Die KoWo rechnet ab! Automatisierte Verbuchung umlagefähiger Leistungen im Handwerkerportal

Der lange Weg der Wartungsrechnung

Bevor die KoWo sich dazu entschied, eine Kehrtwende im Prozess der Abrechnung umlagefähiger Betriebskosten zu beschreiten, wurden für die Buchung umlagefähiger Rechnungen häufig mehrere Schleifen im Unternehmen gedreht. Die durchführenden Betriebe wurden per Fax, E-Mail oder Anruf beauftragt und nach durchgeführter Leistung trudelte – mal früher, mal später – die entsprechende Rechnung postalisch bei der KoWo ein. Nun ging die eigentliche Arbeit jedoch erst richtig los: ein Begleitzettel wurde gedruckt, der Rechnung beigefügt und anschließend an den Auslöser der Beauftragung geleitet. Dieser hatte nun darüber zu entscheiden, ob und wenn ja, welche Leistungen umlagefähig sind und auf welche Abrechnungseinheit (AE) zu buchen ist. Sind die Kosten beispielsweise einem Gebäude zuzuordnen oder wurden Leistungen wirtschaftseinheitsübergreifend erbracht, wie bei einer Innenhofreinigung mit zwei angrenzenden Wirtschaftseinheiten? Bei einer Vielzahl von Dienstleistern mit einer ganzen Reihe von Aufträgen war dies ein enormer manueller Aufwand.

Eine Hürde kommt selten allein

„Da wir für die Durchführung und Abbildung unserer Instandhaltungsaufträge bereits SAP^® und das Handwerkerportal der PROMOS nutzten, lag es für uns nah, hierauf auch für umlagefähige Betriebskosten zurückzugreifen“, erläutert Uta Henze, Projektleiterin aus dem Bereich Betriebskosten, die Überlegungen der KoWo. Doch wo lagen die bisherigen Barrieren für das Angehen eines solchen Projekts? Diese waren in erster Linie technischer Natur. Wurden die Kosten für Instandhaltungsleistungen sonst auf die entsprechenden Aufträge gebucht, musste nun dafür gesorgt werden, dass diese den jeweiligen Abrechnungseinheiten möglichst automatisiert zugeordnet werden konnten. Um dies zu erreichen, mussten zunächst die entsprechenden Datenstrukturen in SAP^® (Technische Plätze und Baugruppen) erweitert, die entsprechenden Zuordnungstabellen gepflegt und Wartungspläne im System hinterlegt werden. Zudem sollte sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter der Betriebskostenabteilung auch weiterhin die Datenhoheit über die Verbuchung der Kosten haben. Für das im Oktober 2018 gestartete Projekt wählte die KoWo ein kleines interdisziplinäres Team mit je einem Mitarbeiter aus Vertrieb, IT und Beko-Abteilung.

Uta Henze, Projektleiterin aus dem Bereich Betriebskosten, Kommunale Wohnungsgesellschaft mbH Erfurt

Per Lösungsoptimierung zum Wunschresultat

Das Ergebnis der im Laufe des Projekts durchgeführten technischen Optimierungen unterscheidet zwei Vorgehensweisen. Planbare Arbeiten, die also mit einem festen Termin regelmäßig wiederkehren (z. B. umlagefähige Reinigungsleistungen), werden automatisch über in SAP^® hinterlegte Wartungspläne angestoßen. Aufträge wiederum, die spontan anfallen, so z. B. eine Sperrmüllabholung, werden manuell durch einen Mitarbeiter mittels OPSN Maske angelegt. Nach erfolgter Leistungserfassung in der HWK durch das operierende Unternehmen, wird das Leistungserfassungsblatt (LEB) nach SAP^® importiert und kann nun freigegeben werden. Der Auftragnehmer erhält automatisch eine Gutschrift von der KoWo. Das SAP^® System nimmt durch eine hinterlegte Customizingtabelle automatisch die Zuordnung der Kosten zur Abrechnungseinheit vor. Sogar ein Splitting zwischen umlage- und nicht umlagefähigen Kosten sowie eine Differenzierung zwischen Material- und Lohnkosten sind möglich. Anschließend wird durch die Mitarbeiter der KoWo der von PROMOS neu eingeführte Umbuchungsreport angestoßen, welcher die Kosten inklusive der Leistungsnachweise und der Gutschriftbelege, entsprechend umbucht (Abbildung 1).

„Diese nachgelagerte Vorgehensweise hat für uns den Vorteil, dass die Mitarbeiter unserer Beko Abteilung die volle Kontrolle über die entsprechenden Umbuchungen behalten. Über ein Ampel-System sehen sie, wenn in den Customizingtabellen bestimmte Konstellationen nicht gepflegt sind, also z. B. ein Kostensammler noch nicht generiert ist oder eine Abrechnungseinheit noch nicht existiert. Es ist für uns genau die Lösung, nach der wir gesucht haben“, freut sich Henze. Zu der Reihe von Optimierungen zählte zudem, dass die vorhandenen Wartungspläne der KoWo nun aus Excel in SAP^® hochgeladen sowie massenhaft geändert werden können, z. B. bei einer Erhöhung des Mindestlohns im Reinigungsbereich. Darüber hinaus wurde die Anzeige im Handwerkerportal so verbessert, dass über Wartungspläne ausgelöste Aufträge getrennt von ad hoc Aufträgen angezeigt werden (Abbildung 2). Auf diese Weise wird vermieden, dass Einzelaufträge unter der zum Teil langen Liste automatisch generierter Wartungsaufträge untergehen. Last but not least wurden die Mitarbeiter der KoWo in die Lage versetzt, die Customizingtabellen, welche zur Zuordnung zwischen Auftrag, Technischen Platz und Abrechnungseinheit dienen, durch einen Report automatisch generieren zu lassen bzw. einfach und bequem selbst zu pflegen.

Auf die Plätze, fertig, Zukunft

In dem durchgeführten Projekt wurde eine technische Lösung umgesetzt, welche es der KoWo ermöglicht, ihre umlagefähigen Kosten automatisch und systemgestützt abzurechnen. Bisher wendet die KoWo die neue Lösung für geplante Hausreinigungen und situativ anfallende Sperrmüllabholungen an. Schrittweise sollen weitere Betriebskosten, insbesondere Wartungsleistungen, über das System abgerechnet werden. „Bereits heute können wir einen enormen Effizienzgewinn feststellen, ganz zu schweigen von der gewonnenen Transparenz über Kosten, Aufträge und Status. Wir haben unseren Papierberg von Rechnungen deutlich reduziert. Und wir müssen uns auch nicht mehr fragen, ob für die Leistung xy bereits eine Rechnung eingetroffen ist. Das passiert alles automatisch per Gutschriftverfahren über das HWK Portal. Eine absolute Win-win-Situation für beide Seiten“, verdeutlicht Henze die Vorteile der neuen Lösung. Für die Zukunft strebt die KoWo eine Kopplung an die easysquare Verkehrssicherung an. So soll dann der Teil der verkehrssicherungsrelevanten Wartungsarbeiten im VKS Modul des Unternehmens abgebildet werden. Manuelle Tätigkeiten werden durch die erfolgten und geplanten Optimierungen bei der KoWo immer weiter reduziert. So bleibt mehr Zeit fürs Wesentliche.