„Corona macht digitaler“ – Erkenntnisse eines Anbieters von Software für die Immobilienverwaltung

TPP: Herr Kramer, wie würden Sie einem neuen Nachbar erklären, was PROMOS tut?

Jens Kramer: Wir entwickeln Software für Immobilienunternehmen. Unsere Programme erleichtern es Wohnungsunternehmen Neubauten und Renovierungen zu planen und den Ablauf zu steuern. Die Mieterverwaltung wird vereinfacht. Unser System auf SAP-Basis gibt Auskunft über alle Prozesse rund um die Vermietung, von der Werbung für eine Neuvermietung bis zur Schlüsselübergabe, später über sämtliche Abrechnungen im Rahmen des Mietverhältnisses, angezeigte Mängel und deren Abarbeitung. Kurz: Wir digitalisieren, was zuvor analog erledigt wurde.

TPP: Bitte beschreiben Sie eine solche Digitalisierung doch an einem Beispiel.

Kramer: Nehmen wir die Tätigkeit eines Hausmeisters. Für seine verschiedenen Aufgaben hatte er unterschiedliche Papierformulare. Bekam er früher den Anruf einer Mieterin, weil ihr Wasserhahn tropft, notierte er sich Namen, Anschrift, Telefonnummer und den Mangel auf einem Zettel. Er rief den Hauseigentümer an und klärte mit ihm, wen er mit der Mängelbeseitigung beauftragen soll und koordinierte anschließend den Termin zwischen Mieterin und Handwerker mit Telefon und Zettelwirtschaft. Heute haben Hausmeister, Mieter und Handwerker eine easysquare App und der ganze Vorgang kann für alle Beteiligten einfacher laufen. Die Mieterin fotografiert den tropfenden Wasserhahn und schickt das Bild an den Hausmeister. Der hat sofort den Namen und die Kontaktdaten und erkennt anhand des Bildes den Mangel, vergibt nach Rücksprache mit dem Eigentümer über ein elektronisches Informationssystem den Auftrag an ein gleichfalls elektronisch angebundenes Unternehmen. Anschließend können beauftragter Handwerker und betroffener Mieter den Termin elektronisch vereinbaren. Für alle läuft es schneller und stressfreier.

TPP: Wie zahlt sich das für den Vermieter aus?

Kramer: Kunden in der Wohnungswirtschaft bestätigen uns bis zu 50 Prozent Zeitersparnis. Aber auch, dass die App den Papierversand von Dokumenten an die Mieter ablösen kann, birgt enorme Einsparpotenziale.

TPP: Ihr Angebot an die Wohnungswirtschaft basiert auf SAP. Ist ihr Angebot nur für Vermieter mit mehreren Tausend Wohnungen interessant?

Kramer: Für SAP-Kunden bieten wir ein sehr großes Portfolio an speziellen immobilienwirtschaftlichen Fachlösungen an. Wir schließen Lücken im SAP-System. Für kleine Vermieter wäre es aber sicher zu teuer, einen SAP-Berater zu beauftragen. Deshalb entwickeln wir Apps, die an eine Cloud angebunden sind, um Immobilienbewirtschaftung einfacher zu gestalten. Das ist für große und kleine Kunden gleichermaßen interessant. Zielgruppen sind beispielsweise Anbieter von Studentenwohnungen, Wohneigentumsverwalter, Genossenschaften und Vermögensverwalter in Family Offices.

TPP: Doch kommen wir noch einmal zurück zu den Mietern. Wie wird mit denen umgegangen, denen die Kenntnisse oder die Geräte fehlen, um sich etwa den Mietvertrag als pdf-Datei herunterzuladen?

Kramer: Klar ist, dass die Zielgruppe für digitale Angebote und Apps immer größer wird. Für digital benachteiligte Mieter, wenn jemand zum Beispiel gar keine E-Mail-Adresse hat, müssen die Vermieter andere Lösungen suchen. Aber die Corona-Krise macht uns alle digitaler. Sie zwingt uns, digitale Angebote zu nutzen. Und ich persönlich denke, dass wir aktuell viel dazulernen und Vieles davon die Krise überdauern wird, weil wir erkennen, dass es nützlich ist.

TPP: Beispiele, bitte.

Kramer: Menschen, die bisher immer persönlich im Laden einkauften, bestellen nun erstmals Waren über das Internet. Gruppen, die sich regelmäßig persönlich in Konferenzen trafen, schalten sich nun über ein Video-System zusammen. Wir entwickeln gerade mit Hochdruck eine Nachbarschaftslösung für die Mieter-App, die einzelne Kunden bereits Ende April nutzen wollen.

TPP: Welche Lehren werden die Menschen aus diesen Erfahrungen ziehen?

Kramer: Die Akzeptanz digitaler Angebote wird größer werden. Wir PROMOS-Mitarbeiter stellen erstaunlicherweise fest, dass uns die Kreativität, die zuvor oftmals persönlichen Gesprächen in Konferenzräumen entsprungen ist, durch die Videokonferenzen nicht abhanden kommt. Wir sind gezwungen, neue Lösungen zu nutzen und stellen fest, dass es die Arbeitswirklichkeit verändert. Ich habe vor ein paar Tagen mit Freunden zusammen virtuell ein Bier getrunken. Wir saßen zu Hause und prosteten uns am Bildschirm zu. Am Wochenende haben wir uns mit der Familie in einem Videochat getroffen und zusammen ein Sudoku gelöst. Wir ändern gerade unser Kommunikationsverhalten: Wege fallen weg, wir chatten mehr in Kanälen und schreiben weniger E-Mails, wir bereiten uns besser auf Meetings vor und schimpfen nicht mehr, wenn jemand im Meeting in seinen Computer guckt. Das finde ich sehr spannend. Wenn die Pandemie abgeklungen ist und die Reisebeschränkungen aufgehoben sind, wird es beispielsweise weniger Geschäftsreisen als vor der Krise geben.

TPP: Zurück zu Ihrem Angebot. Treibt die Corona-Krise die Zahl der Mieter hoch, die Ihre App nutzen?

Kramer: Mit unserer Software werden gegenwärtig rund eine Million Wohnungen betreut und wir erreichen mit unserer Mieter-App ca. 440.000 Mieter. Aber die Nutzung der App ist freiwillig und steht im Wettbewerb zu den bisherigen Angeboten. Jetzt sind die Kundenbüros geschlossen und wir stellen fest, dass die Anmeldezahlen deutlich nach oben gesprungen sind. Das ist eine zusätzliche Chance, die Kunden von den Vorteilen der App zu überzeugen. Unabhängig von der Krise wird die Zahl der Nutzer weiter ansteigen. Darauf basiert unsere Wachstumsstrategie.

TPP: Herr Kramer, wir danken Ihnen für das Interview.

Erstveröffentlichung des Interviews in THE PROPERTY POST – Das Online-Meinungsportal für die deutsche Immobilienwirtschaft | Mai 2020.