Die easysquare Reporting-App – Das hauseigene Auswertungstool

Um gute Entscheidungen zu treffen, sind Fakten und Wissen unerlässlich. Um diese zusammenzutragen und in den richtigen Kontext zu setzen, bedarf es Zeit und aufwändiger Recherche. Oft ist dabei nicht das Fehlen von Informationen die Herausforderung, sondern der schiere Überfluss, der es immer schwerer macht, aus der Flut von Daten die relevanten Informationen und damit die richtigen Schlüsse zu ziehen. Dafür wurde die easysquare Reporting-App entwickelt, die relevante Daten aus der Immobilienwirtschaft analysiert, aufbereitet und grafisch abbildet. Das Ziel ist die übersichtliche Darstellung von Informationen zur Entscheidungsfindung. Aus diesem Grund stellt die Reporting-App ein optimales Ergänzungstool für beispielsweise Immobilieneigentümer und Investoren dar, die eine Grundlage für die komfortable sowie strukturierte Verwaltung von Immobilien bekommen wollen. Neben wichtigen Kennzahlen können dabei auch Informationen zum Portfolio, wie beispielsweise Stammdaten der Objekte, die Mieteinnahmen, Leerstandsquoten sowie die Entwicklung der Fluktuation und Instandhaltungsausgaben, bequem in der App abgerufen werden. So können eventuelle Zusammenhänge aufgedeckt und Prognosen besser gestützt werden.

Ein Standard für die schnelle Einführung

In ihrer einfachen Umsetzungsform stellt die Reporting-App eine effiziente Alternative zu komplexen, zeitaufwändigen Auswertungen dar. Um eine schnelle Einführung gewährleisten zu können, wurden daher Standard-Reporte implementiert, mit denen eine Vielzahl von Problemstellungen abgedeckt werden. Die Inhalte der Standard-Reporte werden über einen HTML5-Quellcode erzeugt und jeweils in einem eigenen Formular angezeigt.

Der Aufbau der Reporte orientiert sich dabei an den folgenden drei Visualisierungselementen:

• Kennzahlenfelder
• Diagramme (mit Achsenbeschriftungen und Legende)
• Tabellen
  

In den Kennzahlenfeldern können wichtige Einzelwerte, wie beispielsweise absolute und relative Kennzahlen, dargestellt werden. Die Diagramme dienen wiederum der Abbildung von Verläufen und Zusammenhängen. Durch die interaktive Gestaltung können bestimmte Elemente der Diagramme während der Nutzung angewählt und hervorgehoben werden. Um eine maximale Informationstransparenz zu schaffen, können die Einzelwerte aus den jeweiligen Diagrammen darüber hinaus nochmal in einer Tabelle abgebildet werden.

Für die grafische Visualisierung stehen fünf Diagrammtypen zur Verfügung:

• Kreisdiagramm
• Balkendiagramm
• Säulendiagramm
  
• Liniendiagramm
• Kombinationsdiagramm

Kreis- und Balkendiagramme eignen sich dabei besonders für die Gegenüberstellung von verschiedenen Ausprägungen eines Sachverhaltes, wobei ein Kreisdiagramm der Übersicht halber nur eine begrenzte Anzahl von Ausprägungen abbilden sollte. Linien- und Säulendiagramme dienen wiederum eher der Darstellung von Tendenzen und Verläufen, wobei durch farbliche Gruppierungen auch zusätzliche Varianten mit ausgewertet werden können. In einem Kombinationsdiagramm können durch die Hinzunahme von Säulen als auch Linien verschiedene Sachverhalte innerhalb eines Diagrammes ausgewertet und beispielsweise absolute und relative Verläufe gegenübergestellt werden.

Der Weg von der Quelle zum Ziel

Damit die Reporte auch immer die aktuellsten Informationen enthalten, müssen diese entsprechend regelmäßig mit Daten versorgt werden. Der Ursprung der Daten spielt dabei eine wichtige Rolle. Die Reporting-App ist im Standard auf eine Datenanbindung an ein ERP-System ausgerichtet. Alternative Datenquellen, wie Excel-Tabellen, können aber unter Umständen ebenfalls genutzt werden. Eine weitere Vorrausetzung für das erfolgreiche Reporting ist die Persistenz, also die Vollständigkeit der Quelldaten. Sollte diese nicht gegeben sein, können gegebenenfalls zusätzliche Aufwände bei der Aufbereitung der Daten entstehen. Für die Aufbereitung der Daten werden diese entsprechend analysiert, harmonisiert und falls erforderlich aggregiert. Zusätzlich erfolgt in dieser Phase die Berechnung der Kennzahlen. Je nach Umfang und Qualität der Quelldaten kann dafür auch die Erstellung eines Datenmodells erforderlich sein, um die Beziehungen zwischen den einzelnen Datensätzen herzustellen. Im Anschluss können die fertigen Kennzahlen und Informationen nun an die Standard-Reporte übergeben werden. Dafür wird eine zusätzliche Schnittstelle bereitgestellt. In den Diagrammen werden zeitliche Entwicklungen dabei immer pro Monat und über den Verlauf eines Jahres dargestellt. Daher erfolgt die Integration der Daten in die Reporte stichtagsbezogen am Ende des aktuellen Monats. Die Säulen- bzw. Liniendiagramme zeigen also jeweils zwölf Werte an, die pro Monat hinzugefügt und für den Zeitrahmen eines Jahres gespeichert werden. Eine Historisierung der Daten über mehrere Jahre hinweg ist im Standard nicht vorgesehen, kann aber bei Bedarf beauftragt werden. Dies kann beispielsweise Sinn machen, wenn die Entwicklungen vergangener Jahre miteinander verglichen werden sollen. Hierfür würde ein zusätzlicher Filter in der Boxlist implementiert werden, über den das gewünschte Jahr ausgewählt werden kann. Neben den zeitlichen Aspekten kann dabei auch nach weiteren Kriterien gefiltert werden, wie zum Beispiel dem Wirtschaftskreis, der Nutzungsart oder dem Status. Welche Filter möglich sind und welcher Aufwand dahinter steckt, muss individuell anhand der Quelldaten bewertet werden. Die Kombination von verschiedenen Filtern miteinander ist derzeit im Standard nicht vorgesehen.

Viele Extras und Anwendungsmöglichkeiten

Die fertigen Reporte können in einer eigenen Umgebung der easysquare Reporting-App angezeigt werden. Neben den eigentlichen Auswertungen können dabei auch weitere Sachverhalte in der Reporting-App dargestellt werden.

Derzeit im Standard enthalten sind beispielsweise folgende Formularübersichten zu/zur:

• Stammdaten, Grundbuch, Bestand für die einzelnen Assets,
• einzelnen Neubauprojekten,
• Vorstellung des eigenen Unternehmens,
• Nachrichten, Deals und Terminen,
• Ansprechpartnern und Kontaktdaten,
• Abbildung wirtschaftlicher Indikatoren
• sowie ein Glossar mit Suchfunktion.

Welche zusätzlichen Informationen abgebildet werden sollen, hängt vom individuellen Thema der Auswertungen ab, denn für die Reporting-App gibt es eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten. Abgesehen von Immobiliendaten, lassen sich beispielsweise auch Verbrauchsdaten entsprechend der neuen EED-Richtlinie auswerten. In diesem Sinne können die Standard-Reporte auch als zusätzliche Kachel in allen existierenden easysquare Apps implementiert werden. Die Reporting-App ist damit ein wahrer „Allrounder“, der auf ganz verschiedenen Wegen zu begeistern weiß und stets für mehr Klarheit sorgt.