Mangel, Mängel, Super-GAU – Dream-Team aus SAP^® + easysquare zieht gegen Digitalisierungsstau zu Felde und verzaubert Baubranche

Seine Lieblingsschauplätze, zu denen ganz sicher der BER, Stuttgart 21, der Tunnelbau in Köln oder die Elbphilharmonie gehören, lassen zum einen exzellente Planungskompetenz vermissen und stellen zum anderen äußerst medienwirksam unter Beweis, dass es trotz aller technologischer Fortschritte eine Herausforderung für die Branche bleibt, Bauprojekte dieser Größenordnung souverän zu managen. Doch was macht Bauprojekte eigentlich so komplex?

Der Fluch des Bauprojekts

Zunächst einmal haben wir es im Wohnungsbau mit vielen, verschiedenen Projektbeteiligten zu tun. Neben dem Wohnungsunternehmen und den ausführenden Firmen tummeln sich mitunter Generalunternehmen, Bauüberwacher, Gutachter, Eigentümer und andere Interessensgruppen auf der Baustelle. Verbunden sind sie alle über diverse Schnittstellen und tauschen eine Vielzahl an Informationen miteinander aus, die sich in Korrespondenzen, Fotos, Plänen, Zeichnungen und Notizen verstecken. Außerdem wird der Verlauf von Bauprojekten immer auch durch Risiken und äußere Faktoren beeinflusst. Denken wir beispielsweise an falsche Materialien, die verwendet werden, Witterungseinflüsse oder eine schwankende Arbeitsqualität, die den Bauablauf nachhaltig stören können. Das heißt, selbst bei bester Planung und akribischer Überprüfung können Mängel nie ganz ausgeschlossen werden. Und schließlich machen es die Vertragskonstrukte mit Gewährleistung, Einbehalten und Bürgschaften schier unmöglich, alle offenen Punkte in einer Excel-Datei nachzuhalten.

Die Realität zeichnet ein düsteres Bild: Bauleiter kämpfen mit der zeitaufwändigen Erfassung ihrer Protokolle, die Kommunikation ist unvollständig, weil Informationen unterwegs auf der Strecke bleiben und im Büro herrscht eine chaotische Dokumentenablage. Die Folge: Gewährleistungspflichten sind schlecht dokumentiert und die Nachverfolgung der Mangelbeseitigung gerät schnell aus dem Auge. Baumängel werden nicht zufriedenstellend behoben, Fristen versäumt und es entstehen Mehrkosten. Digitale Lösungen versprechen an dieser Stelle Abhilfe und vor allem Effizienz.

Die Jagd nach der digitalen Lösung

Um die Potenziale einer digitalen Lösung voll auszuschöpfen, reicht es bei weitem nicht, sich in verschiedene Insellösungen zu retten. Der Schlüssel für eine erfolgreiche, systematische Bearbeitung besteht erstens in der gemeinsamen Datenbasis, wodurch der Aufwand für verschiedene Datensätze und Duplikate entfällt. Dreh- und Angelpunkt muss das führende ERP-System eines Wohnungsunternehmens bleiben. Darüber hinaus brauchen Bauherren geordnete Prozesse, damit die Fülle der Bauprojekte reibungslos abgewickelt werden kann. Die Wohnungsunternehmen investieren Rekordsummen in den Neubau^[1]. In 2019 wurden 293.000 Wohnungen fertiggestellt und damit mehr als seit fast 20 Jahren^[2]. Das heißt, die Ressourcen müssen optimal eingesetzt werden. Und drittens bedarf es einer unkomplizierten Bedienung der digitalen Lösung. Unabhängig von Zeit und Ort muss es Bauleitern und Co. stets möglich sein, Informationen schnell und einfach zu erfassen. Umfangreiche Schulungen und Trainings für alle Projektbeteiligten sind wirtschaftlich nicht abbildbar für die Wohnungsunternehmen.

Als Digitalisierungsexperte weiß PROMOS consult um die Herausforderungen in der Baubranche und hat eine integrierte Lösung entwickelt, die sowohl die Bauprozesse berücksichtigt als auch alle Projektbeteiligten nahtlos einbindet. Mit der PROMOS Mängel- und Gewährleistungsverfolgung schickt PROMOS ein Dream-Team aus SAP^® und easysquare ins Rennen, um die tägliche Arbeit des Bauleiters spürbar zu erleichtern, den Organisations- und Planungsaufwand zu reduzieren und letztendlich auch Kosteneinsparungen für das Wohnungsunternehmen zu ermöglichen.

Angriff der Papierformulare

Auf der Baustelle ist die Kommunikation über den Baufortschritt, etwaige Mängel und deren Behebung inkl. Fristsetzung von großer Bedeutung. Die Informationen müssen auf einfachstem Weg zu den Projektbeteiligten gelangen, ohne später im Büro manuell nachgetragen werden zu müssen. Papierformulare für Abnahmeprotokolle, Fortschrittskontrollen und Übergaben sind das Kryptonit jeglicher Effizienzbestrebung.

Mit der easysquare Professional App stehen dem Bauleiter alle Formulare mobil auf seinem Smartphone oder Tablet griffbereit in der Tasche zur Verfügung, sei es für die Bauabnahme (Zwischen-, Teil-, End- und Nachabnahmen) oder für die Fortschrittskontrollen. Die Formulare für geplante Termine werden übersichtlich im digitalen Schreibtisch aufgelistet und enthalten dank einfacher Synchronisation bereits die entsprechenden Stammdaten aus dem SAP^® System. Dazu gehören die Immobiliendaten des Technischen Platzes, beispielsweise zu welcher Wirtschaftseinheit, Gebäude und Mieteinheit die erfassten Daten zugeordnet werden sollen. Ebenso zählen hierzu die Projektdaten aus den SAP^® Modulen PS und MM, wie der zuständige Bauleiter und die Lieferanten, sowie die Mängelkataloge, welche kundenindividuell ausgeprägt werden können. Da die entsprechenden Felder bereits vorausgefüllt sind, kann der Bauleiter unverzüglich mit der Abnahme beginnen.

Der dynamische Aufbau der easysquare Formulare sorgt dafür, dass die Objektdaten entsprechend ihrer Merkmale dargestellt werden. Das heißt, der Bauleiter sieht bei einer 2-Zimmer-Wohnung weniger als bei einer 4-Zimmer-Wohnung und je Raum lassen sich die Gewerke mittels Subsheet bearbeiten. Das kompakte Gerüst hilft dem Bauleiter bei einer effektiveren Projektarbeit. Fotos, Beschreibungstexte und Markierungen vervollständigen mit wenig Aufwand das Bild vom Zustand der Wohnung. Das Wohnungsunternehmen wiederum kann selbst definieren, unter welchen Bedingungen die Abnahmen an das SAP^® System zurückgemeldet werden sollen. Denn nicht immer liegen Mängel vor. Wird die Abnahme jedoch verweigert, muss eine Mängelrüge gemäß VOB/B erfasst werden. Hierbei werden neben den bereits vorhandenen Stammdaten eine Beschreibung, Anlagen, Fristen und das Zustelldatum mitgegeben.

Selbstverständlich können die Formulare auch ohne Mängel oder ad hoc zur Erfassung auf der Baustelle genutzt werden. Eine einfache Verortung mittels GPS-Tracking ermöglicht die Auswahl des Technischen Platzes auch von unterwegs.

Der Wächter

Während die easysquare Professional App den Bauleiter bei seinen mobilen Arbeitsschritten begleitet, gibt das führende SAP^® System seinem Sidekick Rückendeckung und verarbeitet sämtliche Daten an zentraler Stelle. Das Mängel-Cockpit visualisiert die erfassten Mängel zum Projekt, Lieferant und Gewerk als Liste und ermöglicht auf diese Weise die einfache Nachverfolgung der Status. Der gesamte Verlauf eines Mangels bzgl. seiner Fristen, Historie und Abnahme kann hier problemlos nachvollzogen werden. Darüber hinaus können die Mängel aus dem Cockpit heraus an den Lieferanten zugewiesen, Nachabnahmen initiiert und Zeitpunkte für Begehungen definiert werden.

Und weil die Daten einer Endabnahme nun schon einmal im SAP^® System vorliegen, können sie nahtlos in die Gewährleistung im Vertragsmanagementtool übernommen werden. Das heißt, das Datum der Unterschrift startet beispielsweise die Gewährleistungsfrist, aber auch Terminart, Bezeichnung und Bemerkungen lassen sich in die Bestellung automatisch übertragen.

Das Erwachen der Prozesse

Bei einer übersichtlichen Anzahl an Mängeln bevorzugen viele Anwender noch eine Listenbearbeitung. Ab einer undurchsichtigen Vielzahl empfiehlt sich jedoch der Einsatz einzelner Workflows je Mängelnummer. Und darin besteht der besondere Clou der easysquare Lösung: Denn nicht nur mobile Arbeitsschritte lassen sich lückenlos an das SAP^® System anbinden, sondern mit easysquare workflow wird eine Automatisierung verschiedenster Arbeitsschritte über den gesamten Prozess – von der Bauphase über die Gewährleistung bis zur späteren Instandhaltung – ermöglicht.

Workflows sorgen zuverlässig dafür, dass der gesamte Prozess von Anfang an geregelt ist und Rollen sowie Aufgaben verbindlich zugewiesen werden. Sobald ein konkreter Status gesetzt wird, beispielsweise indem eine Korrespondenz (Mängelrüge, das Setzen einer Nachfrist oder Erinnerung) aus dem Tool heraus versendet wird, lassen sich wiederum weitere Prozesse aussteuern. Wird demnach eine Kündigung versendet, startet automatisch der Prozess zur Durchführung einer Ersatzvornahme. Mit dem Versand von Korrespondenzen aus dem Prozess heraus wird also nicht nur die Kommunikation beschleunigt, sondern automatische Benachrichtigungen über anstehende und verstrichene Fristen verkürzen deutlich die Kommunikationszeiten.

Zudem können mittels mehrschichtiger Prozesse auch komplexere Verknüpfungen sinnvoll unterstützt werden, indem Hauptprozesse auf die Erfüllung untergeordneter Prozesse, wie eine Mängelbeseitigung, warten oder parallel durch verschiedene Prüfer bearbeitet werden. Der integrative Ansatz der Lösung bietet viel Raum für Anknüpfungspunkte in nebengelagerten Tätigkeiten sowie Potenziale zur Automatisierung. Damit beispielsweise die Schlussrechnung erst dann gestellt wird, wenn die Endabnahme erfolgt ist, ließe sich die Lösung an das PROMOS Baurechnungsprüfblatt anbinden. Mit Vorteilen wie diesen sind Insellösungen mitnichten ausgestattet und geraten schnell an ihre Grenzen.

Der Herr der Digitalisierung

Fassen wir kurz zusammen: Was braucht nun also die ideale Lösung, damit Ihre Bauprojekte nicht im Fiasko enden? Schlicht eine Superkraft, die sich aus einem zentralen Datenpool speist, die eine strukturierte Ablage mit Prozessunterstützung bietet und sowohl Auswertungen liefert, Schriftverkehr ermöglicht als auch perfekt für Teams geeignet ist, abgerundet durch die Bedienbarkeit einfacher Oberflächen und mobiler Apps, die auf allen verfügbaren mobilen Endgeräten einwandfrei funktioniert.

Die Vorteile sprechen für sich: Abgesehen davon, dass eine solche digitale Lösung eine große Erleichterung in der Nachverfolgung darstellt, können Bau- und Kommunikationsfehler rechtzeitig erkannt und behoben werden. Das spart Kosten und führt zu einem termingerechten Projektabschluss. Im Konfliktfall ist eine rechtssichere und detaillierte Dokumentation aller Mängel und Beseitigungsarbeiten unerlässlich, denn eine lückenhafte Dokumentation kann sich auch Jahre später in der Gewährleistung als sehr kostspielig erweisen.

Und zum Schluss noch Hand aufs Herz: Wer die richtige Wahl für das digitale Mängelmanagement getroffen hat, den können auch Sprüche wie „Das guckt sich weg“, „Da machen wir Acryl rein“ oder „Das ging nicht anders“ nicht mehr die Gelassenheit rauben.

1. https://www.spiegel.de/wirtschaft/soziales/mehr-wohnungsbau-in-deutschland-aber-noch-immer-nicht-genug-a-d80eb72f-271d-4e5e-95c3-3940a9bd46bc
   
2. https://www.haufe.de/immobilien/wohnungswirtschaft/bilanz-der-wohnungswirtschaft_260_519622.html