Das neue RDV-Verfahren der Aareal Bank als Effizienzbooster für Immobilienunternehmen – TAG und GEBAG berichten von ihren Erfolgen

PROMOS und Aareal Bank – Eine langjährige Partnerschaft mit Effekt

Bereits seit rund 15 Jahren kooperieren PROMOS und die Aareal Bank zum Vorteil immobilienwirtschaftlicher Kunden im Bereich der Rechnungsdatenverarbeitung. So stellt das von der Aareal Bank vertriebene und von PROMOS bei zahlreichen Kunden eingeführte BK01-Verfahren eine optimale Lösung zur fehlerfreien Buchung kreditorischer und debitorischer Rechnungen dar. Dabei werden virtuelle Kontonummern vergeben, anhand derer sich debitorische Buchungen exakt den entsprechenden offenen Posten zuordnen lassen und kreditorischen Abbuchungen die richtigen Ziel-Kontierungen zugeordnet werden. Fehlerquoten reduzieren sich signifikant und es werden echte Rationalisierungseffekte spürbar. Vor allem in der Mietenbuchhaltung und in Zusammenarbeit mit Energielieferanten zahlt sich die Vorgehensweise aus. Mit dem neuen Rechnungsdatenverarbeitungs-Verfahren (kurz: RDV-Verfahren) wird der Automatisierungsgrad nochmal auf ein neues Level gehoben.

Kreditorisches RDV-Verfahren – Für wen lohnt es sich und was sind die Voraussetzungen?

Lieferantenbeziehungen, die durch ein hohes Rechnungsaufkommen geprägt sind, bieten ein besonders hohes Potenzial für aufwandsmäßige Rationalisierungseffekte durch eine stärkere Digitalisierung von Routineaufgaben. So kämpfen Immobilienunternehmen naturgemäß regelmäßig mit einem außerordentlich hohen Rechnungsaufkommen von beispielsweise Energielieferanten. Die Prüfung und Kontierung nimmt einen nicht unerheblichen Teil der zuständigen Nebenkostenabteilung ein. Hier kann das kreditorische RDV-Verfahren durch Automatisierung dieser Schritte Abhilfe verschaffen. Voraussetzung für die Umsetzung ist, dass die Rechnungen des jeweiligen Lieferanten digital und im XML-Format eingehen. Dies ist bei der XRechnung, dem ZUGFeRD-Format sowie bei dem der Aareal eConnect-Lösung zugrunde liegenden originären RDV-Format der Fall. Die Nutzung der Aareal Bank Lösung auf Seiten des Lieferanten zur erfolgreichen Anwendung des kreditorischen RDV-Verfahrens ist dementsprechend ein „Kann“, nicht jedoch ein „Muss“. Für Rechnungen im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format verhilft ein entsprechendes kundenseitiges Mapping den Daten auf den Sprung. Darüber hinaus muss der Kunde über ein Aareal Bank Konto mit virtuellen Kontonummern verfügen. Andernfalls ist lediglich das Einlesen der Rechnung, nicht jedoch die automatisierte Weiterverarbeitung entsprechend des RDV-Verfahrens möglich.

Beim Kunden erfolgreich im Einsatz – Erfahrungen, Tipps und Tricks aus erster Hand

Sowohl bei der TAG Immobilien AG als auch bei der GEBAG Duisburger Baugesellschaft mbH ist das neue RDV-Verfahren bereits im Einsatz. Iris Ströhla, Leiterin Shared Service Center der TAG, realisierte das RDV-Verfahren in ihrem Unternehmen für alle Eingangsrechnungen des Messdienstleisters Brunata und beschreibt die Vorteile der neuen Lösungen: „Zunächst einmal ist der ökologische Aspekt nicht zu vernachlässigen: Die Rechnungen erreichen uns jetzt digital und nicht mehr in Papierform. Sie müssen auch nicht mehr händisch gescannt und ins System gebracht werden. Das läuft alles automatisch. Vor dem Hintergrund, dass auch die Buchung und Kontierung durch das SAP^®-System selbst erfolgt, können wir stolz feststellen, dass wir hier eine enorme Effizienzsteigerung verzeichnen konnten.“ Als Lieferant nutzt die Brunata das RDE-Verfahren (Rechnungsdatenermittlung) der Aareal Bank AG, was den Prozess in der Umsetzung erleichterte, da mit diesem Verfahren schon das originäre Format für das RDV-Verfahren erzeugt wird. Dennoch rät Ströhla: „Es ist entscheidend für den Projekterfolg, schon im Vorfeld die wichtigsten Eckpunkte zu klären, z. B. in welcher Struktur die zu verarbeitenden Daten vorliegen müssen. Wir haben sehr gute Erfahrungen damit gemacht, uns ein konkretes Pilotobjekt zu suchen, an dem sämtliche Einstellungen getestet werden konnten.“

Iris Ströhla, Leiterin Shared Service Center bei der TAG

Bei der GEBAG ist das RDV-Verfahren bereits seit 2019 im Einsatz. Zunächst wurde mit dem Energieversorger DVV die Version RDV 1.0 implementiert. Mit den Wirtschaftsbetrieben Duisburg (WBD) wurde im Juli 2021 die Verarbeitung der Grundbesitzabgaben mittels digitaler Bescheide erfolgreich mit dem RDV 2.0 produktiv gesetzt. Ein weiterer Meilenstein wird noch in diesem Jahr die Umstellung der Versorgerrechnungen von RDV 1.0 auf RDV 2.0 sein. Kai van der Hoven, Head of IT und Projektleiter auf Seiten der GEBAG, beschreibt den Vorher-Nachher-Effekt: „Schon der Einsatz des RDV 1.0 für die Versorgerrechnungen der Stadtwerke Duisburg vor mehr als zwei Jahren hat im Betriebskostenbereich zu einer signifikanten Zeiteinsparung sowohl bei der Prüfung der Rechnungseingänge als auch bei der Sicherstellung der korrekten Bankabbuchung geführt. Da war der Wunsch des Fachbereichs, die digitale Rechnungsbearbeitung weiter auszubauen, naheliegend. Mit der Bereitstellung des RDV 2.0 und der Umstellung bei den Wirtschaftsbetrieben Duisburg (WBD) auf digitale Bescheide haben wir sofort die Chance genutzt, die Optimierung auf die Grundbesitzabgaben auszudehnen. Das RDV 2.0 zeigte noch einmal einen erheblichen Qualitätssprung in der detaillierten Darstellung aller Rechnungs-/Bescheide-Bestandteile und der automatisierten Prüfung und Kontierung und hat uns ermöglicht, die Bescheide in diesem Jahr wesentlich schneller als mit dem bisherigen Papierverfahren zu bearbeiten. Ebenso steht der ökologische Faktor durch die Einsparung der gedruckten Papierrechnungen, sowie der deutlich vereinfachten prozessualen Abwicklung der Aufbewahrung und das Handling bzgl. der EU-DSGVO für die digitalen Rechnungsbelege im Vordergrund.“

RDV-Verfahren – Erklärt in 4 einfachen Schritten

Ein genauer Blick ins System gibt Einblicke in die direkten Effekte, welche das RDV-Verfahren auf den neuen Rechnungseingangsprozess hat.

Erweiterung der Vertragsstammdaten

Mit der Einführung des RDV-Verfahrens erhalten die entsprechend des Verfahrens umzustellenden Lieferanten in einem ersten Schritt in den Abbuchungsstammdaten (kreditorische BK01-Verträge) in SAP^® zwei zusätzliche Komponenten. Zum einen wird eine virtuelle BK01-Kontonummer erzeugt, die an den Lieferanten weitergegeben wird. Zum anderen erhält der BK01-Vertrag des Lieferanten ein RDV-Profil, über welches die Integration in die neue Rechnungsdatenverarbeitung erfolgt. Darüber hinaus wird in den BK01-Verträgen des Lieferanten bereits das Mapping sämtlicher vertraglich vereinbarter Leistungen auf eine Abrechnungseinheit vorgenommen. Das hat den Vorteil, dass der Lieferant nun Gesamtbeträge abbuchen kann, die aus mehreren Rechnungsbestandteilen und Warengruppen bzw. Leistungsartengruppen bestehen. Das SAP^®-System ist gleichzeitig jedoch in der Lage, die Beträge über den BK01-Kontierungsreport zu splitten. Alle Rechnungsbestandteile können also eindeutig ihren zugehörigen Abrechnungseinheiten zugeordnet werden. Über einen Status (geplant oder gebucht) ist es zudem möglich, die entsprechenden Zahlungsströme in der Liquiditätsplanung zu nutzen.

Einlesen der kreditorischen Rechnung

Geht im nächsten Schritt nun eine Rechnung des Kreditors im XML-Format beim Kunden ein, wird diese in ein Verzeichnis des Application Servers des SAP^®-Systems übertragen und von dort automatisch eingelesen. Dabei prüft das System selbstständig, ob Duplikate zu bestimmten Kriterien existieren oder die Stammdaten möglicherweise nicht vollständig sind, sodass Buchungsgruppen nicht erstellt werden können. In solchen Fällen wird die Rechnung zur manuellen Nachbereitung an die Fachabteilungen weitergereicht. Konnte die Rechnung erfolgreich eingelesen werden, ist es möglich, sich die Details zur Eingangsrechnung anzeigen zu lassen. Hier kann die Struktur der Rechnung in Form der einzelnen Abrechnungsgruppen eingesehen werden (Abbildung 1).

Die Abrechnungsgruppe(n) wurden vom System zu einzelnen Buchungsgruppen zugeordnet. Es lässt sich genau entnehmen, welche Abrechnungseinheit für die jeweilige Buchungsgruppe gefunden wurde (Abbildung 2). Zudem können über diese Struktur sämtliche Bestandteile der Originalrechnung angezeigt werden.

Einsehen der Zahlungsströme im Vertrag

Nachdem die Rechnung eingelesen wurde, besteht die Möglichkeit, über den Button „BK01-Kontierung“ nochmal in den Vertrag abzuspringen. Klickt man hier nun auf den Zahlungsstrom, sieht man alle gebuchten und geplanten Zahlungsströme sowie die einzelnen Positionen der jeweiligen Rechnungen in Form von Buchungsgruppen, die auf die jeweiligen Rechnungsbestandteile zurückzuführen sind und die Abrechnungseinheiten repräsentieren. Nach der Verarbeitung des elektronischen Kontoauszuges eines geplanten Zahlungsstroms, springt der Status automatisch auf gebucht. Die tatsächliche Buchung des elektronischen Kontoauszuges kann mithilfe des BK01-Reports „Buchung kreditorischer Kontierungen“, der auch unabhängig vom neuen RDV-Verfahren existiert, automatisch durchgeführt werden. Nach erfolgreicher Buchung können in den jeweiligen Belegen die Buchungsdetails, wie das Splitting und die entsprechenden Unterkonten, eingesehen werden. Im Normalfall wird dieser Report jedoch beim Kunden im Hintergrund eingeplant und läuft somit automatisch ab.

Statuswechsel der Zahlungsströme und Archivierung

Mit einem letzten Blick in den Vertrag, der über die BK01-Nummer aufgerufen wird, sieht man nach Abschluss der Buchung auch den erfolgreichen Statuswechsel von „geplant“ auf „gebucht“. Zudem besteht auf Wunsch die Möglichkeit, zu Archivierungszwecken die Rechnung als PDF-Datei sämtlichen Objekten, die den Prozess betreffen, zu hinterlegen.

Ausblick

Sowohl TAG als auch die GEBAG sind aktuell noch dabei, das eingeführte RDV-Verfahren weiter auszubauen. So wird bei der TAG noch an der Archivierung gefeilt. Die GEBAG wird noch in 2021 die Umstellung der Verarbeitung digitaler Versorgerrechnungen der DVV auf das RDV 2.0 vornehmen. Beide Unternehmen profitieren jedoch schon heute von der erreichten Effizienzsteigerung. Zukünftig ist denkbar, auch weitere Lieferanten an das RDV-Verfahren anzukoppeln. So könnten beispielsweise auch andere Kommunen, die die Grundbesitzabgabenbescheide (Grundsteuer, Straßenreinigung, Müllabfuhr usw.) in digitaler Form als XRechnung oder ZUGfERD-Rechnung liefern, an das System angebunden werden.

Von der langjährigen Partnerschaft zwischen der Aareal Bank und PROMOS profitieren unsere Kunden heute und auch in Zukunft. Neben dem RDV-Verfahren enthält das BK01-AddOn weitere Komponenten, die Lösungen für automatisierte Verfahren beinhalten. Aktuellste Themen sind die Zahlungsanforderungsabwicklung mit der neu geschaffenen Aareal Exchange & Payment Platform (AEPP) für Barzahlungsverfahren und das Offene-Posten-Management.