Digitale Maßanfertigung statt Ware von der Stange – Mit der LWB führt Sachsens größter kommunaler Vermieter eine neue Vermietungslösung ein

IT&I: Für die LWB als Bestandshalter ist das Vermieten von Wohnungen Kerngeschäft. Sie sind Vermietungsprofi, alle Prozesse sind tausendfach geübt und feinjustiert. Dennoch haben Sie sich für eine neue Software entschieden und sie selbst mit entwickelt. Warum der Aufwand?

Iris Wolke-Haupt: Zum einen haben sich die technischen Rahmenbedingungen geändert, zum anderen auch die Anforderungen an unsere Vermietungsprozesse. Da war es logisch und zwingend, dass auch dieser Bereich als Kernprozess integriert werden muss. Gerade in der Vermietung benötigen wir absolute Aktualität. Wenn eine Wohnung reserviert ist oder soeben reserviert wurde, muss dies im System, auf das alle Mitarbeiter der Wohnungswirtschaft zugreifen, sofort erkennbar sein.

Siegfried Gallitschke: Unsere Vermietung, das sind insgesamt 18 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, benötigen eine Echtzeit-Information, um den Kunden verlässliche Auskünfte geben zu können und Missverständnisse auszuschließen. Potenzielle Interessenten wollen wissen, ob eine Wohnung noch frei, reserviert oder bereits vergeben ist.

IT&I: Gibt es weitere Vorteile?

Gallitschke: Beispiel Datenschutz: Im neuen System sind alle Vorschriften automatisch beachtet und umgesetzt. Das heißt, dass Interessenten nach sechs Monaten mit ihren Daten gelöscht werden, wenn von ihnen in dieser Zeit keine Aktivität mehr ausging.

Wolke-Haupt: Dank der neuen, für unsere Bedürfnisse maßgeschneiderten Vermietungslösung muss kein Papier mehr bewegt und bearbeitet werden. Das tut nicht nur der Umwelt gut, sondern reduziert auch den zeitlichen und personellen Aufwand, macht die Prozesse schneller und verhindert Fehler.

IT&I: Statt von der Stange zu kaufen, haben Sie eine Maßanfertigung bevorzugt. Warum haben Sie sich für diesen anspruchsvollen Weg entschieden?

Wolke-Haupt: Wir haben eine Lösung gesucht, die alle Bedürfnisse der Wohnungsverwaltung erfüllt, die Abläufe im Vertrieb und in der Hausbewirtschaftung abbildet und unsere bestehenden IT-Systeme optimal integriert und nutzt. Unser Know-how haben wir mit den Erfahrungen von PROMOS zusammengebracht. Uns war gleichermaßen wichtig, dass nicht die IT-Prozesse die tägliche Arbeit steuern, sondern umgedreht. Die täglichen Anforderungen sind entscheidend. Das Resultat, unsere neue Vermietungslösung, steigert die Effizienz bei der Vermietung, indem die Bearbeitung sowohl mobil als auch im Büro stattfinden kann. Sie schafft eine ganz neue Transparenz für den Bewerber und ist überaus komfortabel.

Gallitschke: Anders als klassische Vermietungssoftware ist die Anwendung auf dem Tablet und dem PC optimiert und stellt Funktionen intuitiv dar. Durch die SAP^® Anbindung und das damit verbundene Fortschreiben von Stamm- und Bewegungsdaten mit easysquare workflow ist die neue Lösung hochgradig integrativ und vermeidet Medienbrüche.

IT&I: Wie lange haben Sie mit PROMOS an dem gemeinsamen Vorhaben gearbeitet?

Gallitschke: Das Projekt hatte eine Laufzeit von zwei Jahren. Im Januar 2019 ging die neue Vermietungslösung produktiv. Neben der Entwicklungsphase hatten wir umfangreiche Tests zu absolvieren. Schließlich musste alles sowohl im Büro am Schreibtisch als auch auf unseren Tablets von unterwegs funktionieren.

IT&I: Ist mit der Einführung der neuen Lösung für Sie das Ende der Fahnenstange bei der Modernisierung beziehungsweise Digitalisierung in der Vermietung erreicht?

Wolke-Haupt: Es ist ein weiterer Meilenstein in der Vermietung. Wir arbeiten an verschiedenen Themen und sehen diesen Prozess nie als abgeschlossen an, sondern sind immer auf der Suche nach neuen und besseren Lösungen.

IT&I: Und was wird konkret getan?

Gallitschke: Wir planen zum Beispiel, für unsere Besichtigungs- und Beratungstermine ein Online-Buchungssystem einzuführen. Vorbild dafür sind etwa Arztpraxen und öffentliche Verwaltungen. Wir halten nicht viel von Massenabfertigungen, sondern möchten ganz individuell unsere Kunden bedienen. Darüber hinaus gibt es weiteres Potenzial. Die Möglichkeiten reichen von Live-Chats über Online-Besichtigungen bis hin zur digitalen Datenerfassung.

Wolke-Haupt: Bei allen Neuerungen steht im Mittelpunkt, dass es den Menschen nutzen muss, also unseren Kunden und unseren Mitarbeitern. Wir wollen nachhaltige Lösungen schaffen, die auch den künftigen Anforderungen gerecht werden.

Vielen Dank für das Interview.

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