Wie sich LBBW Immobilien mit der Kostenverfolgung in SAP® Planungssicherheit verschafft

Je größer das Bauvorhaben, desto komplexer gestaltet sich das Zusammenspiel von Qualität, Zeit und Kosten. Viele Bauabschnitte müssen koordiniert werden, diverse Firmen teilen sich die Zuständigkeit für ein oder mehrere Gewerke und Störungen im Bauablauf oder Unterbrechungen können zu Engpässen führen, die schädlich für die Kosten- und Termintreue sind. Die LBBW Immobilien-Gruppe kennt die Fallstricke des Baucontrollings. Die 100%ige Tochtergesellschaft versteht sich als Immobilien-Kompetenzzentrum im Konzernverbund der Landesbank Baden-Württemberg (LBBW). Neben den beiden Säulen Asset Management und Kommunalentwicklung übernimmt sie die Entwicklung und Realisierung von Wohn- und Gewerbeimmobilien. Sie hat in den vergangenen 80 Jahren eine Vielzahl von Immobilien geplant und realisiert. Ob allein oder mit Partner tritt die LBBW Immobilien-Gruppe als Investor wie auch Dienstleister auf und trägt Verantwortung für etwa 15 aktive Projekte mit einem Volumen zwischen 30 und 160 Mio. € Gesamtinvestitionskosten^[1]. Es obliegt demnach einem gewissenhaften Projektmanagement, die Kostensicherheit herzustellen.

Immer up to date

Die Kostenverfolgung ist hierfür ein unerlässliches Instrument. Doch jederzeit den Stand des erforderlichen Budgets benennen zu können, kann sich ohne geeignetes Tool zur Herkulesaufgabe für jeden Bauherren auswachsen. Mit zunehmenden Projektfortschritt nimmt die Genauigkeit der Informationen zu und äußere Einflüsse verändern das zu Beginn ermittelte Budget. Zur Unterstützung greift die LBBW Immobilien-Gruppe auf die Kostenverfolgung und Hochrechnung im PROMOS.GT Projektcockpit zurück. Gemeinsam mit PROMOS hat das Unternehmen eine clevere Ergänzung zum SAP^® Standard entwickelt, die die ganze Dynamik und vielfachen Unsicherheiten der Baudurchführung berücksichtigt.

Ihren Ursprung hat die Idee im Sommer 2015. Damals stellte sich das Team um Daniel Schilling, Konzernentwicklung bei der LBBW Immobilien-Gruppe, eine Frage: Warum sollte die Kostensteuerung und -verfolgung aufwändig, redundant und fehleranfällig über verschiedene Systeme hinweg erfolgen, wenn genehmigte sowie freigegebene Budgets, vergebene Aufträge und Ist-Kosten ohnehin in SAP^® vorliegen? Investive Projekte werden bei der LBBW Immobilien-Gruppe nach Genehmigung in SAP^® angelegt. Ebenda erfolgen die Buchführung, Auftragserfassung und Abbildung von Zahlungen.

Mit allerlei Wünschen an das neue Tool ausgestattet, konsultierte das Unternehmen seinen Beratungspartner PROMOS. Schnell wurde allen Beteiligten klar, dass eine Erweiterung zum bestehenden Projektcockpit eine komfortable Lösung wäre. Das Projektcockpit sammelt sämtliche Ist-Daten zum Projekt, wie Freigabebudget, Aufträge (Mittelbindung) oder Zahlungen, und bildet mit seiner spezifischen Struktur eine gemeinsame Datengrundlage. Das neue Cockpit zur Kostenverfolgung nutzt automatisch die Ist-Daten und der Projektleiter kann diese um weitere Informationen zum Projekt anreichern, wie bspw. Claims für sonstige Erwartungswerte. Auf diese Weise kann den Budgets, sowohl auf Ebene des Projekts, der DIN-Kostengruppe als auch der Gewerke, eine Hochrechnung gegenübergestellt werden, welche die voraussichtlichen Endabrechnungskosten auf Projektebene prognostiziert.

Systemisches Vorbild waren die bisher von den Construction Managern genutzten Tools. „Uns war von Anfang an wichtig, dass sich die Kostenverfolgung am Look-and-Feel der aus anderen Systemen oder Excel gewohnten Anwendung orientiert. Deshalb haben wir die Wünsche der Anwender in mehreren Workshops abgefragt und erörtert“, erklärt Daniel Schilling das Vorgehen, was wesentlich zum Erfolg beitrug. „Die Mitarbeiter frühzeitig in die Konzeptionierung einzubinden, war die richtige Entscheidung. Auf diese Weise konnten wir Vertrauen in die neue Lösung aufbauen und die Akzeptanz steigern“, sagt Schilling.

Daniel Schilling, Konzernentwicklung bei der LBBW Immobilien-Gruppe

Eine weitere Kundenanforderung bestand in der Umsetzung eines separaten Berechtigungskonzeptes für das neue Cockpit. „Absolute Vertraulichkeit ist eine elementare Voraussetzung für eine realistische Kostenverfolgung“, hält Schilling fest. Anstatt die Berechtigung auf Buchungskreisebene zu vergeben, erhalten von nun an nur noch die Mitglieder eines Projektteams Zugriff auf ihr jeweiliges Projekt.

Durch Innovationen die Risiken im Blick

Nachträge gehören zur Praxis und zählen zu den Herausforderungen im Development. Man nehme nur das Beispiel von der Beseitigung eines Funkschattens in der Tiefgarage eines Objektes der LBBW Immobilien-Gruppe. Als die Feuerwehr während einer Vorabnahme das Gebäude nur teilweise freigeben konnte, weil unerwartet ein Funkschatten die Kommunikation behinderte, musste zusätzliche Gebäudetechnik installiert und ein Gutachter eingeschaltet werden. Derlei Kostenänderungen sind immer mit Gründen verbunden, weshalb sie im Tool transparent dargestellt werden sollten. Für diesen Zweck können ganz einfach Claims bzw. Rückstellungen gebildet werden. Ein Auswahlkatalog erleichtert die Eingabe und mittels Textfeldern können Beschreibungen für das Projektteam hinterlegt werden. Neben der Dokumentation sämtlicher Änderungen wirken sich diese zudem unverzüglich auf die Hochrechnung aus, was einen wesentlichen Vorteil der Kostenverfolgung ausmacht.

Zur Berechnung der Hochrechnung werden alle monetären Einflussgrößen eines Bauprojektes berücksichtigt. Sie ergibt sich aus den Planwerten, der Vergabe- und der Abrechnungsabweichung (Abbildung 1). Im Detail setzen sich die Werte wie folgt zusammen: Um die beiden Abweichungswerte zu ermitteln, wird die sogenannte Auftragsprognose als Grundlage herangezogen. Sie bildet die Summe aller Bestellwerte sowie Claims und Mittelbindungen. So fließen sowohl die Bewertung der tatsächlichen Beauftragung als auch Informationen über eventuelle Mehr- oder Minderkosten in die Auftragsprognose ein. Wird die Auftragsprognose nun in Beziehung zu den Planwerten gesetzt, erhält man die Vergabeabweichung. Nur wenn der technische Abschluss erfolgt ist, geht der Vergabegewinn in die Hochrechnung ein. Darüber hinaus wird die Auftragsprognose wiederum mit den Rechnungsfreigaben verglichen, daraus lässt sich die Abrechnungsabweichung ermitteln. Der Abrechnungsgewinn wird nur dann gezeigt, wenn die Bestellposition endgerechnet ist. Somit sind nicht nur monetäre Werte, sondern auch Stammdatenwerte (die ohnehin bereits gepflegt werden) Einflussgrößen der Hochrechnung.

Die Über- und Unterschreitung von Budgets wird schließlich neben der Hochrechnung in einer separaten Spalte im Cockpit dargestellt und sowohl absolut als auch prozentual ausgewiesen. Abweichungen lassen sich so für die Construction Manager der LBBW Immobilien-Gruppe schnell erfassen.

Steuern kann nur, wer Ziel und Position kennt

Eine kontinuierliche Überwachung, ob sich die tatsächlichen Kosten im geplanten Rahmen entwickeln, erzielt erhebliche Einsparungen. Maßnahmen können zielgerichtet eingeleitet und Abweichungen so effektiv gesteuert werden. Daniel Schilling ist mit dem Ergebnis zufrieden: „Ziel war es, eine einfache SAP^® Anwendung zu entwickeln, die das Look-and-Feel gewohnter Systeme aufgreift und eine durchgängige Datennutzung gewährleistet. Und die haben wir bekommen. Da alle Daten in SAP^® zeitnah zur Verfügung stehen, sind in jeder Phase Prognosen möglich, auch wenn beispielsweise Vorverkauf oder -vermietung noch vor Baubeginn stattfinden.“ Die Berichterstattung erfolgt ebenfalls mit Hilfe des Cockpits, welche in Zukunft sogar zu einem monatlichen Reporting ausgebaut werden soll. Alles in allem dürfte die Kostenverfolgung inklusive turnusmäßiger Auswertungen eine zielgenaue Planung bei Projekten sicherstellen.

1. Stand September 2018