Excel ist gut, SAP kann es besser – Das digitale Rechnungsprüfblatt für Bauleistungen

In 2020 wurden mehr als 300.000 Wohnungen fertiggestellt – erstmalig seit 2001^[1]. Jedes dieser Bauprojekte bringt eine Vielzahl an Leistungen mit sich, die den Auftraggebern in Rechnung gestellt werden – sei es als Abschlag-, Teil- oder Schlussrechnung. Eine ordnungsgemäße Prüfung mit Stift, Papier und Taschenrechner ist in großen Wohnungsunternehmen definitiv zum Scheitern verurteilt. Und mit zunehmender Komplexität bleibt auch eine Prüfung in Excel zu hinterfragen. Besonders wenn die Rechnungen im hauseigenen SAP^®-System ohnehin vorliegen und später weiterverarbeitet werden sollen. Wir stellen Ihnen ein cleveres Tool vor, mit dem Sie Excel ganz sicher nicht vermissen werden.

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Von Bauabschnitt zu Bauabschnitt wächst nicht nur das Bauvorhaben in die Höhe, sondern auch die Anzahl an Bauabnahmen, Dokumentationen und Ausfertigungen steigt stetig. Stundenlöhne für Bauleistungen und Planung werden protokolliert, Entgelte für Baumaschinen und Geräte fallen an und auch Bau-, Betriebs- oder Bauhilfsstoffe müssen ihren Weg auf die Baustelle finden – Jede erbrachte Leistung verlangt nach Ausgleich und wird gemäß der vertraglichen Vereinbarung einzeln oder in Abschlägen dem Auftraggeber in Rechnung gestellt.

Die Aufbereitung der wichtigsten Eckdaten in einem kompakten Prüfblatt erleichtert den ordnungsgemäßen Prüfvorgang, müssen doch gesetzliche Vorgaben und Regelwerke, wie beispielsweise die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB), erfüllt werden. Ein Prüfblatt listet alle relevanten Angaben zu einem Auftrag auf. Neben Firmenanschrift, Leistungsart, Auftragsdatum, Skonto oder Zahlungsziel lassen sich darüber hinaus Antworten auf wichtige Fragen der fachlichen Rechnungsprüfung finden: Sind die vereinbarten Bauleistungen ausgewiesen? Und folgen sie der Aufführung im Leistungsverzeichnis? Stimmen die berechneten mit den vereinbarten Preisen überein? Sind Zusatzleistungen zu berücksichtigen? Gab es eventuell Änderungen in der Ausführung, die nicht in Abzug gebracht wurden? Liegen Einbehalte aus Sicherheitsvereinbarungen oder Bürgschaften vor?

Der wendige User greift für die rechnerische Prüfung gern auf Exceltabellen zurück und kann somit schnelle Rückschlüsse zum Baubudget ziehen. Auf diese Weise lässt sich auf einen Blick in Erfahrung bringen, wieviel schon abgerechnet wurde bzw. noch bis zum Erreichen der Auftragssumme offen ist. Doch warum sollten sich Ihre Mitarbeiter die Arbeit machen, sämtliche Auftragsdaten mit einer separat vorzuhaltenden Exceltabelle zu verknüpfen, wenn diese schon im führenden SAP^®-System Ihres Unternehmens vorliegen? Zumal die Rechnungen dort ohnehin weiterverarbeitet werden.

Integration ist Trumpf

Mit dem Baurechnungsprüfblatt in PROMOS. GT stellen wir Ihnen eine komfortable Lösung zur Verfügung, mit der Sie Ihre Rechnungsprüfung flexibel strukturieren können und eine übersichtliche Vorschau auf Ihre aktuellen Auftragswerte sowie geleisteten Zahlungen gewinnen. Die SAP^® Funktionalitäten stehen der Anwendung in Excel in nichts nach. Im Gegenteil: Die ALV bietet mit ihren frei definierbaren Feldern die notwendige Flexibilität, eine Vielzahl an Abrechnungspositionen zu strukturieren und komplexe Rechenoperationen durchzuführen. Möglich machen das intelligente Felder, welche sich in ihrer Anordnung aus Zeilen und Spalten ergeben, wie Sie es bereits aus Excel kennen. Sie sind überaus vielseitig einsetzbar. Neben der klassischen Texteingabe lassen sich beliebige Formeln hinterlegen, um beispielsweise Kürzungen, Termine für die Gewährleistung oder individuelle Kennzahlen zu berechnen. Nehmen wir das Beispiel vom Rechnungsbetrag. Dessen Ermittlung kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren: Welche Abzüge sollen berücksichtigt werden? Gibt es Einbehalte und wie sollen diese gebucht werden oder mindern die Sicherheiten bei Abschlagszahlungen nur die Leistung? Wie soll Skonto berücksichtigt werden? Sollen die Abzüge und Einbehalte erst bei der Schlussrechnung gebucht werden? Oder soll der komplette Betrag sofort gebucht werden und die Abzüge werden als Gutschrift erst in einer zweiten Buchung berücksichtigt? Dank der individuell ausprägbaren Formeln lassen sich auch vielschichtige Berechnungen vornehmen. Besonderer Vorteil unseres Prüfblatts in SAP^® gegenüber einer Anwendung in Excel ist die nahtlose Verknüpfung mit den Daten aus den Originalbelegen. Zum einen lassen sich so Felder mittels Customizing automatisch befüllen, um beispielsweise Angaben zum Auftraggeber oder Bestelldetails abzurufen. Zum anderen wird ein medienbruchfreier Absprung in das Bauprojekt, die Stammdaten oder Belege ermöglicht.

Zusammengefasst aggregiert die PROMOS Lösung zur Baurechnungsprüfung die folgenden Werte in einer einfachen, SAP^® basierten Erfassungsmaske:

Der Belegstatus gibt Auskunft über die Rechnungsart (Einzel-, Abschlag- oder Schlussrechnung) sowie den Rechnungsstatus (vorerfasst, vollständig vorerfasst, gebucht);
der Kreditor liefert Daten zum Lieferanten;
Datumsangaben konkretisieren den Tag der Beauftragung sowie geplante Ausführungszeiten;
der Bestellwert lässt sich in Höhe des ursprünglichen dem aktuellen Bestellwert gegenüberstellen;
Rechnungsinformationen wie Datum, Nettobetrag, geprüfter Rechnungsbetrag (je Bestellposition) werden durch die Darstellung der anerkannten Leistungen vervollständigt;
Abzüge können absolut und prozentual angegeben werden;
für eine etwaige Gewährleistung lässt sich aus dem Abnahmetermin und der Laufzeit des Einbehaltes eine Fälligkeit berechnen;
für die Zahlung werden Einbehalte und Skonto bei der Ermittlung des Zahlbetrages berücksichtigt.

Die konkrete Ausgestaltung des Prüfblattes obliegt schlussendlich den Wünschen des Kunden, da sich die Rechnungsprüfung an den unternehmenseigenen Anforderungen orientiert.

Optimal weiterverarbeitet

Nicht nur, dass sich auf die Daten und Belege komfortabel in einer Anwendung zugreifen lässt – zudem lassen sich die schlauen Felder für weitere Funktionen weiterverarbeiten, beispielsweise via SmartForms oder per PROMOS Korrespondenz-Schnittstelle. Dank der eindeutigen Koordinaten, die jedes einzelne dieser Felder besitzt, können auf diese in Formularen und Dokumenten referenziert werden. Benötigen Sie folglich zur Dokumentation ein druckfähiges Rechnungsprüfblatt, so kann dieses auf Knopfdruck zur Archivierung erzeugt oder an externe Projektbeteiligte versendet werden. Andere Einsatzszenarien sind ebenfalls denkbar, denn die Arbeitsweise auf Basis von BUS-Objekten ist nicht nur auf die Baurechnungsprüfung beschränkt. Auch für andere Zusammenhänge, um beispielsweise Projektzusatzdaten wie Termine etc. in einem komprimierten Projektblatt darzustellen, kann die Anwendung der ALV mehr als sinnvoll erscheinen.

Fazit

Im Zuge einer Live-Umfrage während des OpenPromos Anwenderforums on Air gaben 74 Prozent der Umfrageteilnehmer an, dass sie für die verschiedenen Prozessschritte im Rahmen eines Bauprojekts, z. B. Beauftragung, Begehungen, Abnahmen, Rechnungsprüfung, keine durchgehend integrierte Lösung einsetzen und stattdessen noch einen Mix aus digitalen und papierbasierten Lösungen oder Excel nutzen. Das Potenzial zur Reduktion der manuellen Bearbeitungsschritte ist demnach groß, wenn eine integrierte Lösung wie die PROMOS Baurechnungsprüfung Ihren Mitarbeitern viel Arbeit und Rechnerei erspart. Und den Abschied von Excel so leicht macht!

Excel ist gut, SAP kann es besser – Das digitale Rechnungsprüfblatt für Bauleistungen

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