Zwischen Bauprojektmanagement und Controlling an der TU Darmstadt – Ein gelungener Spagat

Autonomie, die verpflichtet – Multifinanzierung und Berichterstattung

Die TU Darmstadt verfügt über eine Hauptnutzfläche von insgesamt rund 300.000 Quadratmetern. Bei einem Wachstum von ca. 55 Prozent ist die Studierendenzahl in den vergangenen fast 15 Jahren auf knapp 26.000 angestiegen. Damit zählt die Universität zu den mittelgroßen in Deutschland. Kein Wunder also, dass das jährliche Bauvolumen zeitweise fast 100 Millionen Euro betrug. In der Vergangenheit wurde für das Baucontrolling der TU Darmstadt SAP^® PM genutzt. Hier können jedoch keine Abschlagsketten abgebildet werden, was dazu führte, dass jeder Bauprojektleiter seine Daten in individuellen Excel-Listen pflegte. Bei circa 60 Personen sorgte dies nicht nur für multiple Datenhaltung und eine fehlende einheitliche Informationsquelle, sondern auch für einen enormen Arbeitsaufwand. Projektleiterin von Seiten der TU, Emel Simsek, erläutert die größte Herausforderung: „Wir haben im Jahr 2005 als erste Universität Deutschlands die Bauautonomie erhalten. Das bedeutet, wir verfügen über ein jährliches Baubudget, das wir selbst verwalten und tragen die alleinige Bauverantwortung. Aufgrund dessen haben wir jedoch auch eine sehr umfassende Berichtspflicht gegenüber den Mittelgebern, die zudem zeitnah erfolgen muss. Da unsere Bauprojekte sich in der Regel aus einer Vielzahl von Töpfen finanzieren und die Finanzquellen z. T. mittelgebunden sind, ist die Berichterstattung sehr komplex. Das hat uns in den vergangenen Jahren stark beschäftigt.“ Eine Lösung musste her.

Zwischen den Stühlen – Bauprojektmanagement und Controlling

Oberste Priorität bei dem Angehen des Projekts hatte die Schaffung eines „Single Point of Truth“. Das heißt, mit dem neuen System sollten alle Daten abgebildet werden – sowohl die Gesamtheit aller Baumaßnahmen inklusive Kostenarten, Beauftragungen, Baukosten usw. als auch die diversen Finanzierungsquellen. Damit einher geht die einheitliche und standardisierte Auswertung dieser Daten. Die Aufgabe dahinter bestand darin, verschiedene Projektsichten im System zu ermöglichen. „Das Bauprojektmanagement möchte im Gegensatz zum Controlling nicht die Quotelung entsprechend verschiedener Finanzierungsquellen sehen. Für die Projektleitung sind vielmehr Themen wie Plankosten, Budgets, Bestellungen und die Kostenverfolgung basierend auf Abschlagsketten relevant“, beschreibt Simsek den Spagat zwischen den beiden Anspruchsgruppen. Weiterführend sollte mit der neuen Lösung auch eine Abbildung und Steuerung der Geschäftsprozesse im Baumanagement möglich werden.

Emel Simsek, IT-Beauftragte Dezernat V, TU Darmstadt

Mit Bedacht zur Lösung – Prozesse und Nutzerfreundlichkeit

Die Realisierungsphase des Projekts begann Ende 2017. Umgesetzt wurden die Anforderungen der TU Darmstadt mittels SAP^® PS und dem entsprechenden Bauaufsatz aus PROMOS.GT. Bevor es jedoch an die eigentliche technische Realisierung gehen konnte, musste viel Vorarbeit geleistet werden. Ralf Schröter, Projektleiter von Seiten der PROMOS, erklärt: „In intensiver Beratung haben wir die Zielstellung konkretisiert und einheitliche Prozesse geschaffen. Das war der TU Darmstadt sehr wichtig: Nicht nur einfach die Daten in SAP^® abzubilden, sondern auch zu überlegen, wie bestimmte Abläufe zu gestalten sind und welche Informationen tatsächlich benötigt werden, um so einen Minimalkonsens zu schaffen.“ Dieser Prozess war stark iterativ geprägt, da Arbeitsergebnisse im Hinblick auf die verschiedenen Sichtweisen der Anspruchsgruppen Baumanagement und Controlling immer wieder hinterfragt und diesbezüglich optimiert wurden. Des Weiteren bestand die Anforderung einer nutzerfreundlichen Umsetzung, um die Akzeptanz bei den Projektleiterinnen und Projektleitern zu gewährleisten.

Es entstand eine Lösung, welche die Vorteile der vorgefertigten Lösungsbausteine aus SAP^® und PROMOS.GT nutzt, gleichzeitig jedoch individuell an die spezifischen Bedürfnisse einer Universität angepasst und darüber hinaus offen für zukünftige Entwicklungen ist.

Ein Cockpit für alle Fälle – Projektsteuerung und Berichterstattung

Das Bauprojektmanagement der TU Darmstadt wird mittels des Projektcockpits aus PROMOS.GT abgebildet. Das Cockpit ermöglicht es, aus einer einzigen Maske in alle relevanten Bereiche abzuspringen, z. B. in die Kostenschätzung, Bestellung, Erstellung von Korrespondenzen oder auch direkt in einen easysquare workflow Prozess, wie die Freigabe von Bestellungen. „Auf diese Weise war es uns möglich, nahezu alle Anwender abzuholen. Egal, welcher Nutzertyp, man muss das Projektcockpit nicht verlassen und sich auch nicht durch hundert Modis und Masken klicken. Das ist ein echter Vorteil“, bekräftigt Schröter.

Dem Bauprojektmanagement wird also ein Toolset zur Verfügung gestellt, mithilfe dessen Bauphasen, Kosten und Budgets im Blick behalten und Baumaßnahmen geplant werden können. Zur Abbildung der einzelnen Finanzierungsquellen wiederum wurden SAP^® Aufträge bzw. Innenaufträge und Fonds verwendet. Auf diese Weise ist es möglich, der Bauprojektleitung eine neutrale Sicht auf die Bestellungen und Rechnungen zu geben, diese jedoch mittels entsprechender Kontierung mit den einzelnen Finanzierungsquellen zu hinterlegen. Es ist sogar möglich, im Projektverlauf weitere Finanzierungsquellen hinzuzufügen. Auf diese Weise kann tagesgenau zur Mittelverwendung berichtet werden, ohne dabei das Projektmanagement mit Zahlen und Informationen zu überfrachten.

Ein voller Erfolg – Heute und Morgen

Im Projekt hat die TU Darmstadt das Rüstzeug für ein transparentes und strukturiertes Bauprojektmanagement an die Hand bekommen. Die Ausprägung von SAP^® PS und Einführung des PROMOS.GT Baulösungsportfolios sind die Basis für aktuelle und zukünftige Projekte. „Mit unserer Lösung reduzieren wir den Arbeitsaufwand deutlich und schaffen gleichzeitig zwei verschiedene Sichten auf das Projekt: die bautechnische und die Sicht von Seiten des Controllings. Ich denke damit haben wir den Spagat zwischen den beiden Welten sehr gut gemeistert“, resümiert Simsek.

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