Gestatten, das Financial Closing Cockpit – Mit Schwung nach SAP®

Phase 1 – Ablaufpläne bequem nach SAP^® transferieren

Der Umfang der im Rahmen eines Jahresabschlusses zu erledigenden Aufgaben wird maßgeblich von Größe und Struktur des Unternehmens beeinflusst. Schnell kommen hier mehrere hundert Prozessschritte zusammen, die von unterschiedlichen Personen in verschiedenen Abteilungen zu einem vom Bilanzstichtag abhängigen Zeitpunkt zu erledigen sind. In größeren Konzernen, bei denen eine Konsolidierung über mehrere Gesellschaften notwendig ist, gestalten sich die Arbeiten als besonders umfangreich. Ist in einem Unternehmen bereits SAP^® als führendes System vorhanden, liegt es auf der Hand, dieses als Basis für die Durchführung des Jahresabschlusses zu nutzen. Das Financial Closing Cockpit kann in einer ersten Phase dazu genutzt werden, schnell und unkompliziert Ablaufpläne strukturiert nach SAP^® zu übertragen. Aufgabe für Aufgabe wird entschieden, worum es sich hierbei inhaltlich handelt. Wird beispielsweise eine Transaktion oder ein Report durchgeführt? Oder erfolgt die Aufgabe in einer SAP^®-fremden Anwendung und soll im FCC lediglich aus dokumentarischen Gründen aufgeführt werden? Neben dieser Klassifizierung werden den Prozessschritten Verantwortliche sowie Fristen abhängig von einem bestimmten Stichtag zugewiesen, wodurch später eine Benachrichtigung bei Fälligkeit erfolgen kann. Aufgabenpläne zur Durchführung eines Jahresabschlusses gliedern sich üblicherweise in vorzubereitende, durchzuführende und nachzubereitende Aktivitäten. Innerhalb dieser kann wiederum fachlich unterteilt werden, durch wen sie zu erfolgen sind, z. B. die Haupt- oder Anlagenbuchhaltung. Diese Strukturen lassen sich bequem im FCC abbilden.

Das Financial Closing Cockpit gibt nach erfolgreicher Übertragung des Ablaufplans eine strukturierte und grafisch klar aufbereitete Übersicht über alle Teilschritte (Abbildung 1). Links aufgeführt findet der Anwender einen Projektbaum, rechts eine Detailansicht der jeweiligen Aktivitäten. Aus letzterer kann er auf einen Blick beispielsweise mittels einer Ampelfunktion die Status entnehmen, Abhängigkeiten in Form einer Markierung von Nachfolgern ermitteln oder über kleine Icons Aufgabentypen erkennen. Sind die Aufgaben mit Fristen und Abhängigkeiten gewissenhaft gepflegt, lassen sich sogar grafisch Zeitleisten darstellen. Das Financial Closing Cockpit bildet somit nicht nur den gesamten Prozess ab, sondern dient zusätzlich als einfaches und handliches Tool zur Überwachung des Jahresabschlusses.

Phase 2 – Geht das auch per Knopfdruck?

Die Nutzung des FCC zur Überführung von Aufgabenplänen nach SAP^® und zur Überwachung des Prozessstatus ist sinnvoll und hilfreich. Besonders spannend wird es jedoch, wenn wir einen genauen Blick auf die einzelne Prozessschritte werfen und prüfen, inwiefern sich eine Automatisierung derselbigen anbietet. Mit weitreichender Expertise kann PROMOS optimal beraten, an welchen Stellen Prozesse verbessert und wo anfallende Arbeiten vom SAP^® System übernommen werden können. Im Rahmen einer Optimierung müssen Varianten definiert werden, welche die Informationen darüber enthalten, wann und mit welchen Elementen und Eingrenzungen beispielsweise ein Zahllauf durchgeführt werden soll. Analog dazu muss entschieden werden, ob Prozessschritte aus Drittanwendungen zukünftig komfortabler in SAP^® erledigt werden können. Die Vorteile dieser Optimierungsarbeiten sind offensichtlich. Prozesse werden verkürzt, Schnittstellen reduziert und Fehlerquellen beseitigt. Letztendlich ist vor allem die Nutzung des zentralen Benachrichtigungssystems zur Aufgabensteuerung, das über den SAP^® Business Workplace funktioniert, besonders effektiv und erleichtert den Zuständigen die tägliche Arbeit. Die beteiligten Mitarbeiter erhalten genau dort eine Meldung über ihre fälligen Aufgaben, wo sie sich ohnehin täglich bewegen: in ihrem SAP^® System. Auch eine Aussteuerung über eine E-Mail-Benachrichtigung in Microsoft^® Outlook ist möglich.

Jenseits von periodischen Abschlüssen – ein Cockpit für viele Fälle

Das Financial Closing Cockpit wurde von SAP^® zur Steuerung und Überwachung der im Zusammenhang mit periodischen Abschlussarbeiten anfallenden Aufgaben konzipiert. Mit bereits zwei Vorgängerversionen, dem Schedule Manager und dem Closing Cockpit, ist es heute in der Lage, Abschlussaktivitäten zu planen und auszuführen sowie zu analysieren und zu steuern. Abschlussaktivitäten sind vor allem durch ihre planbare Wiederkehr und ihre Abhängigkeit von einem bestimmten Stichtag gekennzeichnet. Auch andere Projekte und Prozesse im Unternehmen, die keinen expliziten Finanzbezug haben, sind durch diese Charakteristika geprägt, weshalb sie sich ebenso für eine Abbildung im Financial Closing Cockpit eignen, so z. B.: wiederkehrende Wartungsprozesse an Gebäuden oder die Einstellung neuer Mitarbeiter vom Bewerbungsgespräch bis zur Ausstattung ihres Arbeitsplatzes. Das Financial Closing Cockpit dient somit als leicht zu handhabendes Tool für verschiedenste Anwendungsfälle und ermöglicht eine einfache Integration von Aufgabenplänen in SAP^®. Vorteilhaft ist zudem die unkomplizierte Anpassbarkeit der Routinen im Aufgabenplan. Änderungen können ohne Weiteres durch den Kunden selbst vorgenommen werden. Darüber hinaus ist das FCC schon heute kompatibel für eine Darstellung in Fiori^®.

Bereit für die Zukunft – den Durchblick behalten mit Fiori^®

Im Financial Closing Cockpit können sehr übersichtlich Status, Abhängig- und Zuständigkeiten periodischer Arbeiten überwacht werden. In SAP Fiori^® existieren verschiedene Kacheln, welche auf einen Blick den Fortschritt mittels geeigneter Kennzahlen offenbaren (Abbildung 2). So kann beispielsweise abgelesen werden, wie groß der Anteil erledigter, verzögerter und abgebrochener Aktivitäten am Gesamtprojekt ist. Auch ein Gesamtfortschritt wird angezeigt. Mittels Ampelfarben erkennt der Anwender unmittelbar den Status des Projekts. Per Klick kann von den übersichtlichen Kacheln direkt in das Cockpit, Dashboards oder einzelne Transaktionen abgesprungen werden. Fiori^® bietet sich somit vor allem zur Überwachung und Auswertung auf Management-Ebene an.

Das Financial Closing Cockpit – ein Resümee

Das Financial Closing Cockpit bietet eine einfache Möglichkeit, fristenabhängige Projekte zentral in SAP^® zu planen, zu überwachen und durchzuführen. Die Integration der anfallenden Aufgaben in das führende ERP-System reduziert Schnittstellen und verkürzt Kommunikationswege. Gleichzeitig werden dadurch die Transparenz sowie Datenqualität erhöht und Fehlerquellen minimiert. Die themenunspezifische Konzeption des Financial Closing Cockpits lässt es zu, jegliche Art von termingebundenen und SAP^®-basierten Aufgaben abzubilden und auf diese Weise die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu unterstützen. Zudem ist unter Cloud Nutzung mit Hinblick auf die Zukunft von einer kontinuierlichen Weiterentwicklung auszugehen. So existiert hier bereits heute eine neue Version: Das Advanced Closing Cockpit.