Aurelis wird noch digitaler – der Umstieg auf SAP S/4HANA^®

Das Unternehmen Aurelis und wie der Umstieg begann

Aurelis ist ein bekannter Player in der Immobilienbranche. Das Unternehmen agiert innovativ in den Bereichen Projektentwicklung, Asset Management und Ankauf von Objekten mit Wertsteigerungspotenzial. Seit 2007 am Markt, kann Aurelis auf einen beeindruckenden Track Record zurückblicken: die Erschließung von 13 Millionen Quadratmetern brachliegender Flächen, das Errichten von Gewerbeflächen für etwa 125.000 Beschäftigte und das Erschaffen neuen Wohnraums für etwa 200.000 Menschen. Aurelis entschied sich, SAP S/4HANA^® einzusetzen, um mit einem weitreichenden ERP-System den komplexer werdenden Anforderungen zu begegnen.

Die Frage, ob Aurelis – ein modernes, digital agierendes Unternehmen – auf SAP S/4HANA^® umsteigen würde, hat sich eigentlich nie gestellt. Es ging letztendlich eher darum, wie und mit wem sie die Umstellung umsetzen sollten. PROMOS war schon als AMS-Partner bei Aurelis tätig. So war es eine logische Konsequenz, diese erfolgreiche Zusammenarbeit weiterzuführen. Schließlich entschied sich Aurelis dazu, den Umstieg auf SAP S/4HANA^® durch die Digitalisierungsspezialisten von PROMOS umzusetzen. Und das mit viel Erfolg – die reibungslose Zusammenarbeit kulminierte darin, dass Aurelis nun digital auf dem neuesten Stand aufgestellt ist.

Drei Key Learnings beim Umstieg

Für den Umstieg auf das neue Betriebssystem von SAP entschied sich Aurelis für den Brownfield Approach. Beim Brownfield-Ansatz handelt es sich um einen Änderungsprozess ohne Modifikationen. Aurelis war mit dem 2014 eingeführten System sehr zufrieden. Aufgrund der Schnelligkeit und Kostenersparnis fiel die Wahl erneut auf die „Standard-Konvertierung”: den Brownfield-Ansatz. Aurelis war somit in der Lage, das Innovationstempo eigenständig zu kontrollieren. Der Brownfield-Ansatz hat sich aus Aurelis-Sicht bewährt. Drei Key Learnings spielten für den Erfolg des Projekts eine zentrale Rolle: SAP-Produkte einzusetzen, die intensive Projektvorbereitung und der interne Wissensaufbau bei Aurelis (Abbildung 1).

Nutze SAP-Angebote!

Das volle Ausschöpfen der Potenziale von S/4HANA^® und den dazugehörigen Funktionen war beim Umstieg hier besonders wichtig. Aus dem Grund wurde als Erstes ein Readiness Check durchgeführt. Die Nutzungs- und Konfigurationsdaten der bereits vorhandenen Systeme wurden zunächst analysiert, wobei besonderes Augenmerk auf der technischen Prüfung der Entwicklungs- und Produktivsysteme des alten ERP-Systems (SAP^® ERP 6.x) lag. Anhand dieser Datengrundlage wurden bedeutende Informationen gesammelt, die die Transformation erheblich erleichterten und optimale Bedingungen für das Einrichten von S/4HANA^® schufen. Wenn viele Programme und Kodierungen angepasst werden müssen, treten in der Anfangsphase meist unvorhergesehene Schwierigkeiten auf. Mit offener Kommunikation und konstruktivem Austausch wurden diese jedoch früh erkannt und schnell überwunden.

Vorbereitung ist die halbe Miete!

Der tatsächlichen Umsetzung ging eine umfängliche Vorbereitungsphase voraus (Abbildung 2). Neben dem bereits erwähnten Readiness Check zählten dazu der Simplification Item Check und der Custom Code Check. Die Simplification Items, also Vereinfachungselemente, wurden auf Relevanz und Konsistenz untersucht. Dabei wurden alle zum Zielrelease-Datum gültigen Vereinfachungselemente berücksichtigt und in einer Simplification Item List gesammelt. Als relevant eingestufte Elemente wurden geprüft und Konsistenzfehler behoben. Beim Custom Code Check wurde ermittelt, wie viele Entwicklungen angepasst werden müssen, damit sie nach der Konvertierung nach wie vor reibungslos laufen. Gerade bei einem großen Projekt über eine lange Laufzeit kommt es auf eine gute Vorbereitung an, um im Vorfeld Probleme aufzudecken und sie im Zweifelsfall schnell zu lösen. Zur erhöhten Sicherheit wurden zwei Sandboxes implementiert. Es handelte sich hierbei um Testsysteme, in denen die neue Software ohne (negative) Folgen geprüft werden konnte. Die Dateien waren geschützt und es konnten dennoch Aktionen ausgeführt werden. Nachdem die erste Sandbox fünf Monate lang aufgesetzt worden war, konnte anhand der gesammelten Erkenntnisse eine zweite Sandbox gestartet werden. Beide verliefen einwandfrei und schufen sehr gute Voraussetzungen für die finale Umstellung.

Werde selbst Experte!

Auch wenn Aurelis ein breit aufgestelltes Team aus Experten rund um SAP^® auf Seiten von PROMOS zur Seite stand, zeigten die eigenen Mitarbeitenden besonderes Interesse, sich selbst intensiv in die technischen Details der Konvertierung einzuarbeiten. „Zu unserer großen Freude war bei Aurelis eine große Motivation vorhanden, selbst Experte zu werden, weshalb die Umsetzungsphase umso angenehmer und reibungsloser verlief“, beschreibt Esteban Rocco, Projektleiter bei PROMOS consult, die Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Die Umsetzungsphase bestand aus zwei Schritten: Die technische Konvertierung beinhaltete unter anderem die Zusammenstellung aller erforderlichen Softwarekomponenten. Nachdem dies erfolgreich absolviert worden war, fand als zweiter und letzter Schritt die fachliche Konvertierung statt. Hier wurde nach einem standardisierten Leitfaden des Customizings vorgegangen.

Ausblick

„Ein modernisiertes, komplett digitalisiertes ERP-System mit allen neuen Funktionen wurde mit Erfolg und ohne Einbußen in unseren Betriebsalltag integriert. Auch wenn die Neuimplementierung immer mit gewisser Skepsis betrachtet wird, vor allem aufgrund des recht hohen Arbeitsaufwands, hat sie sich gelohnt, um eine technologisch aktuelle Plattform für zukünftige Anforderungen zu haben”, fasst Natalie Kaminski, Projektleiterin bei Aurelis die angenehme Zusammenarbeit und das erfolgreiche Ergebnis zusammen.

Die sehr gute Zusammenarbeit führte zu dem Entschluss, PROMOS weiterhin als Systembetreuer für die Wartung sowie den Service des SAP^®-Systems zu engagieren. Weitere spannende Projekte liegen schon am Horizont. Apps sind in Planung, die Aurelis bei der Verwaltung der Kontoauszüge, Bilanz und beim Anlagengitter unterstützen. Auch das Fiori^® Launchpad bietet mehr Übersicht und eine große Auswahl an Grafikeinstellungen. Projektleiter Esteban Rocco sagt auch im Namen des gesamten PROMOS-Teams danke und schaut mit großer Vorfreude in die Zukunft: „Wir bedanken uns herzlich für diesen Auftrag und freuen uns darauf, die nächsten Projekte mit Aurelis zu starten.”

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