Über vier Ecken – Kennen Sie schon unsere PROMOS Kontoauskunft für SAP Fiori^®?

Was Mieter und Vermieter wollen

Wenn man die finanzielle Belastung durch die monatliche Miete sowie die Ausstattung einer Immobilie als Bewertungskriterien außen vorlässt, so bleiben aus Perspektive Ihrer Mieterschaft vor allem qualitative Faktoren entscheidend für ein zufriedenstellendes Mietverhältnis. Eine gute Erreichbarkeit und kompetente Ansprechpartner stehen ganz oben auf der Liste ebenjener Erwartungen, die die Mietenden an ihre Hausverwaltung knüpfen. Vielleicht findet sich auch hier die Ursache, warum das Telefon als Kontaktweg weiterhin so beliebt ist. Fragen lassen sich meist sofort beantworten, weshalb diese Form der Kontaktaufnahme als schnell und einfach empfunden wird. Vorausgesetzt, der Gesprächspartner am anderen Ende der Leitung weiß um die richtigen Antworten. Immobilienunternehmen sind gut beraten, eben auch solch qualitative Faktoren nicht aus den Augen zu verlieren, da sich ein frustrierendes Erlebnis schnell in einer negativen Bewertung auf Google niederschlägt.

Aus Perspektive des Vermieters gehört eine nicht oder zu spät gezahlte Miete zu den häufigsten Gründen für Ärger mit der Mieterschaft.^[1] Wer mit seinem Mietverhältnis zufrieden ist und sich ernst genommen fühlt, zahlt die Miete in der Regel pünktlich und bleibt seinem Vermieter lange erhalten. Eine geringe Fluktuation, weniger Leerstand und planbare Mietobjekte machen eine professionelle Mieterbetreuung zu einem wesentlichen Asset, um die Wirtschaftlichkeit von Immobilien zu steigern. Vor diesem Hintergrund gewinnen Softwarelösungen, die die Auskunftsfähigkeit der Mitarbeitenden erhöhen, vermehrt an Gewicht.

Nun ja, wer SAP^® kennt, weiß das Informationen nicht immer schnell zu finden sind, obwohl doch das ERP-System alle Daten bereithält, die ein Mitarbeitender im Kundendienst benötigt. Um die Usability für die Anwendenden zu optimieren, hat PROMOS die Kontoauskunft in SAP Fiori^® entwickelt. Verpackt in einer kleinen Kachel finden sich dort viele nützliche Funktionen, die Ihre Mitarbeitenden im Telefongespräch ad hoc brauchen können – schnell und intuitiv abrufbar!

In allen vier Ecken soll Liebe drinstecken

Mit dem Forderungsmanagement als Zielbild sind die Anforderungen für die Funktionalitäten des neuen Tools schnell abgesteckt: So soll der Anwendende nicht nur Auskunft geben, Informationen schnell finden und Historien einsehen können, sondern darüber hinaus Infos an den Kunden rausschicken und Korrespondenzen erzeugen können. Wenn sich im Gespräch Änderungsbedarf ergibt, müssen Daten erfasst, geändert oder Notizen zum Kontakt hinterlegt werden können. Und hier setzt die PROMOS Lösung an.

Wenn Ihr Property Manager während eines Anrufs nach der jeweiligen Person sucht, bietet die Kontoauskunft eine schnelle In-App Suchhilfe. Um auf die Eingabe mittels der nervigen Sternchen in SAP^® zu verzichten, wurde eine vollumfassende Google-Suche ausgeprägt. Durch die Kombination aus mehreren Schlagwörtern wird ein viel genaueres Suchergebnis möglich, dass auch Ergebnisse einbezieht, welche nur Bestandteile des gesuchten Schlagwortes enthält. Je nach Bedarf lässt sich direkt nach Vertragsnummer, dem Namen des Vertragspartners oder Mietobjekts in der Freitextsuche suchen. Die jeweiligen Ergebnisse zum Suchtext werden in einer Detailansicht dargestellt, aber das Suchfeld bleibt für eine schnelle Navigation verkleinert als separate Spalte im Bild erhalten (Abbildung 1). Besonders praktisch ist die unmittelbare Anzeige des Vertragssaldos noch in der Ergebnisliste.

Mit der Auswahl eines Kontakts gelangt man in das Herzstück der App, wo der Mitarbeitende im Kopfbereich Informationen zur Bezeichnung, Vertragsnummer sowie -saldo erhält und sich so einen ersten Überblick über den tagesaktuellen Status eines Vertrages verschaffen kann. Im Body finden sich dann sämtliche Details, die sich auch über vier Reiter als Schnellzugriff im Header erreichen lassen.

Die vier glorreichen Reiter

Über welche Vertragsdetails informiert nun die PROMOS Kontoauskunft? Wie der Name schon vermuten lässt, beinhaltet der Reiter Partner kurz und knapp nur die wichtigsten Eckdaten zum Geschäftspartner, das heißt zur Person. Ein Pop-up hilft dabei, die Ansicht zwar insgesamt schlank zu halten und dennoch Lücken in den Stammdaten aufzuzeigen. Fehlt die Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse? Dann kann der Mitarbeitende die Kontaktperson im Gespräch einfach darauf ansprechen und die Daten vervollständigen. Die blau hinterlegte Geschäftspartnernummer dient zugleich als Absprung in die Transaktion.

Reiter Nummer zwei und drei liefern Informationen zum Vertrag sowie Mietobjekt. Wann ist Vertragsbeginn oder ggf. -ende? Ist eine Mahnstufe hinterlegt und wenn ja, wann wurde die letzte Mahnung versendet? Liegt ein SEPA-Mandat vor? Antworten auf all diese Fragen findet der Mitarbeitende in diesem Abschnitt und bekommt auch hier wieder die Möglichkeit, fehlende Angaben, wie beispielsweise die Kontoverbindung, zu erfragen.

Darüber hinaus ist für das Property Management ein schneller Überblick über die Situation der Salden beim Vertrag elementar. Denn wurde der Saldo über einen längeren Zeitraum nicht ausgeglichen, besteht dringender Handlungsbedarf für das Forderungsmanagement. Deshalb widmet sich das vierte Kapitel ausführlich dem Vertragssaldo (Abbildung 2). Für einen groben Überblick lässt sich in einem Diagramm das Guthaben sowie die offenen Posten der letzten 15 Monate visualisieren. Dieser Zeitraum kann im Customizing auch kundenindividuell, je nach Bedarf, angepasst werden. Benötigt der Mitarbeitende nähere Informationen, so kann er über eine Schaltfläche einfach in die Listendarstellung wechseln, wo die Entwicklung mitsamt den verschiedenen Positionen der offenen Posten aufgeführt ist.

Um die Ecke gedacht…

Um den Praxisbezug zum Forderungsmanagement zu behalten, hat sich unser Projektteam übrigens ein ganz spezielles Vorbild gesucht – nämlich Jan. Jan ist Property Manager und steht täglich mit seiner Mieterschaft im Kontakt. Ausgehend von der Fragestellung „Was ist für Jan wichtig?“ flossen die wichtigsten Erkenntnisse in die Entwicklung der neuen Lösung ein. Agile Projektmethoden, wie die Nutzung von Scrumboards, kreativen Workshops, Visualisierungstools und regelmäßiger Abstimmungen, lieferten das ideale Werkzeug, um dem Development den perfekten Prototypen quasi auf Papier bereitzustellen und so die PROMOS Kontoauskunft mit allen Funktionalitäten zu füttern, die es im Property Management braucht.

Deshalb werden unsere vier glorreichen Reiter in der PROMOS Kontoauskunft von diversen Funktionalitäten begleitet, die für unseren Property Manager Jan besonders von Nutzen sein können. Erst mit ihnen zeichnet sich ein vollständiges Bild aller Möglichkeiten mit unserer Anwendung. Erreicht werden diese ganz einfach durch einen Klick auf den Button Weitere Funktionen im Header, wodurch sich neben der Suche und den Vertragsdetails eine dritte Spalte ein- und ausblenden lässt (Abbildung 3).

Zum einen lassen sich hier Notizen hinterlegen, beispielsweise um den Grund für die Kontaktaufnahme zu hinterlegen. Bereits erfasste Notizen sind für die Historie einsehbar, bleiben aber für die lückenlose Dokumentation nicht änder- oder löschbar. Zum anderen bietet eine weitere Funktion die Anzeige zusätzlicher Verträge zum Vertragspartner, zum Beispiel für die Anmietung eines Stellplatzes. Im Customizing lässt sich entsprechend definieren, welche Verträge, mit denen der debitorische Hauptmieter verbunden ist, angezeigt werden sollen. Auf diese Weise kann der Kunde individuell einschränken, ob lediglich aktive oder auch abgelaufene und zukünftige Verträge ausgegeben werden sollen. Besonders hilfreich für die Kommunikation ist die Integration eines Absprungs in die PROMOS Korrespondenzlösung OPCC, mit der sich Dokumente im selbst editierbaren docx-Format erzeugen lassen. Und weil sich in der Vergangenheit eines Mietverhältnisses mitunter viele Korrespondenzen angesammelt haben, werden diese als Archivdokumente praktischerweise in einer Anlagenliste eingebunden.

Kleine Kachel will hoch hinaus

Die PROMOS Kontoauskunft in SAP Fiori^® ist nicht nur für Jan in seinem täglichen Kundenkontakt, sondern auch für den Einsatz in Ihrem Property Management optimiert. Wenige Klickebenen sorgen für ein positives Anwendungserlebnis und machen das System problemlos nebenbei bedienbar. Da bleibt für Ihre Mieterschaft immer ein offenes Ohr.

1. Jeder vierte Vermieter gab in einer Umfrage an, dass sie negative Erfahrungen mit einer nicht oder wiederholt verspätet gezahlten Miete ihrer Mieterschaft gemacht haben. Quelle: https://de.statista.com/statistik/daten/studie/70839/umfrage/vermieter-aerger-mit-mietern/