Die Konsolidierung radikal vereinfachen

Das Dilemma der Konsolidierung

Auf dem Weg zum Periodenabschluss sind diverse Stolpersteine verteilt, die es für den Konsolidierungsbearbeiter zu händeln gilt. Angefangen beim Datenupload: Werden die zuarbeitenden Abteilungen nicht rechtzeitig fertig, gerät der Bearbeiter schon zum Beginn des Prozesses in Verzug und muss lange Wartezeiten überbrücken. Liegen die Daten schließlich vor, bleibt es in der Praxis nicht aus, dass er plötzlich feststellen muss, dass die Intercompany (IC) Beträge nicht übereinstimmen oder die Stammdaten aus dem ERP nicht harmonisiert wurden. Bestehen die Daten die Validierung nicht und die Abgabefrist läuft ab, ist der Stress vorprogrammiert. In solch einem Szenario muss nun der Bearbeiter entscheiden, ob er die notwendigen Anpassungen im Konsolidierungstool vornimmt oder die Daten von seinen Kollegen neu anfordert. Hierbei handelt es sich buchstäblich um die Wahl zwischen Pest und Cholera. Denn entscheidet er sich für die TOP-Anpassung, bleibt das Risiko bestehen, dass der ursprüngliche Fehler bis zum nächsten Abschluss nicht korrigiert wird und dass die TOP-Anpassung nochmal durchgeführt werden soll. Die Daten dagegen neu anzufordern, führt zu weiteren Verzögerungen im Prozess und Fristen können ggf. nicht mehr eingehalten werden (Abbildung 1).

Vor dem Hintergrund, dass Finanzprognosen oder -planungen heute zudem nicht mehr nur zu festen Stichtagen erforderlich werden, sondern Unternehmen kontinuierlich Einblick in ihre Finanzsituation brauchen, ermöglicht der Fast Close samt Echtzeit-Konsolidierung in S/4HANA^® eine Befreiung vom Konsolidierungs-Wahnsinn vergangener Zeiten.

Endlich ein Abschluss mit Echtzeitdaten

Was würde sich nun der Konsolidierungsspezialist von seinem Tool wünschen? Gemeinsame Stammdaten in einer vollintegrierten End-to-End-Lösung, eine einfache Rückverfolgung, weniger Abstimmungsbedarf und Simulationsmöglichkeiten? All diese Anforderungen finden wir sicher auf der Wunschliste eines jeden Konzernbuchhalters.

Manchmal liegt die Lösung viel näher als man denkt. Mit S/4HANA^® sowie den In-Memory-Kapazitäten schafft SAP ideale Voraussetzungen für die Echtzeit-Konsolidierung. Aufgrund einer verdichteten Integration zwischen SAP S/4HANA^®, SAP Business Warehouse (BW) und SAP Business Planning and Consolidation (BPC) können Anwender über ihr ERP-System in Echtzeit auf Stamm- und Bewegungsdaten zugreifen. Die Replikation der Daten wird auf ein Minimum reduziert. Eine einzige Informationsquelle stellt sicher, dass Stammdaten, Einstellungen und Regeln gleichbleiben. Deshalb erfolgt die Konsolidierung sowohl der Ist- als auch der Plandaten mit denselben Regeln.

Darüber hinaus bietet die Echtzeit-Konsolidierung mit SAP^® RTC alle Funktionalitäten einer Standard-Konsolidierung, vom Hochladen und Validieren eventuell zusätzlich benötigter externer Daten über IC-Abstimmung und -Eliminierung bis zu manuellen Journalen. Einige Features tragen besonders zur Vereinfachung bei. Beispielsweise erfolgt die Währungsumrechnung im ERP auf Basis der bekannten Währungskurstabellen. Validierungen sind schon im Einzelabschluss möglich und mittels Zeitstempel bleibt die Aktualität der Daten nachvollziehbar. Zwei Konsolidierungskategorien ermöglichen die Simulation als Prelim für eine vorläufige und Final für eine endgültige Konsolidierung. Bei den Buchungen in RTC handelt es sich um echte Buchungen mit Belegart und -nummer. Die Rückschreibung in S/4HANA^® erfolgt in die Tabelle ACDOCC. Der Drill-Through bis auf Ebene der Einzelposten sowie die Einbeziehung der kundeneigenen Felder in die Lösung runden die Liste der neuen Features ab und erhören somit die Bitten der Anwender.

Dank der engen Verzahnung zwischen Konsolidierungsprozess und ERP-Kern kann die Echtzeit-Konsolidierung ihre drei Versprechen einhalten: Der Datenaustausch zwischen den Systemen wird so gering wie möglich gehalten (1), die Dauer der Abschlüsse wird reduziert (2) und Simulationsmöglichkeiten sind integriert (3). Anwendung findet die Lösung auf modernen, benutzerfreundlichen Oberflächen, die den Ansprüchen auf eine geräteunabhängige und rollenspezifische Nutzung vollends gerecht werden.

Highspeed für den Abschluss

Fehlersuche, Abstimmung- und Korrekturläufe machen den Konzernabschluss zu einer Herausforderung und rauben nur unnötig Zeit. Um eine Beschleunigung im Sinne des Fast Close zu erwirken, müssen die zu konsolidierenden Daten schneller und zugleich qualitativ höherwertig verfügbar gemacht werden.

Ein Blick auf den Reporting-Prozess zeigt: Werden das traditionelle Reporting und das Reporting unter Zuhilfenahme der Echtzeit-Konsolidierung gegenübergestellt, erscheint das Optimierungspotenzial deutlich (Abbildung 2). Indem RTC direkt auf S/4HANA^® aufsetzt und so Echtzeit-Datenflüsse zwischen der technischen Infrastruktur zulässt, können bestimmte Vorgänge des Konsolidierungsprozesses nach dem Prinzip der „kontinuierlichen Buchhaltung“ vor dem Bilanzstichtag simuliert bzw. durchgeführt werden. Somit werden die Nachbereitungsschritte nach dem Bilanzstichtag wesentlich reduziert.

Die Abschlussarbeiten grundsätzlich möglichst gleichmäßig auf das Geschäftsjahr zu verteilen, hat zudem den Vorzug, die Abschlusserstellung als ein jährliches Großereignis zu vermeiden und stattdessen einen kontinuierlichen, wenn möglich standardisierten Prozess zu nutzen. Standardisierung, Automatisierung sowie die Optimierung von Qualität und Kosten markieren wichtige Stellschrauben für den Fast Close sowie übergreifend für die Digitalisierung im Rechnungswesen.

Auftrieb dank Universal Journal

Verkürzte Abschlussdauer, Echtzeit-Datenzugriff – wie ist das möglich? Hier ein kurzer Exkurs in die Datenlogik: Das Finanzmanagement in S/4HANA^® basiert auf einem Datenmodell, das externe und interne Rechnungswesen zusammenzubringen, und schafft so einen „Single Point of Truth“. Technisch gesehen heißt das nichts anderes, als dass in einer Tabelle alle Buchungen aus der Finanzbuchhaltung (FI-GL), Anlagenbuchhaltung (FI-AA), dem Material-Ledger sowie die Ist-Buchungen des Controllings (FI-CO) gesammelt werden, wodurch wiederum eine redundante Speicherung in unterschiedlichen Tabellen entfällt. Diese Perle trägt die Bezeichnung ACDOCA und ist eingängiger unter dem Namen Universal Journal. Wenn nun die doppelte Datenhaltung vermieden wird, entfällt ebenso der notwendige Abgleich der Daten, auf die nur einmal zugegriffen werden muss. All das spart Speicherplatz für die Ablage und erhöht den Datendurchsatz, also die Anzahl der Daten, die durch das System transportiert werden.

Aufwärtstrend für Abwärtspraxis

Egal, ob Record-to-Report, Fast Close und Universal Journal – trotz all der Exkurse in die Fachtermini der Konsolidierung ist die strategische Relevanz für Kapitalgesellschaften und zunehmend auch für mittelständische Unternehmen nicht oft genug zu betonen: Auf lange Sicht bewegt sich die Entwicklung weg von der konventionellen Konsolidierung gemäß eines Bottom-Up-Ansatz, bei dem die einzelnen Konzernglieder zeitaufwendig an die übergeordnete Konzernstufe berichten. Stattdessen tendiert die Zukunft zur Nutzung integrierter Software-Lösungen, mittels derer die einzelnen Bereichs- und Konzernebenen via Top-Down-Ansatz auf relevante Informationen sozusagen hindurchgreifen können. Mit den kontinuierlichen Steuerungsinformationen profitieren Unternehmen vom frühzeitigen Erkenntnisgewinn, können zeitnah Gegenmaßnahmen einleiten und stärken langfristig ihre Wettbewerbsfähigkeit. S/4HANA^® schafft für diesen Trend die technologischen Voraussetzungen und ein Upgrade auf SAP S/4HANA^® hilft insofern, den Belangen der Konsolidierung Rechnung zu tragen.