Clevere Vermietung von Gewerbeimmobilien mit easysquare

Mit easysquare lassen sich immobilienwirtschaftliche Geschäftsprozesse über Apps und Online-Portale drastisch vereinfachen. Das gilt ab sofort auch für Gewerbeimmobilien. Mit der effizienten Digitallösung kann die Kommunikation mit Maklern und der Vermietungsprozess für Gewerbeeinheiten auf ein neues Level der Effektivität gehoben werden. Im Gegensatz zur „klassischen“ Vermietung, hat die Vermietung von Gewerbeobjekten besondere Anforderungen.

Daher beinhaltet die digitale Rundum-Lösung von easysquare folgende Funktionen:

1. Definition einer Vermietungsstrategie als Maßstab für die wirtschaftliche Bewertung von Angeboten
   
2. Übertragung von Vermietungsobjekten ins Portal, manuell oder per SAP^® Schnittstelle
3. Individuelle Ansprache von Maklern oder Kontaktgruppen sowie Bereitstellung von Exposés
4. Stacking-Plan zur Gesamtansicht des Gebäudes und alles im Blick: Activity Feed, übersichtliche Vergleichsansicht von Angeboten, Fact-Sheet zum finalen Angebot

Immobilien Stammdaten

Im Dienst Immobilien findet sich eine Datenbank der Stammdaten. Hier können beispielsweise Daten zu Gebäuden sowie zu jeweiligen Mieteinheiten gepflegt und diese miteinander verknüpft werden. Per Import oder Schnittstelle stehen somit sämtliche Daten stets aktuell zu den Gewerbeobjekten zur Verfügung. Es kann bestimmt werden, welche Daten übertragen oder eigene Mappingkataloge definiert werden. Selbstverständlich sind alle im Portal verfügbaren Daten auch änder- und erweiterbar. Es können beispielsweise Fotos zu den Gebäuden und Mieteinheiten hinterlegt oder etwaige Hinweistexte ergänzt werden. Sofern wir keine Schnittstelle installieren, ist der Import per einfachem Upload im Portal durch den Vermieter möglich.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Gebäude im Rahmen eines Stacking-Plans darzustellen. Dieser bereitet das Gebäude etagenweise grafisch auf und kennzeichnet die jeweiligen Mietvertragslaufzeiten oder Leerstände in unterschiedlichen Farben. Um die Übersichtlichkeit nicht zu beeinträchtigen, können im Mouseover diverse Informationen nach Ihren Vorgaben je Fläche eingeblendet werden.

Entscheidung

Die Vermietung von Gewerbe- oder Lageflächen erfordert eine besondere Art und Weise der Vermarktung und zeichnet sich durch häufige Abstimmungen zwischen Interessenten, Makler und Anbieter aus. Insbesondere in der Vermietung von Gewerbeflächen werden Mietverträge höchst individuell ausgeprägt und zwischen den Parteien abgestimmt. Ebendiese Charakteristika haben wir in den Fokus genommen und haben das Portal entsprechend ausgeprägt.

So können Mietflächen, auch gebäudeübergreifend, miteinander verknüpft werden. Um unternehmensstrategische Anforderungen zu erfüllen, können zu den gebündelten Mietflächen individuelle Prozesse und Formulare abgebildet werden, sodass im Portal strategische Entscheidungen festgehalten werden können. Darüber hinaus können weitere individuelle Merkmale, Dokumente respektive Formulare und Fotos zu den Mietflächen hinzugefügt werden. Zusätzlich ist das Produkt für nationale sowie für internationale Objekte ausgeprägt worden und berücksichtigt dementsprechend die jeweiligen Maßeinheiten und Währungen. Ebenfalls können Zielkonditionen hinterlegt werden, welche sodann mit späteren Angeboten grafisch aufbereitet im Portal verglichen werden können.

Marktansprache

Sofern die jeweiligen Mietflächen verknüpft sowie Strategien respektive Zielkonditionen hinterlegt wurden und die Mietflächen marketingtechnisch mit Fotos und Beschreibungstexten aufbereitet wurden, werden diese Flächen nun für Dritte zur Vermarktung zugänglich gemacht. Hierbei kann das easysquare-eigene Portal oder alle gängigen Portale wie ImmoScout, Immowelt etc. genutzt werden. Sowohl Exklusiv- als auch offene Mandate können so mit dem Portal abgebildet werden. Immobilien können entweder allgemein zugänglich gemacht oder konkreten Kontakten zugewiesen werden.

Etwaige Angebote und Deals, welche eingehen, können geprüft und mithilfe konkreter Kennzahlen analysiert und verglichen werden. Sofern Abstimmungen zwischen den Parteien notwendig werden, können diese über einen Chat zu den jeweiligen Mietflächen im Portal stattfinden.

Darüber hinaus kann jederzeit der aktuelle Status mithilfe der Statusanzeige eingesehen und alle Aktivitäten mittels Activitiy Feed gesichtet werden. Sofern ein passendes Angebot zur Verfügung steht und alle inhaltlichen Fragen abgestimmt wurden, kann ein finaler Deal in einem separaten Formular als Fact-Sheet betrachtet und exportiert werden.

Portal für externe Dienstleister oder Makler

Das easysquare Portal für externe Dienstleister und Makler ist direkt mit der Plattform für den Vermieter verknüpft. In dem Portal können die Nutzer alle angebotenen Objekte inkl. aller wichtigen Informationen und Dokumente abrufen und hierfür Angebote einreichen. Darüber hinaus können Exposés direkt im Portal abgerufen und heruntergeladen werden. Mithilfe einer sich automatisch aktualisierenden Statusanzeige kann der User hier jederzeit den Status des Angebotes verfolgen. Sofern notwendig, können etwaige Abstimmungen über den integrierten Chat direkt mit Ihnen als Vermieter erfolgen. Auch Benachrichtigungen per E-Mail oder Push-Nachricht sind möglich.

Das Portal ist ebenfalls für den weltweiten Markt ausgelegt, sodass die angebotenen Objekte respektive das Portal je nach User-Länderkennung entweder auf Deutsch oder Englisch ausgeprägt sind. Darüber hinaus können die jeweiligen Formulare mittels eines integrierten DeepL-Tools in praktisch alle Sprachen übersetzt werden.

Auch die externen Dienstleister und Makler können sich den Stacking-Plan zu dem jeweiligen Gebäude anzeigen lassen, wobei der Stacking-Plan für Externe gesondert ausgeprägt werden kann und hier gewisse Informationen weggelassen werden können.

Organisation

Um auf alle Geschäftskontakte inkl. relevanter Informationen und Kontaktdaten gebündelt Zugriff zu haben, gibt es im Portal die Möglichkeit, eine Kontaktdatenbank zu importieren oder jederzeit Kontakte manuell anzulegen. Darüber hinaus können diese Kontakte gruppiert werden, um zum Beispiel internationale sowie nationale Makler zusammenzufassen. Im Rahmen der Marktansprache ist es sodann auch möglich, direkt ganzen Gruppen Immobilien wie beispielsweise bei offenen Mandaten zuzuordnen.

Der Ausbau

Auf Wunsch kann die digitale Gewerbevermietung mit dem App Baukasten von easysquare ausgebaut und weitere Funktionen hinzugefügt werden. Dazu zählen zum Beispiel eine Schnittstelle zur Schufa-Auskunft, virtuelle 360°-Rundgänge, die Terminbuchungsfunktion oder die Ergänzung eines Reportings inklusive Diagramme und grafische Aufbereitungen, Verläufen von Deals und vielem mehr.

Darüber hinaus kann eine Pinnwand implementiert werden, wobei bestimmt werden kann, wer diese Einträge sehen soll. So ist eine zielgruppenspezifische Ansprache an Kontakte oder Gruppen möglich oder auch interne Informationen können mit Kollegen geteilt werden. Außerdem kann ein grafisches Karussell oben im Portal eingefügt werden, um auf konkrete Immobilien oder Projekte aufmerksam zu machen. Das Karussell stellt also eine Art Werbebanner dar, welches individuell bespielt werden kann.

Die Vorteile

Die deutliche Vereinfachung und Prozessbeschleunigung sind von allen Seiten spürbar. Jeder Prozessbeteiligte hat auf die für ihn relevanten Informationen stets Zugriff. Den Status der Vorgänge hat man immer im Blick und die Fehlerquote wird durch die automatisierten Prozesse deutlich reduziert. Die vereinfachte Kommunikation – fortwährende Abstimmungen sind per Chat möglich – trägt ebenfalls zur Effektivität bei. Nachbearbeitungsaufwände und Dokumentationen entfallen. Die Kostenersparnisse und gleichzeitige Qualitätssicherung machen die digitale Gewerbevermietung also zu einem echten Effizienzbooster!