Die PROMOS Qualitätsmanagement und Verkehrssicherungslösung – Eine Erfolgsgeschichte

Für mehr Effizienz prädestiniert

Werfen wir zunächst einen Blick auf die Ausgangslage! In den allermeisten Fällen zeigte sich in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden, dass die Verkehrssicherung und Begehungen aller Art vor Projektbeginn in der Regel papierbasiert oder noch im besten Falle per Excel-Tabelle abliefen. Nur in seltenen Einzelfällen baute PROMOS bei der Abgabe eines Angebots zur Lösungseinführung auf eine bereits vorhandene integrierte Lösung auf. Wie alle Vorgänge, die vor Ort auf klassisch manuellem Wege stattfinden, bietet die Einführung einer mobilen Lösung, die in das ERP-System integriert ist, einen signifikanten Effizienzschub. Allein die Tatsache, dass im Anschluss keine manuelle Übertragung der Daten ins ERP-System mehr stattfinden muss, macht den Einsatz einer easysquare Lösung unglaublich attraktiv. Im Falle der Verkehrssicherung kommt hinzu, dass es sich hierbei um ein ausgesprochen komplexes Thema handelt. Ist der Immobilieneigentümer doch von Gesetzeswegen dazu verpflichtet, seine Objekte und die zugehörigen Infrastrukturen in geeigneter Weise zu sichern, um so einen Schaden für Dritte zu verhindern. Bei einem Nichtnachkommen drohen Schadensersatzansprüche. Die Durchführung dieser Verkehrssicherungspflichten ist ebenso umfangreich wie komplex und reicht von einer einfachen Sichtprüfung eines Treppenlaufs bis zu aufwändigen technischen Kontrollen, beispielsweise einer Aufzuganlage. Häufig sind zudem externe Dienstleister an der Erbringung der Verkehrssicherungspflichten beteiligt. Mit der PROMOS Qualitätsmanagement- und Verkehrssicherungslösung konnte 2015 im Rahmen der Einführung bei der ProPotsdam GmbH ein Produkt entworfen und umgesetzt werden, das in seiner Umfänglichkeit und gleichzeitigen Einfachheit in der Bedienung nahezu alle möglichen Szenarien zyklisch stattfindender Prüfaufgaben abbilden kann. Auch heute, fast sechs Jahre später, ist der Kern der Funktionalitäten derselbe geblieben. Und das nicht etwa, weil die Lösung eigentlich ein Update bräuchte, sondern schlicht, weil sie in ihrem Aufbau und ihrer Wirkungsweise nichts an Effizienz eingebüßt hat. Gehen wir also einen Schritt tiefer in die Materie und schauen nochmal kurz auf die eigentliche Funktionsweise der PROMOS QMVKS!

Die drei Säulen der Lösung als Erfolgsgeheimnis

Die PROMOS Qualitätsmanagement und Verkehrssicherungslösung (kurz: QMVKS) basiert auf drei Säulen: einer spezialisierten Lösung für SAP^®, der an das ERP angebundenen easysquare App sowie einem optional integrierbaren Webportal. Als Ausgangspunkt dient das SAP^® System, wo der Kunde die Prüfpläne festlegt und pflegt. In der easysquare App erhalten die Prüfer automatisch die fälligen Prüfaufgaben und können diese direkt in der App durchführen. Anschließend werden die Ergebnisse automatisch an das SAP^® System zurückgespielt, wo eine Auswertung und Weiterbearbeitung, z. B. im Falle einer Schadensmeldung, stattfinden kann. Das optional nutzbare Webportal dient in erster Linie der Anbindung externer Dienstleister. Ohne eine nötige Installation, umfängliche Schulungen oder einen Einführungsaufwand können Dritte hier die Erfüllung der an sie übertragenen Pflichten dokumentieren und den Status überwachen. Alles in allem entsteht so eine Gesamtkonzeption, die für eine Vielzahl unserer bisherigen Kunden schon in ihrer Standardausführung einen sehr großen Teil ihres Bedarfs abdeckt. Nichtsdestotrotz liegt es in der Sache der Dinge, dass sich jedes Unternehmen durch seine ganz eigenen Spezifika und damit verbundenen individuellen Ausgangsituationen und Bedürfnisse auszeichnet. Aus diesem Grund ist es Ziel und Kern der Beratungsaktivitäten von PROMOS, diese im engen Austausch mit dem Kunden herauszufiltern und die vorhandenen Lösungsstandards an die jeweilige Kundensituation anzupassen. Oft entstehen so Lösungen, Funktionalitäten und Vorgehensweisen, von denen anschließend auch alle anderen Kunden profitieren können. Es folgt deshalb ein Schwenk auf die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten der PROMOS QMVKS durch erfolgte Kundenanpassungen.

Kunden als Künstler einer überzeugenden Lösung

Wie eingangs erwähnt, eignet sich die PROMOS QMVKS neben der Verkehrssicherung auch für nahezu alle anderen zyklisch wiederkehrenden Aufgaben. So wird die Lösung beispielsweise auch zur Ereignisprüfung bei Schnee oder Sturm eingesetzt. Im konkreten Fall wird beim betreffenden Kunden die eigentliche Schneebeseitigung durch einen Dienstleister vorgenommen. Mit der PROMOS QMVKS prüfen Mitarbeiter anschließend die entsprechende Durchführung per App und geben einen eventuellen Handlungsbedarf weiter. Brandschutzbegehungen, regelmäßige Wartungen oder Baumprüfungen werden mit der Lösung ebenso bereits von verschiedenen Kunden durchgeführt. Sogar abseits üblicher Objektprüfungen kann die PROMOS QMVKS Einsatz finden. Bei PROMOS selbst machte sich der Bereich IT-Infrastructure die eigene Lösung zu Nutze. Im Rahmen der regelmäßigen COBIT-Kontrollen führen die zuständigen Mitarbeiter die Prüfpflichten im Rahmen des Rechenzentrumsbetriebs, Datenschutzes und der IT Security mittels des easysquare Webportals durch. Die sichere Dokumentation, einfache Eingabemöglichkeit und zentrale Verfügbarkeit der Ergebnisse waren unschlagbare Argumente bei der hausinternen Entscheidung für die Lösung. Neben den mittlerweile vielfältigen Einsatzfeldern konnten auch andere Spezialentwicklungen für den Kunden vorgenommen werden. So werden bei der Hilfswerk-Siedlung GmbH beispielsweise im Rahmen der per easysquare App durchgeführten Hausschau externe Dienstleister mittels eines Punktesystems bewertet, sodass anschließend eine Auswertung der Qualität durchgeführter Leistungen erhoben werden kann. Das Dortmunder Wohnungsunternehmen DOGEWO21 wiederum nutzt die PROMOS QMVKS für die Durchführung von Hausmeisterbegehungen. Das Besondere daran: die Daten über die erfolgten und umlagefähigen Hausmeisterleistungen fließen automatisiert in die BEKO-Abteilung des Unternehmens und können dort für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung der Mieter genutzt werden. Besonders stolz macht uns immer wieder, dass bisher alle unsere Kunden dazu in der Lage sind, die PROMOS QMVKS eigenständig zu verwalten und zu pflegen – vom Anlegen neuer Prüfleistungen über das Befüllen von Abweichungstabellen bis hin zum Pflegen neuer Prüfintervalle. Das ist der große Benefit des katalogbasierten Lösungsaufbaus.

Die PROMOS QMVKS deckt insgesamt vollflächig und nachhaltig alle Bedarfe im Rahmen zyklischer Prüfaufgaben ab. Und die Zeichen stehen auf „mit Volldampf voraus“. Das spiegelt sich auch im beeindruckenden Zahlenmaterial wider.

PROMOS QMVKS in Zahlen

Mit 30 iPad-Usern startete die Erfolgsgeschichte bei der ProPotsdam GmbH. Die Lösung hat sich über Jahre als sehr praktikabel erwiesen und wird es auch zukünftig sein. In Gänze nutzen bis dato elf Großkunden die PROMOS QMVKS oder befinden sich gerade in der Einführungsphase der Lösung. Jüngster Go-Live fand zu Beginn des Jahres bei der BUWOG Group GmbH statt, dem österreichischen Tochterunternehmen der VONOVIA SE. Hinzukommen einige Kleinkunden sowie angebundene externe Dienstleister, welche die PROMOS QMVKS über das easysquare Webportal nutzen. Mit insgesamt bald 1.000 Anwendern ist die PROMOS QMVKS eines der anwenderstärksten Produkte aus dem PROMOS Portfolio, betrachtet man das Segment der Professional App Kunden. Im vergangenen Jahr wurden mehrere Millionen Prüfaufgaben mit der PROMOS QMVKS geprüft. Wir sind gespannt, wohin uns die Reise an der Seite unserer treuen Bestands- und auch Neukunden zukünftig führen wird. Eines ist aber sicher: Die PROMOS QMVKS hat das Rüstzeug bereits im Gepäck.