Ganz ohne Märchen – Ein passgenaues System für das facettenreiche Geschäftsmodell der RVI

Bedarfsgerechte Lösungen für den Kunden zu implementieren ist Anspruch und Grundpfeiler der Arbeits- und Projektvorgehensweise von PROMOS. Dabei wird aufbauend auf einem standardisierten Grundgerüst der kundenspezifische Individualisierungsbedarf festgestellt und umgesetzt. Das spart auf beiden Seiten Zeit und Kosten bei gleichzeitiger optimaler Zielerreichung. Innerhalb der RVI Unternehmensgruppe setzt nun die RVI Vermietung und Verwaltung GmbH auf die Expertise des Berliner Digitalisierungsexperten, die sich zu Beginn des Jahres 2019 mit ihrem spezifischen Geschäftsmodell und weitgefächerten Leistungsangebot auf die Suche nach einer individuellen Lösung begab. Heute arbeitet das Unternehmen erfolgreich mit SAP^® RE-FX und profitiert von einem passgenauen Customizing. Was das System besonders macht und welche Herausforderungen das Projekt barg, zeigt ein Blick auf das vergangene Jahr.

Die RVI Unternehmensgruppe – Immobilienunternehmen mit breitem Leistungsspektrum

Das Leistungsportfolio der RVI Unternehmensgruppe reicht von der Immobilienentwicklung, zu welcher der Grundstückserwerb ebenso wie die Objektplanung zählen, über den Verkauf bis hin zur professionellen Verwaltung nach dem WEG, der Mietverwaltung des Sondereigentums und dem Gebäudemanagement der Immobilien. Dieser Part der Wohnungseigentums- und Sondereigentumsverwaltung muss buchhalterisch gesondert abgebildet werden.

„Wir bedienen mit unserem Geschäftsmodell die Anforderungen aus einer ganzen Reihe unterschiedlichster Anmietungs-, Vermietungs- und Dienstleistungsverträgen in verschiedensten Eigentumsverhältnissen, welche in ihrer Differenziertheit in den vergangenen Jahren mit einem wachsenden, manuellen Buchungsaufwand einhergingen. Mit PROMOS haben wir bei der Einführung von SAP^® RE-FX bewusst einen Dienstleister ausgewählt, der mit seiner weitreichenden Expertise und Fachkenntnis in unseren Augen der Aufgabe gewachsen war, eine unseren Geschäftsspezifika entsprechende Lösung zu konzipieren“, stellt Edina Szabó, RVI-Geschäftsführerin, fest.

Vom Verwalten und Vermieten – einige besondere Vertragskonstellationen der RVI Vermietung und Verwaltung GmbH

Um einen Eindruck von der Vielfältigkeit der vertraglichen Konstellationen der RVI Vermietung und Verwaltung GmbH zu erhalten, sollen hier nur zwei Geschäftsmodelle kurz vorgestellt werden, die im Rahmen der Systemeinführung eine weitestgehend buchhalterische Automatisierung erfahren sollten:

Im Geschäftsmodell der Sondereigentumsverwaltung gibt der Eigentümer die Mietverwaltungsaufgaben für sein Sondereigentum in die Hände der RVI Vermietung und Verwaltung GmbH.

Der gemeinschaftliche Erwerb einer Gewerbeeinheit durch mehrere Investoren in einem Immobilienobjekt innerhalb einer WEG stellt eine Besonderheit dar. In diesem Fall müssen auch die Hausgelder entsprechend der jeweiligen Eigentumsanteile (Bruchteile) angefordert und abgerechnet und auch die Mietzahlungen aufgeteilt werden.

Ralf Walter, Prokurist und Leiter, RVI Vermietung und Verwaltung GmbH

Die Pilotphase – intensives Testen ist die halbe Miete

Um festzustellen, ob PROMOS mit ihrem Lösungsportfolio die grundsätzlichen Anforderungen der RVI Vermietung und Verwaltung GmbH erfüllen kann und um den genauen Individualisierungsbedarf zu identifizieren, startete im Juli 2019 eine Pilotphase. Hier wurde ausgewählten Nutzern ein Prototyp zu Testzwecken zur Verfügung gestellt. „Woraufhin wir erkennen konnten, dass das System der PROMOS für uns geeignet war und in vielen Bereichen das Potenzial bot, weitere Aufgabenfelder zu automatisieren. In engen und konstruktiven Abstimmungen steckten wir die Bereiche ab, in denen es noch Individualisierungsbedarf gab, welchen PROMOS mit viel Fachkenntnis und Engagement umsetzte“, berichtet Walter.

Die Produktivsetzung – Schritt für Schritt zum Erfolg

Ein erfolgreiches Einführungsprojekt läuft nicht immer reibungslos, sondern kann sich auch durch ein konstruktives Überwinden von Hürden auszeichnen. In diesem Fall lag die größte Herausforderung in der Überleitung der Daten aus dem Altsystem. Die Daten aus den vielschichtigen Vertragsbeziehungen der RVI Vermietung und Verwaltung GmbH lagen, durch das bisher zur Anwendung kommende ERP-System nicht in der Logik vor, die das SAP^® System für die buchhalterische Verarbeitung benötigt. „PROMOS unterstützte uns bei der Aufarbeitung der Daten und suchte aktiv nach Problemlösungen. Erst an dem Punkt, an dem eine automatisierte Transformation der Daten nicht mehr möglich war, mussten wir von unserer Seite aus manuelle Nacharbeiten an den Datensätzen vornehmen“, beschreibt Walter diesen zusätzlichen, nicht vorhersehbaren Arbeitsaufwand, der vor Produktivsetzung unternommen werden musste. So konnte dann im März 2020 mit der ersten Sollstellung die schrittweise Produktivsetzung des Systems starten. Stufenweise zogen weitere Module, wie beispielsweise die Kautionsverwaltung, das Mahnwesen, der Wirtschaftsplan und letztendlich auch der wichtige Bereich der Hausgeldabrechnung nach.

Resümee

Bei der RVI Vermietung und Verwaltung GmbH arbeiten nun rd. 40 User erfolgreich mit einem SAP^® System, das individuelle Lösungen passend auf die Anforderungen ihres speziellen Geschäftsmodells bietet. Resümierend stellt Geschäftsführerin Szabó fest: „Herauszustellen ist neben der starken Lösungsorientierung der PROMOS vor allem das konstruktive Zusammenspiel der Projektbeteiligten. Zu jedem Zeitpunkt wurde gemeinschaftlich an der Erreichung des Projektziels gearbeitet. Wir sind sehr stolz auf unsere Mitarbeiter, die bewiesen haben, dass sie in der Lage sind, sich in kürzester Zeit in einem für sie komplett neuen System zurechtzufinden.“ Für das folgende Jahr wird in einem nächsten Schritt die Einbindung mobiler Themen sowie eine Prozessautomatisierung mittels easysquare geprüft.