OpenPromos® Corporate Correspondence (OPCC) jetzt auch für SAP Fiori®

Solche Veränderungen einer Lösung können verschiedene Gründe haben. Eine Umgestaltung des Designs kann z. B. die Usability erhöhen. Die Erweiterung um ein zusätzliches Feature optimiert die generelle Funktionsweise. Manche Neuerungen werden jedoch schlichtweg aufgrund von veränderten Rahmenbedingungen zwingend erforderlich, um den reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Eine solche Notwendigkeit ergab sich aus der Umstellung auf S/4HANA^® und der damit einhergehenden Nutzung der Weboberflächen in Fiori^®. Wurde in der alten SAP^® ERP Welt mittels OPCC Microsoft^® Word direkt in SAP^® eingebettet, ist dies aufgrund der neuartigen Webtechnologie nicht mehr möglich. Aufgrund dessen musste das bewährte Tool für die Nutzung in Fiori^® angepasst werden. Mit einer Umstellung auf S/4HANA^® wird dem Kunden nicht nur eine neue Datenbank zur Verfügung gestellt, er soll zudem das gesamte Potenzial, welches das neue System bietet, ausschöpfen können. Um ihn dazu in die Lage zu versetzen, gehört es zum Selbstverständnis der PROMOS, alle Produkte in der neuen S/4HANA^® Umgebung lauffähig anzubieten. Denn stellen wir uns einmal vor, wir würden im privaten Umfeld eine ultramoderne Designerküche mit allen technischen Raffinessen – vom Sous-vide-Garer bis hin zur Siebträgermaschine – ausgestattet kaufen und nach dem Einbau würde auffallen, dass die alte Kochtopfserie nicht mit dem Highend Induktionskochfeld kompatibel ist. Leider nicht hinnehmbar, oder? Das war auch die Schlussfolgerung der PROMOS. Frei nach dem Motto „Geht nicht, gibt’s nicht“ war das Herumtüfteln an OPCC für ihre Entwickler dann auch eher eine spannende Herausforderung als ein leidiger Umstand.

Warum die Office Integration für Mitarbeiter so wertvoll ist

Der Schriftverkehr mit Kunden gehört für einen Großteil der Mitarbeiter eines Immobilienunternehmens zum täglich Brot ihrer Arbeit. Häufig handelt es sich dabei um Standardschreiben, wie z. B. eine Genehmigung oder Wohnungsabnahme, für welche einheitliche Vorlagen verwendet werden können. Und was wäre einfacher, als diese mit den bekannten Werkzeugen aus Microsoft^® Word zu erstellen und später zu bearbeiten? Noch zumal die Schriftguterstellung sich im SAP^® Standard besonders aufwändig gestaltet. Mit OpenPromos^® Corporate Correspondence können für alle denkbaren Fälle Vorlagen in der gewohnten Microsoft^® Word Umgebung in SAP^® erzeugt und im Corporate Design des Unternehmens gestaltet werden. Der Anwender kann dann bei Bedarf aus der Reihe hinterlegter Vorlagen in SAP^® wählen. Nach Selektion des jeweiligen Vertrages werden die im Schriftstück enthaltenen Platzhalter mit den entsprechenden Daten automatisch befüllt. Dies ist vor allem für Serienbriefe sehr wertvoll und zeitsparend. Soll das Schreiben zusätzlich manuell bearbeitet werden, kann dies ebenfalls mittels der Microsoft^® Word Oberfläche erfolgen. In den vergangenen Jahren wurde die Korrespondenzschnittstelle um weitere wichtige Features ergänzt. So kann nun direkt aus OPCC heraus das jeweilige Schreiben nicht nur gedruckt und archiviert, sondern auch per E-Mail versendet werden. Zudem kann ein bearbeitetes Dokument, wenn dies im Rahmen eines Prozesses notwendig ist, zunächst zwischengespeichert werden, bevor es versendet wird. Auch die Mehrsprachenfähigkeit zählt vor dem Hintergrund der Internationalisierung vieler Immobilienunternehmen zu einem wichtigen Meilenstein in der Historie der Anwendung. Alles in allem ist OPCC, welches das meistverwendete Textbearbeitungsprogramm in deutschen Unternehmen mit dem allseits präsenten SAP^® verheiratet, ein Garant für Arbeitserleichterung, Zeitersparnis und gute Laune im Arbeitsalltag des Immobilienmanagers. Funktionierte es bisher versionsunabhängig in jedem SAP^® System, wurde die Ehe zwischen beiden Systemen nun neu definiert und ausgestaltet.

SAP^® in Word statt Word in SAP^® – Eine Erneuerung des Ehegelübdes

In SAP Fiori^® bestimmen Kacheln mit aggregiert aufbereiteten Informationen in einer Weboberfläche die Arbeitswelt des Anwenders. Auf einen Blick werden ihm genau die Inhalte angezeigt, die für ihn relevant sind. Von der Einstiegskachel gelangt der Nutzer in die klassische OPCC Welt. Hier können neue Templates mit den entsprechenden Platzhaltern erstellt oder Schreiben aus vorhandenen Vorlagen generiert werden. Alle Schreiben werden nun, entgegen vorheriger Versionen, zunächst im PDF-Format in SAP^® angezeigt. So erhält der Anwender also bereits eine Vorschau auf das Dokument. Wechselt er in den Bearbeitungsmodus, wird das Dokument automatisch heruntergeladen und in Microsoft^® Word geöffnet. Die weitere Kommunikation mit SAP^® erfolgt dort über eine integrierte Fiori^®-App als Sidepanel (Abbildung 1). Dieses dient als Anwendung, um beispielsweise neue Variablen in die Vorlagen zu integrieren. Eine nützliche Suchfunktion hilft beim Finden der benötigten Platzhalter, was die Arbeit, im Vergleich zu früher, deutlich beschleunigt. Nach fertiger Bearbeitung einer Vorlage, kann das Dokument gespeichert werden, woraufhin es in SAP^® automatisch hinterlegt wird. Bei der anschließenden Erzeugung einer Druckversion öffnet sich ein Selektionsfenster, mithilfe dessen der gewünschte Immobilienvertrag ausgewählt werden kann, aus dem sich die benötigten Daten speisen. Je nachdem, ob man zusätzlich manuelle Ergänzungen im Schriftstück vornehmen möchte, wird das Schriftstück anschließend in Word zur Bearbeitung geöffnet oder lediglich als PDF angezeigt. Der Druck, die Archivierung, das Zwischenspeichern im Rahmen eines easysquare workflow Prozesses oder das Versenden per E-Mail erfolgt wie aus der alten Welt bekannt.

Geht’s noch besser?

OPCC bietet die Möglichkeit, im Rahmen bestimmter Platzhalter manuelle Angaben bei der Erzeugung von Korrespondenzen vorzunehmen. Ein gängiges Beispiel ist hierfür die Formulierung eines Betreffs. Früher öffnete sich pro Variable ein Pop-up, in der die Eingabe vorgenommen werden musste. In SAP Fiori^® werden nun alle manuell auszufüllenden Felder innerhalb einer einzigen Maske abgefragt (Abbildung 2). Auf diese Weise muss bei der Korrektur einer einzelnen Angabe nicht der gesamte Vorgang abgebrochen und neu gestartet werden.

Ein weiterer Vorteil ist der veränderte Dateityp. Statt im alten rtf-Format werden die Dokumente nun im docx-Format erstellt. Dies ist zukünftig vor allem im Rahmen von Unterschriftenprozessen nützlich, da die als Bilddatei vorliegenden Signaturen nun technisch deutlich einfacher eingebunden werden können.

Insgesamt kann zusammenfassend festgestellt werden, dass die Vorteile der Lösung dem Anwender erhalten bleiben: Mit der beliebten Microsoft^® Word Oberfläche können Korrespondenzen ohne spezielle Programmierkenntnisse erzeugt werden. Alle über die Jahre etablierten Features stehen weiterhin zur Verfügung. Zusätzlich profitiert der User von neu umgesetzten Optimierungen im Handling und der Datenverarbeitung.