitig alle betroffenen Bereiche in die Konzeptionierung ein. Mit den Informationen von Hausmeistern und Kundenbetreuern konnte so eine passgenaue und praxisnahe Lösung geschaffen werden. Auch die intensive Schulung von Key-Usern, die dann wiederum ihr Wissen an die Operative transferieren konnten, war ein Erfolgsfaktor im Projekt. „Letztendlich konnten wir uns durch unsere gewissenhafte Vorgehensweise sicher sein, dass die Lösung funktioniert und problemlos von unseren Mitarbeitern genutzt werden kann. So kam es dann auch“, erläutert Daniela Hauel, Projektleiterin der HOWOGE, die Vorgehensweise im Projekt.

Der easysquare Mieterwechselprozess – eine individuelle Angelegenheit

Die bei der HOWOGE eingeführte Lösung basiert auf dem standardmäßigen easysquare Mieterwechselprozess. Sie bildet den erfolgreich erprobten und bei vielen anderen Kunden im Einsatz befindlichen Grundstein für weitergehende Spezialisierungen. Diese Vorgehensweise verringert spätere Fehler im Produktiveinsatz auf ein Minimum. Besonderheit bei der Umsetzung im Rahmen des Projekts war das Aufsetzen auf den technischen Stammdaten der HOWOGE, anstatt auf den RE-Stammdaten, wie sonst üblich. Das hatte für den Prozess unter anderem den Vorteil, dass die technischen Stammdaten (Technische Plätze, Baugruppen) detaillierter gepflegt werden und somit der tatsächliche Bestand im Rahmen der Begehung dargestellt und direkt angepasst werden kann. Außerdem wurden einige Unternehmensspezifika sowie individuelle Anforderungen der HOWOGE in den Prozess eingebaut. So wird beispielsweise bei der Wohnungsübergabe eine Grundrissanzeige in der App ermöglicht und es kann per Fotofunktion eine Übernahmeerklärung für Einbauten des Vormieters beigefügt werden. Wichtig war der HOWOGE zudem, bei der Rückintegration der Daten in das SAP^® System auf das 4-Augen-Prinzip zurückzugreifen. „Wir haben uns hier eine Art doppelten Boden eingebaut. Erfasst ein Mitarbeiter vor Ort Daten, dann schaut immer nochmal jemand drüber. So kann verhindert werden, dass versehentlich fehlerhafte Daten ins System gespielt werden“, begründet Hauel die Entscheidung für die Sicherheitsvorkehrung.

Immer in Bewegung

Bis dato^[1] wurden mittels der easysquare App auf rund 280 mobilen Endgeräten fast 6.000 Wohnungen übergeben. Von Beginn an war die Projektgruppe überzeugt, mit der Entscheidung für die Mobilisierung des Prozesses alles richtig gemacht zu haben.

Vor allem der hohe Automatisierungsgrad und die Verbesserung der Datenqualität durch die gegebene Rückintegration sind Vorteile, die im Unternehmen nicht mehr wegzudenken sind. „Wir können mithilfe der Lösung pro Jahr rund 100.000 Blatt Papier sparen und sind bei Wohnungsübergaben bis zu 50 Prozent schneller als zuvor“, freut sich Hauel über die nachhaltige Verbesserung im Unternehmen und ergänzt weiter: „Natürlich sind wir mit unseren Überlegungen noch nicht am Ende. Es ergeben sich weitere Optimierungspotenziale, die wir Schritt für Schritt umsetzen werden.“ So ist beispielsweise eine Versorgeranbindung geplant, mittels derer Zählerstände automatisiert übermittelt werden. Aber auch die bearbeitergesteuerten CRM Workflowprozesse werden ausgebaut und weitere mobile Prozesse stehen in den Startlöchern, wie z. B. die Lieferantenbeurteilung, einer systemischen Möglichkeit zur Evaluierung der Zulieferer der HOWOGE.

1. Stand 08.07.2019