Feintuning im Einkauf – VW Immobilien optimiert mit Wertkontrakten in SAP^® die Disposition ihrer Lieferantenaufträge

Wenn der Einkauf brummt

Der strategische Einkauf hat alle Hände voll zu tun. Einerseits trägt er die Verantwortung für die Außenwirkung, eine qualitätsgerechte und pünktliche Versorgung mit Dienstleistungen sicherzustellen. Andererseits soll der Bereich unternehmensintern ergebniswirksame Einsparungen erreichen. Auch den strengen Compliance-Anforderungen des VW-Konzerns muss Rechnung getragen werden, damit kein gelisteter Lieferant bevorteilt oder benachteiligt wird. Die richtige Balance auszusteuern, gehört zum Einmaleins im Beschaffungsmanagement. Mit dieser Aufgabe ist bei VWI der Zentraleinkauf der Volkswagen Muttergesellschaft betraut. Sämtliches Know-how ist hier an zentraler Stelle gebündelt. Auf diese Weise können die Konditionen regelmäßiger Dienstleistungen oder aber Bestellungen mit hohem Bestellvolumen über einen längeren Zeitraum hinweg in Rahmenverträgen fixiert werden. So gewinnt das Unternehmen an Planungssicherheit.

Sand im Getriebe

Um die Vorteile des Zentraleinkaufs voll auszuschöpfen, bedarf es einer transparenten Steuerung der Einkaufsvolumina. Denn wie sollen die Beauftragungen auf die Lieferanten optimal verteilt werden, wenn keine Kenntnis darüber besteht, zu welchen Handwerksunternehmen bereits Rahmenverträge vorliegen, auf welche Höhe sich das vereinbarte Leistungsvolumen beläuft und wie viel vom Instandhaltungsbudget bereits abgerufen wurde? Antworten auf diese Fragen liefert den VWI Mitarbeitern dank einer nützlichen Erweiterung nun ihr SAP^® System. Wo bisher entsprechende AZ-Nummern, die außerhalb des SAP^® Systems gepflegt wurden, manuell in einem Zusatzfeld der Bestellungen eingetragen, über periodische Auswertungen die Ist-Werte ermittelt und anschließend als Excel-Datei an den Einkauf weitergeleitet wurden, erfolgt die Überwachung heute integriert im SAP^® ERP.

Trittbrettfahren auf SAP^® Standard

Für die Implementierung und Anpassung der Standardfunktion »Wertkontrakte« beauftragte VWI den Berliner Digitalisierungsexperten PROMOS consult. Ein Wertkontrakt ist eine vertragliche Vereinbarung mit einem Lieferanten, die beinhaltet, dass für einen Zeitraum und einen bestimmten Zielwert Materialien und/oder Dienstleistungen bezogen werden. Mit dieser Funktion lässt sich die Möglichkeit zu Nutze machen, je Dienstleister und Gewerk eine Vertragsposition anzulegen und den vereinbarten Zielwert zu hinterlegen. Auf Basis dieser Rahmenverträge werden schließlich einzelne, konkret auf den jeweiligen Vertrag referenzierende Beschaffungsvorgänge angelegt. Hier spricht man auch von „Abrufen“. Das heißt, sobald bei VWI ein IH-Auftrag oder eine Bestellung ausgelöst wird, für dessen Lieferant bereits ein Vertrag im System existiert, wird der Mitarbeiter aufgefordert, den Auftrag einem Vertrag zuzuweisen. Andernfalls erscheint eine Fehlermeldung oder es bedarf einer Begründung, warum keine Zuordnung möglich ist.

Wertkontrakte frisch aus der Werkstatt

Der einzige Haken in der Standardfunktionalität der Wertkontrakte besteht darin, dass lediglich der Abrufwert fortgeschrieben und gegen den Vertrag geprüft wird. Bei einem Kontraktabruf aktualisiert das System zwar automatisch die abgerufenen Werte im Kontrakt. Der Abrufwert ergibt sich hierbei aus der Summe der Bestellwerte. Die wirklichen Ist-Kosten können aber von dem Bestellwert deutlich nach oben oder unten abweichen. Deshalb hat PROMOS die VWI Lösung so ausprogrammiert, dass mit der Rechnungsbuchung die tatsächlichen Ist-Kosten als Abrufwert fortgeschrieben werden. Zudem wird der Ausschöpfungsgrad transparent in einer Suchhilfe dargestellt. Will der Mitarbeiter einen Auftrag / eine Bestellung anlegen, so werden in der Lieferantensuchhilfe neben den aufgelisteten Firmen zusätzlich Angaben zu Vertrag, Zielwert, Laufzeit und ebenjenem Ausschöpfungsgrad angezeigt. Auf diese Weise kann der Mitarbeiter schon in der Suchhilfe erkennen, ob eine gleiche Verteilung vorliegt oder nicht (Abbildung 1).

Larsen Bernhard, IT-Projektmanager, VW Immobilien

Grüne Welle für das Reporting

Larsen Bernhard, IT-Projektmanager bei VWI, zeigt sich zufrieden mit der Lösung und seinem Implementierungspartner: „Die Aufwendungen für Instandhaltung, Sanierung und Modernisierung lagen im vergangenen Geschäftsjahr bei 19,6 Mio. Euro^[1]. Ein so hohes Budget nimmt uns in die Verantwortung, dass die Aufträge an unsere Lieferanten gleich verteilt und keine Firmen bevorzugt werden. Dank der Unterstützung der PROMOS-Berater konnten wir die Vorgaben der Revision hinreichend und im vorgeschriebenen Zeitfenster umsetzen.“ Zwei Auswertungen komplettieren die nun vollständig systemgestützte Überwachung, sodass eine Überschreitung der Kontraktlimits ausgeschlossen wird. Neben der bereits in der Suchhilfe bereitgestellten Übersicht aller Kontrakte mit Laufzeit, Limit und Abrufwert wurde außerdem eine ausführliche Abrufdokumentation entwickelt. Da der Standardreport nur Auswertungen pro Kontraktposition zur Verfügung stellt, wurde dieser dahingehend erweitert, dass sich über mehrere Kontrakte hinweg auswerten lässt, wie hoch das Abrufvolumen ist (Abbildung 2). Den Absprung in die Einkaufsbelege bringen die Reports selbstverständlich ebenfalls mit.

Wie eine gut geölte Maschine

VWI ist der Dialog-, Immobilien- und Lösungspartner für den Konzern und unterstützt die Volkswagen AG und deren Tochterunternehmen bei einer Vielzahl von Immobilienthemen. Die Optimierung der Auftragsverteilung und Lieferantenfindung ist zwar ein kleiner Baustein unter vielen, um die unterschiedlichsten Immobilienprojekte effizient, transparent und vor allem wirtschaftlich für die Kunden umzusetzen. Dennoch zeigt uns das Projekt, wie sinnvoll die nahtlose Verzahnung aller Vorgänge in SAP^® sein kann. Eine manuelle Nachbearbeitung in Excel entfällt, Vorgaben werden mittels IT top-down durchgesetzt, Einsparpotenziale werden durch bestehende Rahmenverträge ausgeschöpft und Sicherheit über die Verteilung und Disposition gewonnen – um nur einige Vorteile aufzuzählen, von denen das Unternehmen profitiert, weil die einzelnen Glieder im SAP^® Motor perfekt ineinandergreifen.

1. Geschäftsbericht 2018