Auf dem Sprung nach vorn – Peach Property setzt auf S/4HANA^® mit Fiori^®

Die Peach Property Group ist ein Immobilieninvestor mit Hauptsitz in Zürich und besitzt ein namhaftes Portfolio von aktuell rund 23.000 Wohnungen^[1] in Deutschland. Das Geschäftsmodell besteht in der Bestandshaltung renditestarker Objekte. Das Unternehmen investiert vorwiegend in B-Städten im Einzugsgebiet von Ballungsräumen. Mehr als 95 Prozent des Immobilien-Portfolios befinden sich in Deutschland, große Teile davon in Nordrhein-Westfalen. In den vergangenen Jahren hat das Unternehmen seinen Bestand kontinuierlich erweitert, allein 2020 sind über 10.000 Wohnungen zum Portfolio hinzugekommen.

Im Zuge dieses Wachstums stellte sich für Peach Property die Frage nach einer passenden ERP-Software, die mit der Expansion Schritt halten kann. Die bisher eingesetzten Tools konnten die Anforderungen des Unternehmens nicht mehr erfüllen: Einerseits beinhaltete die branchenunabhängige Ausprägung der Cloudlösung SAP Business ByDesign^® zwar ein vollständiges Finanzwesen, ließ andererseits jedoch notwendige Funktionen für die Immobilienverwaltung vermissen. Deshalb musste in der Vergangenheit eine separate Lösung zum Einsatz kommen. Diese wurde mit der Zeit jedoch zu klein, um das starke Wachstum sowie die vielen Bestandsveränderungen angemessen abzubilden. Ziel sollte es folglich sein, beide Funktionsbereiche in einer Lösung zu verschmelzen.

Kurt Witzler, Projektleiter bei Peach Property

Gesucht und gefunden

Verschiedene Gründe sprachen für das neue SAP Produkt: In funktionaler Hinsicht bringt S/4HANA^® alles mit, was das Unternehmen braucht – von der Finanzbuchhaltung und dem Controlling über das Asset Management bis zur technischen Anbindung an das unternehmenseigene und vertraute CRM-System inklusive App. „S/4HANA^® ist vielseitig und in hohem Maße mit unseren anderen Lösungen kompatibel“, begründet Kurt Witzler, Projektleiter bei Peach Property, die Entscheidung für die Konsolidierung. „Eine zentrale Datenverwaltung fördert den schnellen bereichsübergreifenden Informationsfluss und der Einsatz der Benutzeroberfläche Fiori^® garantiert unseren Mitarbeitern einen einfachen Zugriff auf unsere Systeme“, so Witzler weiter.

Die geräteunabhängige Anwendung von SAP^® mittels Fiori^® – und das über alle Geschäftsprozesse hinweg – eignet sich ideal für die dezentrale Organisationstruktur des Unternehmens. Unabhängig ihres Standortes profitieren Anwender im täglichen Handling vom unkomplizierten, schnellen Zugang, beispielsweise um Mietobjekte zu pflegen, Verträge anzulegen oder Auswertungen aufzurufen (Abbildung 1). Der Umgang mit Fiori^® ist dem Unternehmen bereits vom Vorgängertool bekannt. „Der Einsatz stand für uns außer Frage. Wir haben gute Erfahrungen mit der Einstiegsoberfläche in unsere Transaktionen gemacht. Zukünftig wollen wir auch unsere Workflows zielgenau über das Launchpad überwachen“, schildert Witzler die Pläne zum Ausbau der Lösung.

Wechsel im Schnelldurchlauf

Mit der Produktivsetzung zum 01.01.2020 haben die 95 Anwender des neuen Systems zunächst einen funktional standardisierten Arbeitsplatz ausgeliefert bekommen. Eine rollenbasierte Ausprägung des Launchpads für die jeweiligen Anwendergruppen folgt in Phase 2. Man entschied sich frühzeitig für dieses zweigeteilte Vorgehen, um die Projektlaufzeit zu verkürzen. Mit dem Kick-off Mitte September verblieben dem Projektteam um Kurt Witzler und Elena Fuchs, Projektleiterin auf Seiten der PROMOS consult, nur 15 Wochen zum avisierten Termin. Ein sportliches Unterfangen, erläutert Fuchs: „Wir mussten uns von Beginn an auf die wichtigsten Bausteine bei der Implementierung fokussieren. Rechnungswesen, Controlling, Vertragsverwaltung, Mietenbuchhaltung, Betriebskosten – alles, was Peach Property zum Geschäftsbetrieb benötigt. Da blieb kein Raum für umfangreiche Sonderlocken. Stattdessen kann Peach Property nun von der bewährten PROMOS Lösungsbibliothek profitieren, und das in Rekordzeit!“ Schneller wurde bisher kein System bei PROMOS aufgesetzt. Dank enger Zusammenarbeit, straffer Zeitplanung mit exaktem Timing und Vertrauen in die Unterstützung durch den Implementierungspartner PROMOS konnte der Umstieg bei Peach Property wie geplant durchgeführt werden.

Auf die Spitze getrieben

Die Einführung von S/4HANA^® und easysquare workflow rückt die Unternehmensprozesse in den Mittelpunkt. Das ERP fungiert als zentrale Quelle für die Dokumentation sämtlicher Prozesse. Statusinformationen, Abläufe und Geschäftsentscheidungen werden auf einen Blick sichtbar, Business und IT ideal verknüpft. Für die Digitalisierung setzt das Unternehmen an einem der dokumentenintensivsten Prozesse an und geht noch einen Schritt weiter. Anstatt sich beim Rechnungseingang nur vom Papier zu trennen, werden zukünftig sämtliche Eingangsrechnungen voll automatisiert weiterverarbeitet.

Gemäß dem Anspruch »Buchhaltung ohne Buchhalter« werden die erforderlichen manuellen Arbeitsschritte auf ein Minimum reduziert. Das heißt, nachdem die Eingangsrechnungen bereits digitalisiert vom externen Scan-Dienstleister geliefert wurden, können alle buchungsrelevanten Belegdaten automatisch aus den Dokumenten extrahiert und zur Kontierung erfasst werden. Die Arbeit übernehmen an dieser Stelle S/4HANA^® und easysquare workflow (Abbildung 2). Dank automatischer Bearbeiterfindung sowie vordefinierter Prüf- und Freigabeprozesse müssen die verantwortlichen Mitarbeiter nur noch die Freigabe per Mausklick oder Fingertipp bestätigen. Die anschließende Buchung erfolgt automatisch. Manuelle Tätigkeiten, die man aus der Rechnungsbearbeitung kennt, wie die Vergabe von Rechnungsstempeln, das händische Weiterleiten an zuständige Kollegen oder die Vorkontierung, entfallen gänzlich. Auf diese Weise werden die internen Lauf- und Abstimmungswege erheblich verkürzt.

Freigewordene Ressourcen können wieder wertschöpfend eingesetzt werden. „Trotz des Wachstums wollen wir die operative Effizienz weiter erhöhen. Zu viel manueller Aufwand für wiederkehrende Tätigkeiten wie die Rechnungsprüfung ist nicht zielführend“, gibt Witzler Einblicke in die Beweggründe. Auch über den Rechnungseingangsworkflow hinaus ergänzt Witzler weiter: „Die Prozessverbesserungen im Kleinen und Großen schenken unseren 170 Mitarbeitern die Möglichkeit, sich auf hochwertige Aufgaben zu konzentrieren, die zum Unternehmenserfolg beitragen und sich auf eine hohe Kundenzufriedenheit niederschlagen. Und die steht ganz oben auf unserer Prioritätenliste.“

Die Weichen stehen auf Wachstum

Peach Property hat den beherzten Sprung in ein neues ERP geschafft. Der Projekterfolg ist schlussendlich der engen Zusammenarbeit beider Unternehmen zu verdanken. Die Zusammenarbeit war partnerschaftlich und lösungsorientiert. „Obwohl die Zeit die größte Herausforderung war, konnten die Funktions- und Integrationstests erfolgreich absolviert und bisher alle Maßnahmen termingerecht und planmäßig erfüllt werden“, resümiert Fuchs. „Das Herangehen war stark auf den Produktivsetzungstermin fokussiert. So ist uns die Transformation gelungen!“ Und auch das erste Zwischenfazit beim Kunden fällt durchweg positiv aus. Peach Property profitiert mit dem Einsatz von S/4HANA^® von Performance-Vorteilen und begrüßt den schnellen Zugang zu Daten und Informationen: „Wir freuen uns, dass unter den knappen Zeitvorgaben eine volldigitale Plattform produktiv gehen konnte, die zum einen sehr einfach in der Bedienung ist und zum anderen die Integration unserer neuen Bestände flexibel abbildet,” fasst Witzler zusammen. Mit der neuen IT Plattform sind somit die technischen Weichen für das weitere Wachstum gestellt.

1. https://www.peachproperty.com/portfolio/
   

redaktion@openpromos.de