App-basiert, vernetzt, einfach – Digitales Immobilienmanagement für jedermann

Sofort einsatzbereit – die easysquare Apps

Die ready-to-run Apps von easysquare sind die optimale Lösung, alle Akteure der Immobilienwirtschaft im technischen Fortschritt zu unterstützen. Die Apps sind sofort einsatzbereit. Sie bieten einen ausgereiften Funktionsumfang mit modernem Design und intuitiver Bedienung für die vollständige Digitalisierung des professionellen Immobilienmanagements. Die Erfahrungen aus 20 Jahren Großkundengeschäft werden hier in praktikable Lösungen für den kompletten Immobilienmarkt – also von der Kleinstverwaltung bis zum Selbstverwalter – umgesetzt.

Alle Bedürfnisse auf den Punkt gebracht – Das Pilotprojekt

Nicht nur die Erfahrungen aus unseren Großkundenprojekten sind in die Entwicklung eingeflossen. Für die neue Verwalter-App haben wir eng mit einem Pilotkunden zusammengearbeitet: Die Barton Group ist ein vollintegriertes familiengeführtes, bundesweit tätiges Immobilien-Investmenthaus mit Sitz in Bonn. Lesen Sie in dem spannenden Interview mit Geschäftsführer Michael Hauenstein, wie das Projekt Fahrt aufnahm, welche technischen Lösungen umgesetzt wurden und wie effizient Digitalisierung sein kann.

IT&I: Wie ist es zur Zusammenarbeit mit PROMOS consult / easysquare gekommen?

Michael Hauenstein: Als voll integriertes Investmenthaus i.W. für Wohnimmobilien und Wohn- und Geschäftshäuser in Deutschland ist es der Barton Group im Rahmen ihrer Digitalisierungsstrategie wichtig, interne Abläufe effizienter zu gestalten und einen größeren Komfort sowie ein höheres Servicelevel für die Mitarbeiter vor Ort in den Objekten als auch für die Mieter herzustellen. Daher wurde ein Unternehmen gesucht, welches die technische Umsetzung unter Berücksichtigung der spezifischen und individuellen Anforderung sowie bestehender Prozessabläufe umsetzen kann. Wichtig war es der Barton Group dabei, auf ein etabliertes Unternehmen zu setzen, welches einen belastbaren Track Record in diesem Bereich vorweisen kann und eine möglichst breite Modulpalette anbietet. Die Schnittstellen für die Entwicklung sollten so gering wie möglich ausfallen. Die Wahl fiel dabei auf PROMOS, da das Unternehmen seit 20 Jahren als IT-Dienstleister besteht und erfolgreiche Referenzprojekte und technische Lösungen aufweisen kann. Entscheidend und letztlich ausschlaggebend war jedoch die Möglichkeit, technische Lösungsansätze customized auf die individuellen Anforderungen der Barton Group zu entwickeln, ohne dass diese ihre Prozesse anpassen musste.

IT&I: Hatten Sie schon vorher mobile Lösungen im Einsatz?

Hauenstein: Ganzheitliche technische Lösungsansätze entlang kompletter Prozessketten werden mit diesem Projekt neu installiert.

IT&I: Wie ist das Pilotprojekt dann gestartet?

Hauenstein: Wie bei jedem Projekt erfolgt der Start mittels eines Workshops zwischen der Barton Group und PROMOS. In diesem wurden unsere Anforderungen, die Ziele, Timelines usw. besprochen. Da unsere Zielsetzung relativ komplex war, haben wir uns zu Beginn auf zu priorisierende Teilprojekte fokussiert. In diesem Projekt wurden primär die Digitalisierung der Prozesse der Objektverwaltung, wie Wohnungsübergaben, Schadensmeldungen, Abnahmen baulicher Maßnahmen sowie der Vermietungsprozess angegangen. Dem klassischen Implementierungsprozess folgend wurde nach Abschluss der Programmierung eine Pilotphase mit ausgewählten Anwendern und ausgewählten Objekten gestartet. Deren Erkenntnisse und Erfahrungen flossen in die Überarbeitung der Anwendungen ein, so dass einige Wochen später der Roll-out auf das ganze Unternehmen erfolgen konnte. Dies war natürlich flankiert durch Schulungen und Workshops für die Mitarbeiter. Auch heute und damit nach dem Roll-out werden immer noch Verbesserungen und Anpassungen seitens PROMOS sehr bereitwillig umgesetzt. Das schätzen wir an dieser Partnerschaft sehr!

IT&I: Welche Lösungen und Funktionen wurden konkret ausgearbeitet?

Hauenstein: Im ersten Schritt und ganz konkret haben wir bestehende analoge Prozesse im Rahmen der Objektverwaltung – wie zum Beispiel Wohnungsübergabe, Schadensmeldungen, Begehungsprotokolle, Abnahme von Baumaßnahmen etc. – digitalisiert. Die alten Papierformulare wurden durch Cloudbasierte Formulare ersetzt. Die Mitarbeiter vor Ort operieren mit Tablets, mit denen sie die Formulare ausfüllen und abspeichern. Dann hat sofort der Property Manager Zugriff und kann ohne Verzögerung im Prozess weiterarbeiten. Zudem ist das Formular als Datensatz in unserem System abgelegt – ohne manuellen Speicherschritt! Der Vorteil liegt in einer deutlichen Verschlankung der Prozesse und einer höheren Schnelligkeit, sowie einer deutlich verbesserten Informationslage durch automatisch gespeicherte Dokumente. Zudem wurde der Vermietungsprozess digitalisiert, so dass mit Objektelementen und -infos aus dem ERP der Barton Group per Schnittstelle Inserate in die verschiedenen Immobilienportale mit wenigen Mausklicks erstellt werden können.

IT&I: Was lief besonders gut in der Umsetzung?

Hauenstein: Absoluter Benefit des ganzen Projektes ist die sehr individualisierte Lösung, die komplett auf unsere Anforderungen zugeschnitten wurde. Inhaltlich mussten wir keinerlei Kompromisse an den seit Jahren bestehenden Prozessen und Formularen eingehen. Zudem haben wir mit PROMOS einen sehr lösungsorientierten Partner kennengelernt, der alle adressierten Anforderungen bzw. Herausforderungen aufgenommen hat. „Geht nicht, gibt’s nicht“ lautet bei PROMOS wohl die Devise. [lacht]

IT&I: Welche Hürden galt es zu überwinden?

Hauenstein: Neben den üblichen technischen Herausforderungen und Schnittstellenthemen ist es immens wichtig, die Anwender für den Umgang mit der neuen Technik zu motivieren. Auch wenn ab und an etwas nicht so funktioniert wie gedacht, gilt es die Anwendungsrate hoch zu halten.

IT&I: Wie nehmen Mitarbeiter das Digitalisierungsprojekt an?

Hauenstein: Die Mitarbeiter nehmen das Projekt im Großen und Ganzen sehr gut an, da für jeden Einzelnen Effizienzsteigerungen wahrzunehmen sind. Die digitalisierten Prozesse nehmen nicht mehr so viel Zeit in Anspruch wie im analogen Ablauf. Auch wurde sehr schnell erkannt, dass die Informationsverfügbarkeit der Dokumente, wie z. B. der Übergabeformulare, Begehungsprotokolle, etc. mit geringerem Aufwand deutlich höher ist, als im analogen Zeitalter.

IT&I: Was bringt den größten Mehrwert für Ihr Unternehmen?

Hauenstein: Definitiv die Effizienzsteigerung klassischer Prozesse der Immobilienverwalter, weniger administrativer Aufwand sowie eine einfachere Dokumentation mit höherem Standard. Der Zeitaufwand zur Informationsbeschaffung (z. B. die Suche nach einem Übergabeprotokoll in Papierformat) hat sich deutlich verringert.

IT&I: Was sind die nächsten Schritte und Ausbaustufen?

Hauenstein: Die nächsten Schritte sind konkret die Programmierung einer Schnittstelle zur täglichen Synchronisation mit unserem datenführenden System, Schnittstellen zu weiteren Immobilienportalen und der Ausbau des digitalen Vermietungsprozesses um eine Mietinteressentenverwaltung. Mittelfristig ist der Aufbau einer Mieter-App als Kommunikations- und Archivierungsportal für die Mieter geplant. Darüber wollen wir Nachrichten und Informationen, wie z. B. den klassischen Treppenhausaushang oder Hinweise zu verbrauchsoptimierten Nutzerverhalten, posten sowie mieterbezogene Dokumente wie Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, Schadensmeldungen etc. archivieren.

IT&I: Herr Hauenstein, wir danken Ihnen für das Gespräch und der gesamten Barton Group für die Zusammenarbeit.

redaktion@openpromos.de