Bereits über 23 Kunden setzen auf das PROMOS Lösungspaket Datenschutz

Einen ganz besonderen Nachfrage-Boom verzeichnete aus diesen Gründen bereits seit Jahresbeginn das PROMOS Lösungspaket Datenschutz. Mehr als 23 Kunden haben die Lösung schon im Einsatz. Doch was waren die schlagenden Argumente, die sie von der PROMOS Lösung überzeugten? Und was macht das Projektvorgehen der PROMOS so besonders? Wir blicken hinter die Kulissen.

Was schreibt die EU-DSGVO für Unternehmen vor?

Das von PROMOS konzipierte Lösungspaket Datenschutz basiert auf der EU-Datenschutzgrundverordnung, welche seit 25. Mai 2018 auch in Deutschland rechtsverbindlich anzuwenden ist. Sie basiert auf zwei wichtigen Grundpfeilern: zum einen auf dem Recht auf Auskunft und zum anderen auf dem zum Vergessen. So müssen seit Inkrafttreten der gesetzlichen Regelung Unternehmen auf Wunsch von Einzelpersonen eine Auskunft darüber erteilen, ob und wenn ja, welche Daten über sie erfasst sind und ihnen eine Kopie derselbigen aushändigen. Gleichzeitig sind Unternehmen dazu verpflichtet, personenbezogene Daten zu löschen, sobald der Zweck der Datenhaltung nicht mehr gegeben ist oder die betroffene Person es verlangt. Ausnahmen gelten für die Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen oder beispielsweise das Eintreten einer Rechtsstreitigkeit.

Welche Vorteile bietet eine Testphase vor der Einführung der Lösung?

Der zuverlässige Schutz von personenbezogenen Daten hat für qualitätsbewusste Unternehmen seit jeher einen hohen Stellenwert. Nichtsdestotrotz liegt das Thema Datenschutz in der Regel außerhalb der Kernkompetenzen von Wohnungs- und Immobilienunternehmen. Um den ehrgeizigen Vorschriften der neuen Datenschutzverordnung dennoch unkompliziert nachkommen zu können, hat PROMOS eine automatisierte Lösung zur Umsetzung entwickelt. Das kompakte Paket wird mit überschaubarem Beratungsumfang so in das bestehende SAP^® System integriert, dass anschließend manuelle Arbeitsschritte auf ein Minimum reduziert werden können. Bereits bei der Einführung der Lösung orientiert sich PROMOS an dem Grundsatz, möglichst ressourcenschonend vorzugehen. Das Best-Practice-Verfahren der PROMOS sieht vor, dem Kunden zunächst einen Prototyp der Lösung zur Verfügung zu stellen. In dieser ersten, so genannten Proof-of-Concept-Phase kann in einer reinen Testumgebung der Umfang und die Funktionsweise des PROMOS Lösungspakets Datenschutz festgestellt werden, um so zu entscheiden, ob das Paket grundsätzlich als Lösung in Frage kommt. Zudem gibt diese Vorgehensweise die Möglichkeit, bereits zu einem sehr frühen Zeitpunkt Anpassungs- und Erweiterungsbedarfe für den späteren Produktivbetrieb zu identifizieren, welche anschließend unkompliziert im PROMOS Standard realisiert werden können. Gegenüber der SAP Lösung Information Lifecycle Management (ILM) ist das Paket von PROMOS deutlich schlanker, wodurch Kunden auch kurzfristig in die Lage versetzt werden können, den neuen gesetzlichen Anforderungen bequem systemisch und vor allem automatisiert nachzukommen.

Was steckt im Datenschutzpaket der PROMOS?

Die Lösung zur Umsetzung der Anforderungen aus der EU-DSGVO besteht im Wesentlichen aus zwei Bausteinen. Zum einen werden Geschäftspartnerdaten aus SAP^® automatisch anonymisiert, sobald festgelegte Fristen zur Aufbewahrung überschritten sind. Ebenso kann eine zwischenzeitliche Bereinigung vorgenommen werden, sobald der Zweck der Datenhaltung entfällt. So können beispielsweise nach einer definierten Zeitspanne nach Beendigung eines Mietvertrages die Bankinformationen eines ehemaligen Kunden überschrieben werden, da keine geregelte Abrechnung mehr stattfindet und die Daten somit nicht mehr benötigt werden. Zum anderen beinhaltet das Paket ein Tool zur Ausgabe von persönlichen Daten. So kann eine technische Übersicht ebenso wie ein druckfertiges Schreiben für den Kunden mit allen bekannten relevanten Daten erstellt werden.

Die Bausteine des PROMOS Lösungspakets Datenschutz sind individuell an die Wünsche und Anforderungen des Kunden anpass- und erweiterbar. So ist beispielsweise eine Anbindung an Drittsysteme oder die zusätzliche Umsetzung einer Prozessanonymisierung für easysquare workflow möglich.

Wie können Legal Holds in SAP^® abgebildet werden?

Ein Sonderfall stellt in vielen Unternehmen der sogenannte Legal Hold dar. Hierbei handelt es sich um eine individuelle Verlängerung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von Dokumenten und Daten, z. B. aufgrund einer Rechtsstreitigkeit. Kommt es beispielsweise zu einer Rechtsstreitigkeit mit einem Kunden, so dürfen die entsprechenden Geschäftspartnerdaten selbstverständlich nicht nach Ende der Geschäftsbeziehung gelöscht werden. Es ist ein neuer Zweck zur Erhaltung der personenbezogenen Daten entstanden. Um die Aufbewahrung oder Löschung gezielt steuern zu können, empfiehlt sich eine differenzierte Vorgehensweise. PROMOS bietet an, eine Möglichkeit zur Festlegung beliebig vieler Legal Holds in SAP^® zu schaffen. So kann ein Legal Hold beispielsweise genau einen Geschäftspartner betreffen und ein weiterer Legal Hold betrifft wiederum ebenso diesen Geschäftspartner und zusätzlich zwei Verträge. Auf diese Weise kann auf sehr granularer Ebene entschieden werden, welche Geschäftspartnerdaten anonymisiert werden und welche noch nicht. So kommen Unternehmen ihrer Pflicht zur Aufbewahrung ebenso gewissenhaft und konsequent nach wie der zur Löschung.

Was schließen wir daraus?

Das PROMOS Lösungspaket Datenschutz ist auf die speziellen Anforderungen der EU-DSGVO zugeschnitten. Das Grundgerüst ist so konzipiert, dass es innerhalb kürzester Zeit in nahezu jedem Unternehmen mit SAP^® RE-FX eingeführt werden kann. Die individuelle Anpassung einer bewährten Standardlösung hat sich als Best-Practice-Vorgehensweise in den vergangenen Jahren bei PROMOS etabliert und ist branchenübergreifend möglich. Zudem hat die Anonymisierung von personenbezogenen Daten gegenüber einer Löschung, wie sie die Standardlösung zur EU-DSGVO von SAP (SAP^® ILM) vorsieht, prinzipiell den Vorteil, dass geschäftliche Daten und deren Verknüpfungen zu den Geschäftspartnern erhalten bleiben und damit auch zukünftig noch auswertbar sind. Vor allem vor dem Hintergrund der erweiterten Möglichkeiten zu Auswertungen unter SAP S/4HANA^® stellt dies einen besonderen Vorteil dar.