Bauprojekte im Umlaufvermögen – Ein Optimierungsprojekt bei der Schulbau Hamburg

Der Landesbetrieb SBH | Schulbau Hamburg ist im Auftrag der Freien und Hansestadt Hamburg verantwortlich für die Bewirtschaftung und alle Bau- sowie Neubaumaßnahmen an Hamburger Schulen. Das Unternehmen realisiert jährlich Sanierungen und Neubauprojekte in Höhe von rund 350 Mio. Euro.^[1] Ein Volumen, das auch buchhalterisch korrekt und effizient unter Einbezug aller geltenden Regeln und unternehmerischen Spezifika abgebildet werden muss. Ein Bündel neuer Funktionalitäten der PROMOS consult erleichtert seit einiger Zeit den Arbeitsaufwand im Rechnungswesen und Controlling signifikant.

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Ausgangssituation – Eine Automatisierung muss her!

Gebäudeerweiterungen, Kantinen, Sporthallen oder gar ganze Schulstandorte entstehen unter der Leitung des Landesbetriebs SBH. Doch nicht nur das eigentliche Bauprojektmanagement stellt dabei eine organisatorische Meisterleistung dar. Die SBH trat an PROMOS consult mit dem Wunsch heran, alle Buchungen und die Ermittlung von Buchungswerten und Kontierungen bezogen auf Vermögen aus den Bauprojekten weitestmöglich zu automatisieren. Projektleiterin Anke Greschkowiak, Verantwortliche für SAP bei SBH, beschreibt die Ausgangssituation: „Die laufend und jährlich anfallenden Buchungen der Vermögenswerte manuell vorzunehmen, ist historisch so aus den unternehmensinternen Strukturen gewachsen. Mit dem aktuellen Bauvolumen sahen sich die Kollegen aus der Finanzbuchhaltung jedoch mittlerweile mit einem enormen Aufwand konfrontiert. Uns war klar: Hier muss es eine geeignetere Lösung geben.“ Eine intensive Konzeptionsphase gemeinsam mit PROMOS sollte den Status quo ermitteln und Lösungen hervorbringen.

Konzeptionsphase – Wenn aus Exceltapeten Klicks werden

Verschiedene Faktoren spielten bei der Konzeption einer passenden Lösung für SBH eine Rolle. Da das Hamburger Unternehmen Bauprojekte für Dritte, also die Schulen, übernimmt, befinden sich alle Maßnahmen buchhalterisch bei ihnen im Umlaufvermögen. Folgerichtig gehören Fremdleistungen zum Umlaufvermögen, aber auch Eigenleistungen, also selbst erbrachte Stunden, müssen aktiviert werden. Von den zehn im System vorhandenen Projektarten konnten im Rahmen der Konzeption sechs als aktivierungspflichtig identifiziert werden. Die entsprechenden Buchungen rund um die Bildung und Auflösung von Rückstellungen, die Berechnung von Eigenhonoraren sowie Übergaben bei Projektabschluss gestalten sich verhältnismäßig anspruchsvoll. Vor allem vor dem Hintergrund der mehrjährigen Laufzeiten sowie aktuell rund 1.800 aktiver Projekte wird die Komplexität umso deutlicher. Das Hamburger Unternehmen nutzt zudem neben SAP^® als führendem ERP-System, in dem unter anderem die Rechnungsverarbeitung abgewickelt wird, ein Drittsystem, über welches das Projektcontrolling erfolgt. Zur letztendlichen Buchung in SAP^® müssen also zunächst Ist-Kosten, Leistungsstände sowie Plan-Kosten manuell zusammengeführt werden. Hierfür nutzte SBH bisher umfangreiche Excel-Tabellen, aus denen zahlreiche Batchmappen generiert werden mussten, um dann die einzelnen Buchungen in SAP^® durchführen zu können. Im Rahmen der insgesamt einjährigen Konzeptionsphase konnten drei wesentliche Funktionalitäten abgeleitet werden, die das Zusammenspiel zwischen SAP^® und Drittsystem optimieren und den Arbeitsaufwand der zuständigen Mitarbeiter deutlich reduzieren.

So funktioniert`s – Die Key-Features im Überblick

„In der engen konzeptionellen Zusammenarbeit zwischen PROMOS und unseren Anwendern und Experten aus der IT konnten wir ganz klare Handlungsfelder identifizieren. PROMOS ermöglichte es uns, mit wichtigen Automatisierungsfunktionalitäten deutliche Erleichterungen für unsere Arbeit zu erreichen“, beschreibt Greschkowiak das produktive Verhältnis im Projekt. Ein Blick auf die Ergebnisse machen den Effizienzsprung deutlich.

1. Erfassung von Leistungsständen und Bildung von Rückstellungen

Zum Geschäftsjahresende muss das Vermögen bewertet werden. Um dies im Falle des Projektgeschehens von SBH korrekt vornehmen zu können, müssen die entsprechenden Leistungsstände erfasst werden, da der aktuelle Rechnungsstand nicht immer dem tatsächlichen Stand vor Ort entspricht. Im Falle einer Abweichung müssen Rückstellungen gebildet werden. Für die Erfassung der Leistungsstände wurde bei SBH eine eigene Funktionalität in SAP^® entwickelt. Per Excel-Upload können sie nun ins System gebracht werden. Anschließend kann die Zuführung der Rückstellungen gebucht werden. Nachfolgende Rechnungen werden als Inanspruchnahme gegen die Rückstellungen gebucht. Nicht genutzte Rückstellungen werden wieder aufgelöst. Diese Funktionen: Berechnung und Buchung der Zuführung, Inanspruchnahme sowie ggf. die Auflösung von Rückstellungen übernimmt ein Report automatisch aus den Daten im SAP^®-System.

Hinzu kommt, dass Rückstellungen in der Bauphase und nach der Übergabe unterschieden werden, d. h., mit der Übergabe müssen ggf. Rückstellungen umgebucht werden.

2. Honorarberechnung

Für die Bauprojekte werden auch eigene Leistungen erbracht und dieses Honorar muss entsprechend separat berechnet und aktiviert werden. Die Ermittlung erfolgt einmal jährlich im Rahmen des Jahresabschlusses. Die Höhe des Honorars berechnet sich anhand eines Prozentsatzes der Ist-Kosten, ist gestaffelt je nach Volumen des Projekts und begrenzt auf das Honorar der geplanten Sollkosten. Die SBH ist mithilfe eines neuen Reports nun in der Lage, das Honorar unkompliziert zu errechnen und sogar bei Bedarf unterjährig zu simulieren. Und auch die Aktivierung der Eigenleistung kann mithilfe einer eigenständigen Funktion bequem automatisch gebucht werden.

3. Übergabebuchungen

Bei der Übergabe eines Bauprojektes werden buchhalterisch verschiedene Buchungen fällig. Es wird zunächst die Rechnung ein- und zusätzlich das entsprechende Umlaufvermögen ausgebucht. Darüber hinaus sind in der Regel zum Zeitpunkt der Übergabe noch Leistungen offen, wie z. B. Dokumentationen oder kleinere Mängelbeseitigungen. Die dafür zu bildenden Rückstellungen sind zweckgebunden und bleiben, im Gegensatz zu den jährlich zu bildenden Rechnungsabgrenzungen, bis zur vollständigen Abrechnung bestehen. Auch hierfür wurden entsprechende Reports implementiert.

Erfolgreich automatisiert – Ein Resümee

Die SBH konnte zum 01. Januar 2019 mit den beschriebenen Funktionalitäten produktiv gehen. Im Rahmen des Jahresabschlusses zum 31. Dezember kamen sie dann in den Genuss der gesamten Vorteile. „Früher mussten die Kollegen aus Controlling und Buchhaltung noch in einer riesigen Excel-Tabelle manuell die Leistungsstände und Ist-Kosten aus SAP^® und die Planwerte aus unserem Drittsystem zusammenführen, um daraus wiederum einzelne Batchmappen zur Zuführung und Auflösung von Rückstellungen, Buchung von Übergaben sowie Aktivierung von Honoraren zu erzeugen und diese dann einzeln zu buchen. Heute funktionieren diese Prozesse weitestgehend automatisiert mithilfe spezialisierter Reports in SAP^®. Stellen Sie sich vor, welche Arbeitserleichterung das ist, wenn Sie hunderte Projekte mit Laufzeiten von zum Teil zehn Jahren haben!“, freut sich Greschkowiak über den Erfolg des gemeinsamen IT-Projekts. Weiter resümiert sie: „Wir haben die Zusammenarbeit mit den Ansprechpartnern der PROMOS als sehr produktiv und zielführend empfunden. Wir sind heute in der Lage, die implementierten Lösungen vollkommen eigenständig und bisher ohne Probleme für unsere Arbeit zu nutzen.“ Man darf also gespannt sein, ob die Wege beider Unternehmen sich in Zukunft noch weiter kreuzen werden!

Bauprojekte im Umlaufvermögen – Ein Optimierungsprojekt bei der Schulbau Hamburg

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