Integration zahlt sich aus – Mit der mobilen Objektbegehung von easysquare zur perfekten Datenbasis bei DOGEWO21

Zettelwirtschaft adé

Als großes Dortmunder Wohnungsunternehmen bewirtschaftet DOGEWO21 mehr als 16.000 Wohnungen und bietet über 40.000 Menschen ein Zuhause. Dass hier einige Hausmeister regelmäßig eine ganze Reihe von Objektbegehungen durchführen müssen, liegt auf der Hand. Die gesetzlich erforderlichen Verkehrssicherungspflichten übernimmt hierbei ein externes Serviceunternehmen für DOGEWO21. Darüberhinausgehend existieren weitere zyklisch anfallende Aufgaben, wie z. B. die Kontrolle von Müllstandplätzen oder Treppenhäusern auf Sauberkeit. Diese wurden bis dato mit Papierformular und Stift durch den jeweiligen Hausmeister erledigt. „Ziel des Projekts war es, die bestehende Zettelwirtschaft durch eine in unser SAP^® System integrierte Mobillösung zu ersetzen. Damit wollten wir mehrere Fliegen mit einer Klappe schlagen. Zum einen sollte unserem Beko-Team die Arbeit bei der Erstellung der jährlichen Betriebskostenabrechnung erleichtert werden. Zum anderen wollten wir eine systemgestützte Dokumentation für mögliche Betriebskostenprüfungen schaffen. Unabhängig von ihrer Umlagefähigkeit sind die Hausmeisterkontrollen die Basis zur Erreichung des besonders hohen Qualitätsstandards von DOGEWO21, weshalb wir uns von der neuen Lösung zudem die Schaffung eines Steuerungsinstrumentes erhofften“, erläutert Heiko Bahn, Projektleiter auf Seiten der DOGEWO21.

Mit dem Standard zur passenden Lösung

Zyklisch wiederkehrende Prüfaufgaben werden von PROMOS optimal durch die easysquare Qualitäts- und Verkehrssicherungslösung abgebildet. Um eine Adaption an die Objektbegehung zu schaffen, wurde die Standardlösung im Rahmen des Projektes kundenspezifisch auf den DOGEWO21 Hausmeisterservice angepasst. Anschließend konnten die Mitarbeiter die Lösung sondieren und Anpassungsbedarfe identifizieren. Diese Herangehensweise hat sich in den vergangenen Jahren bereits in zahlreichen Kundenprojekten als Best Practice bewährt. Letztendlich wurde nach Abschluss des Projektes die mobile Lösung komplett ausgerollt.

Eine gute Basis schaffen

Da die Qualitäts- und Verkehrssicherung nicht auf den kaufmännischen, sondern den technischen Stammdaten basiert, mussten im Rahmen des Projektes die Stammdaten (Baugruppen und Technischen Plätze) bei DOGEWO21 angepasst und teilweise in die neue Funktionalität übertragen werden. Bei Notwendigkeit der Aufnahme neuer Bestandsinformationen wurde eine Maximalausprägung hinterlegt. Die mobile Lösung bietet zusätzlich im Standard eine Funktion zur Pflege der Baugruppen. Aktualisiert nun der Hausmeister im Rahmen seiner zyklischen Aufgaben ein bauliches Merkmal, so wird diese Information zurück ins SAP^® System gespielt und dort entsprechend des Vier-Augen-Prinzips von einem weiteren Mitarbeiter bestätigt. Heiko Bahn zeigt sich zufrieden mit dem Ergebnis: „Auf diese Weise konnten wir in kürzester Zeit und ohne großen Aufwand die Qualität unserer Stammdaten weiter erhöhen und so für die Objektbegehung optimal nutzen.“

Heiko Bahn, Bereichsleiter Bestandsmanagement, DOGEWO21

Prüfergebnisse sofort verfügbar

Mit der Lösung zur mobilen Objektbegehung von easysquare erhalten die Hausmeister in der App ihre Aufgaben zur Gebäudeüberprüfung. Im Gegensatz zu der generellen Verkehrssicherung hat die Objektbegehung durch den Hausmeister ihren Ursprung nicht in rechtlichen Pflichten, sondern steht in direkter Verbindung mit der Wohnqualität. „Wir möchten unseren Mietern ihren Wohnraum und die damit verbundenen Infrastrukturen in einwandfreiem Zustand zur Verfügung stellen. Hierzu ist eine regelmäßige Kontrolle unabdingbar“, erläutert Bahn. Entsprechend der zyklischen Pläne erhält der Hausmeister nun seine Kontrollaufgaben in der easysquare App und kann vor Ort in der App die Prüfung durchführen. Anschließend werden die Daten automatisch ins SAP^® System rückintegriert und können dort zu Nachweis- oder Abrechnungszwecken abgerufen werden.

Daten clever nutzen mit individuellen SAP^® Reports

Anstatt Aktenordner zu füllen, können die Begehungsprotokolle der Hausmeister nun auf Knopfdruck erzeugt werden. Versetzt man sich noch einmal in den zweifelnden Mieter, der einen Nachweis über die erbrachten und in der Betriebskostenabrechnung aufgeführten Hausmeisterleistung wünscht, so liegen die Ergebnisse nach wenigen Mausklicks vor. Hierzu wurden von PROMOS zwei kundenindividuelle Reports entwickelt. Mit dem sogenannten Leistungsverzeichnis kann in SAP^®, beispielsweise nach Objekt oder Hausmeister gefiltert, eine Übersicht über alle zyklisch geplanten Begehungsaufgaben im PDF-Format erzeugt werden. Der Leistungsnachweis wiederum dokumentiert die tatsächlich erbrachten Arbeiten vor Ort eines jeden Mitarbeiters. „Mit wenigen Klicks schaffen wir heute, was früher Stunden benötigt hat. Die einzelnen Protokolle müssen nicht mehr mühsam zusammengetragen werden. Gleichzeitig verringern wir unseren Papiereinsatz deutlich“, stellt Bahn zufrieden fest. Neben dem Nachweis gegenüber Mietern werden die Daten zudem in einem zusätzlichen Report für die Kollegen der Betriebskostenabteilung aufbereitet. Diese erstellen anhand entsprechender Verteilungsschlüssel eine Übersicht, welche als Grundlage für die Betriebskostenabrechnung dient.

Ein Ergebnis, das überzeugt

Das Projekt involvierte verschiedenste Fachbereiche von DOGEWO21, so z. B. die kaufmännische und technische Bestandsbewirtschaftung sowie die Abteilungen IT und Betriebskosten. Die kontinuierliche Teilnahme an den Projektsitzungen und Workshops aller Verantwortlichen aus den unterschiedlichen Abteilungen stellte sich als entscheidender Erfolgsfaktor des Projekts heraus. Den Hausmeistern von DOGEWO21 ist es mit der neu geschaffenen Lösung deutlich einfacher möglich, ihre Kontrollergebnisse direkt vor Ort zu erfassen. Ebenso konnte die Qualität der technischen Stammdaten im Rahmen des Projekts wesentlich verbessert werden. Heiko Bahn formuliert den entscheidenden Vorteil der mobilen Begehung wie folgt: „Wir profitieren als Unternehmen neben der Rechtssicherheit und Dokumentation vor allem von der automatischen SAP^® Integration. Alle Daten sind sofort zentral verfügbar und können für die entsprechenden Zwecke mit nur wenigen Klicks ausgewertet werden.“ Perspektivisch ist es zusätzlich möglich, die betriebskosten-relevanten Daten automatisiert für die Betriebskostenabrechnungen zu verarbeiten und so weitere manuelle Arbeitsschritte einzusparen.