Smarte Verbrauchsabrechnung mit EXAD 2.0: Datenverwaltung und Gerätemanagement bis zur Abrechnung – plausibilisiert, integriert und mobil

Was ist EXAD 2.0?

Das Tool ermöglicht die Abrechnung von Liegenschaften nach der Verordnung über die verbrauchsabhängige Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten sowie der VDI 2077. Zusätzlich wird auch die Umlage der für die Bereitstellung von Trinkwasser entstandenen Kosten angeboten. Die Datengrundlage bilden Informationen, die mittels Import- und Integrationsverfahren aus SAP® sowie anderen Drittsystemen bereitgestellt werden oder im Feld mit den mobilen Apps von easysquare erfasst werden. Für jede Objektart existiert darüber hinaus eine abrechnungsorientierte Maske zum Erfassen der notwendigen Informationen. Diese speziell angepasste Oberfläche ermöglicht eine effiziente Arbeitsweise. Ergänzend hierzu automatisieren Assistenten entscheidende Prozesse der manuellen Stamm- und Bewegungsdatenpflege.

Wie funktioniert EXAD 2.0?

Verwaltung von Stamm- und Bewegungsdaten

In dem Modul lassen sich alle für die Abrechnung relevanten Stamm- und Bewegungsdaten verwalten und pflegen. Darunter zählen Objekte wie Liegenschaften, Mietobjekte, Mieter, Versorgungseinheiten, Nutzergruppen, Geräte, Ablesewerte, Kosten- und Brennstoffsätze. Die Masken sind direkt an den Abrechnungsprozess angepasst und bieten einen optimalen Workflow. Im Fokus von EXAD 2.0 steht unter anderem die automatisierte Bereitstellung der Daten aus der Feldebene. Die mobile Erfassung vor Ort sowie die Anbindung der Funkauslesung bilden die Grundlage. Neben der Verarbeitung und Aufbereitung dieser Daten, können auch Drittsysteme über Webservice und dateibasierte Schnittstellen angebunden werden.

Datenaustausch mit externen Anwendungen

Damit die Abrechnung einer Liegenschaft im EXAD 2.0 parallel zu der Verarbeitung von Daten in dritten Systemen geschehen kann, wird der Datenaustausch über das standardisierte Austauschformat der Arbeitsgemeinschaft Heiz- und Wasserkostenverteilung e.V. (ARGE) in den Hauptversionen 2 und 3 unterstützt sowie Neuerungen mit Interesse verfolgt und ergänzt.

Mobile Datenerfassung und Gerätewechsel

Mit EXAD 2.0 werden alle mobilen Prozesse rund um die Verbrauchskosten digital. Der bislang massive organisatorische Aufwand für eine Datenaufnahme oder den Gerätetausch wird minimiert. Die Datenerhebung für die Heiz- und Verbrauchskostenabrechnung ist ein hoher Aufwands- und somit Kostenfaktor. Ca. 25-30 % von Zutrittsversuchen in Mietbereiche sind nicht erfolgreich, händische Aufzeichnungen und Exceltabellen sind fehleranfällig, ein durchgängig sicherer Geschäftsprozess also nicht gegeben. EXAD 2.0 bietet die Lösung: Die mobile Gerätedatenerfassung inklusive der Integration in das jeweilige ERP-System des Wohnungsunternehmens ist schnell, effizient und ohne Medienbrüche. Auch Dienstleister und Monteure für einen Gerätetausch können digital koordiniert werden. Die mobile Auftragsabwicklung vor Ort und die Auftragsrückmeldung an das Unternehmen erfolgt also zeitnah und ohne Informationsverlust.

Rohrwärmekorrektur

Neben zahlreichen Sonderverfahren zur Automatisierung des Abrechnungsprozesses, wie einer intelligenten Ersatzwertbildung oder Trennungsabrechnung, wird auch der Prozess für die Rohrwärmekorrektur effizient und intuitiv gestaltet. Für jede abgerechnete Nutzergruppe einer Liegenschaft lässt sich das Verfahren zur Berücksichtigung der Rohrwärmeabgabe anwenden. Dies ist basierend auf der neuen Version der VDI 2077 Blatt 3.5 von Mai 2018 umgesetzt. Zur Anwendung dieses Verfahrens muss lediglich vor der Abrechnung einer Liegenschaft ausgewählt werden, ob die Rohrwärmekorrektur durchgeführt werden soll. Die anschließende Berechnung der Rohrwärmekorrektur findet im Rahmen des Abrechnungsprozesses automatisch statt. Dabei werden alle notwendigen Prüfkriterien herangezogen und die Ausführung des Verfahrens nach diesen entschieden.

Fehler- und Plausibilitätsprüfung

Zur Unterstützung des Workflows und der korrekten Arbeitsweise eines Anwenders, existiert die Möglichkeit, Stamm- und Bewegungsdaten auf Fehler zu prüfen. Hierzu wurden verschiedene in der Praxis erprobte Prüfkriterien definiert. Wird eine Fehlerprüfung ausgeführt, werden alle Fehler, welche ein Abrechnen der Liegenschaft verhindern würden, übersichtlich auf einer Maske dargestellt. Dabei wird eine Tabelle verwendet, in der die Fehler nach Fehlergrad, Fehlercode oder auch Inhalt der Fehlermeldung gefiltert werden können und der Nutzer zur entsprechenden Bearbeitungsmaske geführt wird. Zusätzlich werden in der Fehlerprüfung auch Plausibilitätsprobleme aufgelistet. So wird zum Beispiel auf eine starke Abweichung des Verbrauches eines Mietobjektes zum Vorjahr hingewiesen.

Die Abrechnung

Nachdem die Stamm- und Bewegungsdaten einer Liegenschaft gepflegt und diese erfolgreich mit einer Fehlerprüfung überprüft wurden, kann die Abrechnung erstellt werden. Hierbei handelt es sich um einen Prozess, welcher lediglich vom Anwender ausgelöst werden muss und anschließend kein weiteres Zutun benötigt. Kombiniert mit der Abrechnung werden direkt die Abrechnungsschreiben erzeugt und können im PDF-Format abgerufen werden. Jede Abrechnung kann korrigiert und erneut ausgeführt werden. Zusätzlich können vergangene Abrechnungen wiederholt werden, auch wenn schon eine neue Abrechnungsperiode für die Liegenschaft bearbeitet wird. Die Integration der Abrechnungsergebnisse in die Betriebskostenabrechnung kann über Schnittstellen zum ERP-System automatisiert werden. Eine besonders hohe Integrationstiefe erreichen wir mit SAP^®. Hier wird auf Grundlage des E-Satz-Austauschs auch die Anbindung des modularen NK-Abrechnungsschreibens im PROMOS.GT ermöglicht.

Fazit

Die Verbrauchsabrechnung mit dem digitalen und durchgängigen Prozess von EXAD 2.0 ist für das professionelle Immobilienmanagement in Sachen Effizienz, Kosten- und Zeitersparnis ein unschlagbarer Mehrwert. Darüber hinaus ist der Weg in die Selbstabrechnung skalierbar und modular strukturiert möglich.