IFRS 16 – Wie die PHOENIX group einen erfolgreichen Frühstart hinlegte

Als führender Gesundheitsdienstleister stellt die PHOENIX group Tag für Tag sicher, dass Arzneimittel dorthin gelangen, wo sie gebraucht werden, und fungiert als Bindeglied zwischen Hersteller und Patient. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Mannheim agiert europaweit. Mit 27 Ländern bietet es eine einzigartige Flächenabdeckung und leistet mit über 37.000 Mitarbeitern in den Sparten Groß-, Einzelhandel und Pharmaservices einen wichtigen Beitrag für eine umfassende Gesundheitsversorgung. Um ihre Mission zu erfüllen, greift PHOENIX auf 163 Distributionszentren, 2.500 eigene Apotheken, Logistikzentren und Transportfahrzeuge zurück. Da nicht alle Betriebsmittel zwingend zum eigenen Bestand gehören, unterliegt die PHOENIX group als Leasingnehmer – wie so viele andere – dem neuen Rechnungslegungsstandard IFRS 16.

Schluss mit off-balance

Mit Inkrafttreten zum 01. Januar 2019 entfällt demnach für Leasingnehmer das Wahlrecht zwischen einem Finanzierungs- und einem operativen Leasing. Insbesondere Unternehmen, die bisher umfangreich vom operativen Leasing Gebrauch gemacht haben, müssen sich auf erhebliche bilanzielle Auswirkungen einstellen. Warum? Das Finanzierungsleasing ähnelt im Grunde einem fremdfinanzierten Kauf, weshalb es als Vermögenswert auf der Aktiv- sowie als Verbindlichkeit auf der Passivseite abgebildet werden musste. Das operative Leasing gleicht dagegen eher einer Miete und musste bisher gar nicht in der Bilanz dargestellt, sondern lediglich im Anhang aufgeführt werden (off-balance). Das heißt, wenn nun alle Leasinggeschäfte in die Bilanz aufgenommen werden, die vorher lediglich als operatives Leasing angegeben wurden, wirkt sich das auf wichtige Kennzahlen aus: Beispielsweise kann die Verschuldung und Zinsbelastung eines Unternehmens steigen, wohingegen die Eigenkapitalquote sinkt. Darüber hinaus müssen gemäß IFRS 16 sämtliche Verträge dokumentiert werden, weshalb deutlich mehr Informationen über die Leasingverhältnisse erforderlich sind. Demnach wirken sich die neuen Regelungen zwangsläufig auch auf die internen Prozesse und Kontrollen aus.

Um die neuen Bilanzierungsregeln vollständig umsetzen zu können, hat sich die PHOENIX group frühzeitig mit den dafür notwendigen Veränderungen in der IT befasst und in 2017 das interne Projekt REAL aufgesetzt. Der Name REAL steht für Real Estate and Leasing und spiegelt zugleich die beiden Anforderungen an die neue IT Lösung wieder. Denn nicht nur der IFRS 16 Standard sollte angemessen erfüllt, sondern auch das zentrale Vertragsmanagement unternehmensweit abgebildet werden. Verantwortet wurde das Projekt in fachlicher Hinsicht von Herrn Wagner sowie in der Gesamtumsetzung von Frau Mayer.

Nichts für Excel

Die PHOENIX group ist in 27 Ländern aktiv und verfügt damit über ein sehr diversifiziertes Länderportfolio. Vor der Zusammenführung befanden sich in den jeweiligen Ländern zum Teil sehr unterschiedliche Systeme im Einsatz – von Excel über Webtools bis hin zu einer Eigenlösung. Um die Informationen aus den Leasingverträgen in der Bilanz aktuell darstellen zu können, bedarf es jedoch einer stabilen, standardisierten Integration in die Finanzbuchhaltungs- und Controlling-Systeme. Vor dem Hintergrund, dass enorme Datenmengen zu verarbeiten sind und sowohl mehrere Sprachen als auch Währungen abgebildet werden müssen, verabschiedete sich die PHOENIX group von Excel. Man entschied sich stattdessen für eine einheitliche, übergreifende Verwaltungssoftware auf Basis von SAP^® RE-FX. Neben einer gemeinsamen Datenstruktur für alle Länder, profitiert der Konzern zudem von den neuen technischen Möglichkeiten, z. B. Vertragsfristen zu überwachen, Vergleiche anzustellen, Reportings durchzuführen sowie der mobilen Anwendung des Tools.

Markus Wagner, fachlicher Projektleiter bei PHOENIX group

Da es bereits als führendes ERP-System bei der PHOENIX group eingesetzt wurde, genoss SAP^® bei der Auswahl einer geeigneten Lösung einen maßgeblichen Vorzug. Um vertragsrelevante sowie Buchhaltungsdaten auszutauschen, kann die nahtlose Integration in SAP^® effektiv genutzt werden. Die Harmonisierung der IT Infrastruktur reduziert die hohe Anzahl bestehender Technologien und schafft beste Grundvoraussetzungen für den Roll-out in weitere Länder der PHOENIX group. Außerdem verfügt die Unternehmens-IT ohnehin über Know-how für die Wartung von SAP^® Produkten, sodass hier Synergien erzielt werden können. Für alle Länder, die noch kein SAP^® nutzen, wird der Zugriff zur Erfassung von Verträgen über webbasierte Anwendungen ermöglicht.

Bestens vorbereitet

Auf der Suche nach einem geeigneten Projektpartner fiel die Entscheidung auf PROMOS consult. Als Experte für immobilienwirtschaftliche SAP^® Komponenten kann PROMOS auf jahrelange Erfahrungen mit dem Vertragsmanagement Tool von SAP zurückgreifen. Der Dienstleister kennt die Kniffe im System und weiß, dass RE-FX die beste Lösung ist, um alle erdenklichen Verträge abzubilden. Vom Anlegen der Vertragsarten und Verwalten der Vertragspartner über das Monitoring sämtlicher Termine während einer Vertragslaufzeit bis hin zur Pflege detaillierter Vertragskonditionen bietet RE-FX das gesamte Funktionsspektrum eines kompletten Vertragsverwaltungstools. Alle Daten fließen in einen zentralen Datenpool, so dass die Leasingverträge schließlich nach den verschiedenen Anforderungen bewertet werden können, und dies sowohl entsprechend lokaler Rechnungslegungsvorschriften (local GAAP) als auch nach IFRS.

Innerhalb weniger Monate konnten ein einheitliches Stammdatenmodell und Vertragsmanagement aufgesetzt werden. Beide wurden anschließend in ausgewählten Pilot-Ländern getestet. Zu den sicherlich größten Herausforderungen zählten die Sammlung und Digitalisierung sämtlicher Verträge, da mit IFRS 16 auch die lückenlose Dokumentation sowie Archivierung verpflichtend wurde. „Zu unseren ca. 6.000 Leasingobjekten, seien es Lagerhäuser, Apothekenstandorte oder PKWs, mussten wir alle Vertragsdaten zusammentragen und hinsichtlich unserer neuen Stammdatenstruktur bewerten. Außerdem galt es, länderspezifische Anforderungen einzusammeln, um sie entsprechend im System zu hinterlegen, ohne einem globalen IT-Konzept zu widersprechen“, fasst Caroline Mayer, Projektleiterin bei der PHOENIX group, den Aufwand zusammen. PROMOS consult unterstützte das Unternehmen mit der Einrichtung der benötigten Stammdatenstrukturen, Vertragsarten sowie im Customizing für die vorgegebenen Buchungs- und Kostenrechnungskreise. Außerdem konnte PROMOS bei den Funktionstests, der Datenmigration mit LSMW sowie der Konzeption und Umsetzung eines Reportings für den Export in das bestehende BW System helfen.

Bilanz ziehen

Der Go-Live der SAP^® Lösung erfolgte zum 01. Januar 2019 und IFRS 16 wurde erstmalig zum 01. Februar 2019 unter Anwendung der modifiziert retrospektiven Methode im ersten Quartalsbericht der PHOENIX group angewendet. Mit der vollzogenen Umstellung auf den neuen Leasing-Bilanzstandard IFRS 16 hat das Unternehmen gute Erfahrung gemacht.

„Rückblickend betrachtet, war es absolut folgerichtig, das Management unserer Leasingverträge über SAP^® abzuwickeln. Auf diese Weise erfüllen wir nicht nur die neuen Bilanzierungsanforderungen, sondern können auch darüber hinaus einen Mehrwert aus der IT Umstellung ziehen. Die daraus resultierenden Synergieeffekte vereinfachen unsere IT Infrastruktur und das einheitliche Stammdatenmodell schafft optimale Voraussetzungen für unser zukünftiges Berichtswesen“, zieht Markus Wagner Bilanz zum Projekt. „PROMOS war uns an dieser Stelle ein verlässlicher Partner und hat uns geholfen, den  Projektfortschritt dort, wo es möglich war, zu beschleunigen“, so Wagner weiter.

Die PHOENIX group hat sich einer anspruchsvollen Aufgabe verschrieben, nämlich der Gesundheit von Menschen. Deshalb weiß das Unternehmen es umso mehr zu schätzen, wenn die internen Prozesse und Berichterstattungsabläufe reibungslos im Hintergrund verlaufen: „Es ist genau die Erwartung erfüllt worden, die wir an eine intelligente Software stellen. Und zwar nicht, unsere volle Aufmerksamkeit der Bewertung unserer Leasingobjekte abzuverlangen, sondern uns auf das Kerngeschäft konzentrieren zu können: Sei es für das Controlling, die Werte zu interpretieren und ggf. steuernde Maßnahmen einzuleiten, oder konzernübergreifend unserer Vision gerecht zu werden, der beste integrierte Gesundheitsdienstleister zu sein“, schließt Wagner sein Fazit ab.