Mission `21 – Ein Optimierungsprojekt der TAG Immobilien AG

Das Unternehmen – Die TAG Immobilien AG

Die TAG Immobilien AG mit Sitz in Hamburg ist ein MDAX gelistetes Immobilienunternehmen, das sich auf die Akquisition, Entwicklung und Bewirtschaftung von Wohnimmobilien im Norden und Osten Deutschlands sowie in Polen fokussiert. Das Portfolio der TAG Immobilien AG umfasst rund 88.300^[1] Wohneinheiten und soll innerhalb der nächsten drei bis fünf Jahre um rund 8.000 bis 10.000 Einheiten erweitert werden. Die hohe Qualität ihrer Leistungen im Rahmen der Immobilienbewirtschaftung stellt die TAG Immobilien AG durch den überwiegenden Einsatz eigener Mitarbeiter sicher. Dies betrifft in vielen Beständen auch Hausmeisterleistungen und Handwerkertätigkeiten.

Das Projektvorgehen – Schritt für Schritt zum Erfolg

Reibungslose Abläufe in der Interaktion mit den Mietern erfordern auch hinter den Kulissen ein effizientes Ineinandergreifen von Prozessen und die optimale Ausnutzung vorhandener Ressourcen. Ina Hüther, eine von zwei Gesamtprojektleitern auf Kundenseite und Leiterin ERP-Systeme und Datenmanagement bei der TAG Immobilien AG, erläutert den Projekthintergrund: „Unsere Zielstellungen für Mission `21 lagen dabei unter anderem in der Schaffung und Nutzung einheitlicher und systemgestützter Prozesse, dem Aufbau und der Umsetzung von Automatisierungen im System und der Verbesserung der Datengrundlage für die TAG.“ Zu Beginn des Jahres 2019 startete das langfristig angelegte Optimierungsprojekt mit dem Systemhauspartner PROMOS, das nahezu alle Themen, die im operativen Geschäft einen ERP-Bezug besitzen, umfasste. Fokussiert werden sollten im Projektverlauf neben Korrespondenzen, Vertragsverwaltung, Betriebskosten und Dokumentenmanagement auch Bestellprozesse, mobile Anwendungen und grundlegende Fragen des Systemdesigns. Albrecht Hempel, seinerseits ebenfalls Projektleiter und Leiter Strategisches Immobilienmanagement bei der TAG Immobilien AG, begründet die maßgeblichen Kriterien für den gewählten Projektansatz: „Wir entschieden uns für ein kontinuierliches und langfristiges Projektvorgehen. Auf diese Weise wollten wir sicherstellen, dass wir die gesamte Bandbreite unserer operativen Themen umfassend und grundlegend angehen können. Zudem wollten wir in unserem Vorgehen agiler werden. Dazu bildeten wir auf beiden Seiten Projektteams zu den entsprechenden Fachthemen, die für ihre Bereiche, aber immer mit dem Blick auf eine Integration für das Gesamtunternehmen, Lösungen entwickeln sollten.“ Neben der Doppelspitze Hüther und Hempel trug auf Seiten der PROMOS Martin Donath, Director Financials, und seit Beginn des Jahres 2021 Erik Walter, Senior Manager, die Projektverantwortung. Die insgesamt 13 Projektteams werden wiederum durch eine Teilprojektleitung vertreten, wodurch Abstimmungswege deutlich verkürzt werden konnten. Aufgrund des breiten Spektrums verschiedenster Themen sollte den fachlichen Experten eine direkte Kommunikation ermöglicht werden. Es existieren klare Ansprechpartner auf beiden Seiten, die kontinuierlich klare Monatsziele entwickeln und verfolgen. Es wurde gemeinsam auf Teilprojektleiter-Ebene geplant, organisiert, getestet und umgesetzt. Im Dreimonatsrhythmus erfolgten Livesetzungstermine. Hier wurden nicht jedes Mal Komplettlösungen umgesetzt, sondern Teilziele realisiert. Hempel erläutert: „Diese Vorgehensweise war für uns das Erfolgsrezept. Jeder hatte eine Basis, auf die schrittweise aufgebaut werden konnte. Wir entwickelten kontinuierlich kleinere, realistische Teilziele und erreichten kurzfristig greifbare Ergebnisse, die im Zweifel nochmal nachjustiert werden konnten. Auf diese Weise haben wir ein sehr gutes bilaterales Verhältnis geschaffen, das von einer sehr guten und offenen Kommunikation profitierte.“

Albrecht Hempel, Projektleiter und Leiter Strategisches Immobilienmanagement bei der TAG Immobilien AG

Die Ergebnisse – Eine Vielzahl operativer Umsetzungen

Das Projekt startete bereits mit Beginn des Jahres 2019, wobei das erste Quartal ausschließlich zur organisatorischen und konzeptionellen Vorbereitung genutzt wurde. In der Zeit vom 01. April 2019 bis heute konnten im Rahmen des Projekts rund 350 Umsetzungen unterschiedlichster Komplexität in insgesamt acht Go-Live-Terminen produktiv gesetzt werden. Dabei handelte es sich sowohl um kleinere Optimierungen als auch vollständige Neuentwicklungen sowie die Integration zusätzlicher mobiler Prozesse. In vielen Bereichen wurden Automatisierungen geschaffen, so z. B. innerhalb der Debitorenbuchhaltung für die Ausbuchungen und Auszahlungen an Mieter sowie der Erstellung der Betriebskostenabrechnung. Auch der Rechnungseingangsworkflow wurde grundlegend optimiert. Die eingehende Post wird bei der TAG Immobilien AG nun digitalisiert und durchläuft workflowgestützt eine hoch professionalisierte Prozesslandschaft, welche es ermöglicht, verschiedenste Sachverhalte exakt zu clustern und abzuarbeiten. Ebenfalls auf der Agenda standen die Entwicklung weiterer zentraler Abarbeitungsprozesse im Ticketsystem sowie die Optimierung des Bestellprozesses über das Handwerkerportal. Ein weiterer wichtiger Punkt auf der Umsetzungsliste war zudem die Schaffung eines so genannten generischen Datenqualitätsprozesses. Dieser erlaubt es der TAG Immobilien AG, ihre Stammdaten auf Validität zu prüfen. Es kann beispielsweise abgefragt werden, ob bestimmte Konditionen von Immobilienstammdaten nicht gepflegt sind, zwingend erforderliche Geschäftspartnerdaten, wie ein Geburtsdatum, fehlen oder wo Leerstand existiert. „Insgesamt haben wir an unterschiedlichsten Stellschrauben angesetzt – immer mit dem Ziel vor Augen, einen deutlichen Effekt im operativen Arbeiten zu erreichen. Und das ist uns, ich denke auch dank der sehr guten Zusammenarbeit, gelungen“, fasst Hüther die bisherigen Ergebnisse zusammen.

Das Branding – Die Identifikation mit dem Projekt

Eine weitere Besonderheit des groß angelegten Optimierungsprojekts stellte das exklusive Branding dar (Abbildung 1). Über den Namen Mission `21, der sich vom zeitlichen Zielhorizont des Projekts ableitet, sollte die Identifikation mit dem Projekt unterstützt werden. „Unsere Hoffnung war, durch das spezifische Branding ein besseres Commitment bei den Mitarbeitern zu erreichen. Zu Beginn war es eine der größten Herausforderungen, im Unternehmen ein Verständnis für die spezielle Vorgehensweise im Projekt zu generieren. Und da kam uns das Projektmarketing sehr entgegen. In Kombination mit transparenter Kommunikation und regelmäßigem Austausch entstand so schnell ein guter Gemeinschaftssinn – das Gefühl zusammen an einem Strang zu ziehen“, beschreibt Hempel die Vorteile des Projektmarketings.

Ausblick und Resümee

Das Projekt Mission `21 steht kurz vor dem Abschluss. Aktuell sind noch Einzelthemen aus bestimmten Bereichen offen. So ist beispielsweise das Roll-out der easysquare Qualitätsmanagement- und Verkehrssicherungslösung als mobile Anwendung noch nicht abschließend vollzogen. Auch die SAP^®-integrierte Hausmeisterkommunikation sowie die Optimierung des Beschwerdeprozesses befinden sich noch in der Umsetzung. Parallel erfolgt derzeit zudem noch die Anbindung einer externen Vermietungslösung. Diese und weitere Themen sind für das erste Quartal 2021 angesetzt. Anschließend geht das Projekt sukzessive in die geplante SAP S/4HANA^® Migration über. „Insgesamt stellte sich vor allem die ehrliche Kommunikation auf beiden Seiten als entscheidender Erfolgsfaktor heraus. Wir konnten uns zu jeder Zeit sehr konkret und pragmatisch über anliegende Sachverhalte unterhalten und kamen so lösungsorientiert und konstruktiv zu überzeugenden Ergebnissen. Wir haben die Projektarbeit als ein sehr gleichberechtigtes Arbeiten mit einem angenehmen Miteinander erlebt“, stellen Hüther und Hempel übereinstimmend zufrieden fest.

1. Stand: 12/2020
   

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