Volle Kraft voraus! Innovatives Nebenkostenmanagement aus dem Hause PROMOS nimmt Fahrt auf

IT&I: Herr Krause, seit einem dreiviertel Jahr verstärken Sie den Komplettdienstleister für Immobiliensoftware PROMOS consult in der Weiterentwicklung und Positionierung eines innovativen Nebenkostenmanagements. Welche Motivation treibt Sie an?

Dirk Krause: Ich bin seit fast 25 Jahren in der Wohnungswirtschaft tätig und habe mich seitdem der Abrechnung verbrauchsbasierter Nebenkosten gewidmet. Dabei ging es um ERP-integrierte Abrechnungsformen, also der tatsächlichen Abrechnung innerhalb der ERP-Software bzw. der Integration extern erstellter Abrechnungen durch Messdienstleister. Die Aufgabe für mich als Dienstleister bestand darin, den Aufwand im Abrechnungsprozess für die Unternehmen auf ein Minimum zu reduzieren. Unsere Dienstleistung war so angelegt, dass sie auf dem jeweiligen ERP-System erbracht wurde, was resultierend einen Einblick in die vorhandenen unternehmensinternen als auch -übergreifenden Prozesse und Schnittstellen ermöglicht hat. Aus dieser Kenntnis heraus lassen sich Lösungen definieren und umsetzen, die nachhaltig die Abläufe optimieren und die Abwicklung transparenter und flexibler gestaltet.

Integrierte Abrechnungsformen sind derzeit kein Standard, so dass man Lösungen finden muss, die die gleiche Zielsetzung verfolgen. PROMOS hat alle Voraussetzungen, um ein innovatives Nebenkostenmanagement zu entwickeln und in der Wohnungswirtschaft zu implementieren. Es motiviert mich ungemein, dieses mit dem gesamten Team zu gestalten und dem Markt zur Verfügung zu stellen.

IT&I: Aus Ihrer Erfahrung, worin bestehen die aktuellen Herausforderungen für die Wohnungsunternehmen und deren Dienstleister bzw. Partner?

Krause: Neben- oder Betriebskostenabrechnungen wie vor 20 Jahren lassen sich nicht mit den heutigen vergleichen. Zum einen fordert der Gesetzgeber immer mehr Transparenz und „Gerechtigkeit“ in der Abrechnung, gleichzeitig soll sie aber auch verständlich sein. Das führt zu teilweise komplexen Berechnungen wie sie die HKVO in der Novellierung von 2009 (VDI 2077) vorsieht. Weiterhin sind die Herausforderungen im Klimaschutz oder der Digitalisierung zu meistern. Im neuen GEG (Gebäudeenergiegesetz) werden Maßnahmen zum Klimaschutz geregelt, die uns eher aus der EED (Energieeffizienz-Richtlinie) bekannt sind. Diese Themen verbunden mit den Herausforderungen der Digitalisierung (z. B. IoT) erfordern einen neuen Ansatz für die Datenlogistik, nicht nur bei der Erhebung von Daten, sondern auch in der Bereitstellung gegenüber dem Endnutzer, Dienstleistern und der Wohnungswirtschaft. Zurückkommend auf die Abrechnung von Nebenkosten liegt der Fokus auf durchgängigen, barrierefreien Prozessen. Dies fängt beim Rechnungseingang und der -prüfung von Dienstleistern, Ver- und Entsorgern oder Kommunen und Behörden an, geht weiter über die bidirektionale Datenlogistik in Richtung Dienstleister und endet in der Kommunikation in Richtung Mieter oder Wohnungseigentümer. Und hier gibt es noch einiges zu tun.

Die Digitalisierung im Rechnungseingang ist bereits angegangen, wenn auch noch nicht flächendeckend abgeschlossen. Die Anbindung der Dienstleister im Bereich der Wärmemessdienste ist uneinheitlich ausgeprägt, was zum Teil auch in den Schnittstellen der jeweiligen ERP-Software begründet liegt. Ungeachtet der technischen Voraussetzungen bedarf es einer regelmäßigen Abstimmung der abrechnungsrelevanten Stammdaten, da sich die Abrechnungsstrukturen zwischen Messdienstleister und Wohnungswirtschaft deutlich unterscheiden. Für die Einbindung anderer Dienstleistungsbereiche gibt es, abgesehen von der Energiewirtschaft, ebenfalls keine standardisierten Schnittstellen. Dies führt dazu, dass Daten durch Dienstleister individuell erhoben und bereitgestellt werden.

Ziel der Wohnungswirtschaft sollte es aber sein, Synergien beim Auslesen von gebäudetechnischen Daten zu schaffen und sie in einem Datenpool zusammen zu führen. Dies eröffnet die Möglichkeit, diese Daten in unternehmensinterne und -übergreifende Prozesse einzubinden und Erkenntnisse daraus zu gewinnen. Daten sind bekanntlich das Erdöl der Zukunft und wer sollte dessen „Herr“ sein, wenn nicht das Wohnungsunternehmen selbst?

IT&I: Was macht den Abrechnungsprozess für die IT so spannend?

Krause: Wie schon erwähnt, geht es um einen durchgängigen, automatisierten Prozess, der die Kommunikation mit den Mietern und Wohnungseigentümern genauso im Fokus hat, wie die Anbindung von Partnern und Dienstleistern. Das lässt sich nur umsetzen, wenn die Abläufe bzw. Prozesse und die Schnittstellen klar geregelt und definiert sind.

Die Spannung liegt hierbei vor allem in den unterschiedlich ausgeprägten Schnittstellen und der Kommunikation zwischen Dienstleistern und Wohnungswirtschaft und den differierenden Abrechnungsstrukturen begründet. Die vorhandenen Schnittstellenformate lassen gerade bei komplexen Anlagen keine automatische Übertragung der Daten zu. Dies birgt die Herausforderung, jeweils einen individuellen Prozess je Dienstleister zu definieren und in der Praxis umzusetzen. Das bringt neben den vorhandenen Aufwänden auch einiges an Intransparenz mit sich.

Die Anbindung bzw. Abwicklung aus Sicht der Wohnungswirtschaft zu liberalisieren und zu harmonisieren ist ungemein spannend.

IT&I: Sind das die Anforderungen, die ein modernes Nebenkostenmanagement heute erfüllen muss?

Krause: Aus unserer Sicht schon. Wir wollen die Systeme und Abläufe aufeinander abstimmen, sie durchgängig gestalten und mit einem hohen Automatisierungsgrad integrieren.

Wir verstehen hierunter die ERP-Integration mit entsprechenden Workflows, eine Plattform mit mobilen Anwendungen für die Kommunikation in Richtung Mieter, Dienstleister und Partner sowie dem Bereitstellen einer Anwendungssoftware, die wohnungswirtschaftlich denkt und eine Erweiterung des ERP-Systems darstellt. PROMOS verfügt über eine Expertise in all diesen Bereichen.

IT&I: Welche Antwort liefert PROMOS consult auf all diese Fragen?

Krause: Wir werden unseren Kunden eine Infrastruktur für einen unternehmensindividuellen Abrechnungsprozess zur Verfügung stellen und wählen damit einen ganzheitlichen Ansatz, bei dem wir alle Daten auf der easysquare Plattform zusammenführen und daraus resultierend dem Kunden die Möglichkeit offerieren, Prozesse in anhängende Prozesse zu steuern oder auch nur um Erkenntnisse zu gewinnen.

Das setzt vor allem offene Schnittstellen voraus, die für uns selbstverständlich sind. Daran werden alle partizipieren, die diese Infrastruktur nutzen. PROMOS entwickelt diese Lösung aktuell unter dem Namen „easysquare Nebenkostenmanagement“.

IT&I: Können Sie dieses Projekt kurz skizzieren?

Krause: PROMOS bietet schon seit Jahren mit dem NKPU ein Nebenkosten-Cockpit, welches dem Anwender bei der Abrechnung seiner Nebenkosten unterstützt. Es kommt vor allem bei großen Immobilienverwaltern zum Einsatz. Das easysquare Nebenkostenmanagement bietet unseren Kunden nun ein skalierbares Lösungsangebot, um die jeweiligen strategischen Ziele umsetzen zu können. Es beinhaltet alle Komponenten, die wir für ein innovatives Nebenkostenmanagement als wichtig erachten. Basis für das Lösungsangebot sind Funktionsmodule, die einzeln oder in Kombination genutzt werden können.

Die Funktionsmodule sind ein modifiziertes NKPU 2.0, das EasyConnect als Daten- und Kommunikationstool, das easysquare Device light für ein Zähler- bzw. Gerätemanagement, das easysquare Billing Tool (EXAD 2.0) als vollumfängliche Abrechnungssoftware und das easysquare Device Management als optionale Geräteverwaltung für Unternehmen, die einen eigenen Messdienstbetrieb aufbauen oder betreiben. Aber all diese Funktionsmodule werden in den kommenden Wochen und Monaten noch im Detail von sich hören lassen.

IT&I: Sehen Sie darin (in diesem generischen Ansatz) den entscheidenden Vorteil für die Wohnungsunternehmen?

Krause: Absolut. Unsere Lösung hat nicht nur den reinen Abrechnungsprozess im Fokus, sondern tangiert alle Prozesse, die im Kontext zum Nebenkostenmanagement auftreten. Rechnungseingänge, Aufträge, Tickets oder auch unterjährige Stammdaten, Zählerinformationen sollen mittelfristig darüber ausgetauscht werden und Eingang in die jeweiligen Prozesse finden.

Das USP liegt aber vor allem in dem breiten Spektrum, welches wir darüber anbieten. Die Unternehmen können sich unabhängig, ob sie den Datentausch mit ihren vorhandenen Partnern optimieren und über alle Wärmemessdienste vereinheitlichen wollen, genauso umsetzen, wie Teile der Wertschöpfung ins Unternehmen zu holen, in dem die Abrechnung innerhalb der eigenen Infrastruktur erstellt wird. Dies kann in Zusammenarbeit mit vorhandenen Partnern wie auch in Eigenregie erfolgen. Diese Flexibilität ermöglicht auch eine stufenweise Umstellung, ohne dabei die definierten und etablierten Prozesse anpassen oder neu definieren zu müssen.

IT&I: Offene Plattform heißt, dass Sie auch mit anderen Partnern zusammenarbeiten?

Krause: Unsere Kunden können diese Infrastruktur nutzen, die heute über die easysquare Plattform schon tausendfach im Einsatz ist und die Unternehmen in der mobilen Kommunikation unterstützt. Mit EasyConnect bieten wir einen vollautomatischen Datentausch in den von der ARGE Heiwako veröffentlichten Datentauschformat an. Darüber hinaus verfolgen wir das Ziel, nicht nur mit der Wohnungswirtschaft, sondern auch deren Partnern entsprechende Kooperationen einzugehen, um alle Informationen, Formate und Dokumente austauschen zu können.

IT&I: Zum Abschluss, wann haben Sie Ihre letzte Betriebskostenabrechnung überprüft?

Krause: Das ist gar nicht so lange her. Bei den Integrationsprojekten, die ich vor meiner Zeit bei PROMOS umgesetzt habe, war dies zumeist eines der Qualitätsmerkmale des Projekterfolgs.

Vielen Dank für das Interview.

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