ERP-Systeme in der Immobilienwirtschaft – Thoralf Beyer und Thomas Brösicke im Interview

Seit mittlerweile fünf Jahren unterstützt PROMOS consult Unternehmen der Im mobilien- und Wohnungswirtschaft bei der Einführung oder Konvertierung ihres SAP^®-Systems auf das neue Release S/4HANA^® und die Digitalisierungsspezialisten befinden sich nunmehr auf direktem Wege zum mittlerweile 30. Projekt. Wer schon einmal eine Umstellung begleitet hat, weiß um die Anstrengungen, die mit einem Wechsel einhergehen. Wer noch vor der Einführung steht, fürchtet vielleicht die Dimensionen und Herausforderungen, die eine Implementierung mit sich bringen kann. Unabhängig davon, an welcher Stelle man sich befindet, betroffen ist in jedem Fall das Herzstück eines Unternehmens – das ERP-System. Basierend auf 25 Jahren Erfahrung in der Immobilienwirtschaft und mehr als 20 Jahren mit SAP^® Standardsoftware kennt PROMOS consult die Bedenken nur allzu gut.

IT&I: Herr Beyer, Sie leiten den strategischen Vertrieb bei PROMOS consult und führen regelmäßig Gespräche mit potenziellen Kunden. Welche Anforderungen stellen Unternehmen an ein ERP-System für die Immobilienwirtschaft?

Thoralf Beyer: Wer ein ERP-System sucht, sucht in erster Linie einen digitalen Kern für alle Unternehmensprozesse und somit auch eine Basis für die Digitalisierung des eigenen Unternehmens. Deshalb muss ein ERP-System natürlich den passenden Funktionsumfang mitbringen, den unsere Kunden für die professionelle Immobilienverwaltung benötigen. Dazu gehören zunächst einmal Anwendungen, um klassische Verwaltungsaufgaben zu bedienen. Das fängt beim Rechnungswesen an, geht über branchenspezifische Tätigkeiten, wie Konditionsanpassungen, die regelmäßige Durchführung der Sollstellung oder die Erstellung der Betriebskostenabrechnung, und kann je nach Businessmodell auch Themen wie Vermietung, Verkauf oder Bau betreffen. Investiere ich beispielsweise als Unternehmen selbst in den Bau eigener Bestände, brauche ich wiederrum Funktionen für das Bauprojektmanagement – Lieferanten müssen gesteuert, Leistungen abgenommen, Gewährleistungsfristen eingehalten werden usw. Die Anforderungen an den Funktionsumfang können demnach durchaus variieren – und manchmal komplex erscheinen. Vor diesem Hintergrund muss die Software für

den Anwendenden einfach erlern- und bedienbar sein. Das Bild des digitalen Kerns beinhaltet jedoch auch die Anforderung an eine Technologie sowie Infrastruktur, die mir die notwendige Flexibilität bietet, meine Unternehmensprozesse zu digitalisieren, sämtliche Nutzergruppen nahtlos zu integrieren und auf diese Weise die bestmögliche Vernetzung herzustellen. Nur so lassen sich Effizienzgewinne erreichen. Und darin besteht das vorrangige Ziel, wenn ich ein ERP-System nutze.

IT&I: War das schon immer so oder was hat sich geändert?

Beyer: Effizienz herzustellen, ist keine neue Anforderung an ein ERP-System. Die Vorgehensweise hat sich jedoch verändert. Die Unternehmen können und wollen keine Zeit mehr für lange Einführungsprojekte aufbringen, in denen der Lösungsumfang Punkt für Punkt in Konzeptpapieren erarbeitet und beschrieben wird. Viele entscheiden sich zugunsten einer schnellen Einführung für eine Standardausprägung, bei der sich das System auf das Wesentliche fokussiert. Auf diese Weise kommen die Anwendenden schnell in Kontakt mit dem System, können Best Practices nutzen und zu späteren Zeitpunkten weitere fachspezifische Anwendungen oder Anpassungen, auf Basis ihrer Erfahrungen mit dem System, integrieren. Das Innovationstempo bestimmt der Kunde. Eine solche Einführungsstrategie erhöht gleichsam die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Je schneller sie von Arbeitserleichterungen durch schnelle Prozesse und einer einfachen Bedienbarkeit profitieren, desto überzeugter und engagierter nutzen sie ihre neue Arbeitsgrundlage, wollen ggf. selbst an zukunftsfähigen, innovativen Konzepten teilhaben.

All das – ein Standard, der Verzicht auf individualisierte Prozesse, Dokumentationen, intuitive Bedienoberflächen – können die Einarbeitung neuer Mitarbeitender deutlich erleichtern und so den Wissensverlust bei Fluktuation verringern.

IT&I: Wie bedient PROMOS consult die sich verändernden Bedürfnisse?

Beyer: Mit unserem PROMOS.GT ready2 begegnen wir genau diesen Marktanforderungen und bieten ein Template zum Durchstarten. Wir stellen unserer umfangreichen Lösungsbibliothek PROMOS.GT quasi eine kleine Schwester zur Seite, die wie eine Art Vorlage bzw. Blaupause ein vorkonfiguriertes SAP^®-System in kurzer Zeit ausliefert, out-of-the-box und ready-to-use für die Immobilienwirtschaft!

Das heißt, Unternehmen erhalten ein vordefiniertes und vorkonfiguriertes System basierend auf 25 Jahren Erfahrung in der Immobilienwirtschaft, welches alle wichtigen Funktionsmodule abdeckt, die sie für ihr Immobilienmanagement benötigen. Dazu gehören unter anderem eine Haupt- und Anlagenbuchhaltung, Module für den Zahlungsverkehr und die Steuer, eine Mietenbuchhaltung, Kautionsverwaltung sowie Vertragsakte, aber auch Module zur Instandhaltungsabwicklung, mobilen Schadenserfassung und vieles mehr. Das Basispaket verzichtet auf Funktionen, die für das Kerngeschäft nicht essenziell sind, welche sich aber dennoch nachträglich in Ausbaustufen variabel ergänzen lassen. Letztere können sein – eine Mieter- oder Interessenten-App, ein Handwerkerportal oder unsere mobile Qualitätsmanagement- und Verkehrssicherungslösung. Unser Portfolio ist hier sehr gut gefüllt.

IT&I: Herr Brösicke, PROMOS.GT ready2 basiert vollständig auf SAP^®-Technologie. Welche Gründe sprechen aus Ihrer Sicht dafür?

Thomas Brösicke: Ich weiß gar nicht, ob es jemanden gibt, der SAP nicht kennt. Zumindest alle, die sich im Umfeld IT bewegen, kommen an diesen drei Buchstaben nicht vorbei. Gemessen am Umsatz befindet sich der größte Softwarehersteller Europas in einer wirtschaftlich soliden Situation, die dafür sorgt, dass eine Investition in SAP^® langfristig sicher ist. Und das gilt nicht nur für Anleger und Aktionäre, sondern ebenso für Unternehmen, die deren Software einsetzen. Wer sich heute für SAP^® entscheidet, kann sich noch für mindestens 20 Jahre auf eine Wartungszusage für deren ERP-System verlassen. Also gehört der Aspekt Zukunftssicherheit definitiv zu den Gründen. Darüber hinaus basieren die Systeme auf der neuesten Technologie, wodurch Kunden vom Zugang zu den aktuellen Innovationen von SAP profitieren, die auch andere Branchen und die größten Konzerne der Welt nutzen – ohne selbst zwangsläufig in Entwicklungsaufwand investieren zu müssen. Der dritte und vielleicht wichtigste Grund, weshalb auch PROMOS vor vielen Jahren diesen Weg eingeschlagen hat, ist die Flexibilität, die uns die Software bietet. Kein vergleichbares Produkt lässt sich derart individuell auf die jeweiligen Bedürfnisse der Geschäftsvorfälle anpassen – wenn man das denn möchte. Es liegt beim Unternehmen, ob ich mit wenigen und standardisierten Funktionen beginnen und nach der Einführung sukzessive ausbauen will. Sowohl Individualisierung als auch Skalierbarkeit in die Größe sind absolut gegeben.

IT&I: Für wen eignet sich die Lösung? Lohnt sich auch für kleinere Unternehmen eine Investition in SAP^®?

Brösicke: Unbedingt. Es kommt sicher immer ein wenig auf die Anforderungen des Unternehmens an. Aber ab etwa 3.000 verwaltete Einheiten sind die Anforderungen für die Verwaltung häufig so umfangreich, dass die einfache Verwaltungssoftware nicht mehr ausreicht, notwendige Funktionalitäten nicht oder nur sehr umständlich zur Verfügung stehen oder ineffizient sind, weil nebenher viele andere Programme benötigt werden und die Daten in vielen Silos stecken. Besonders für kleinere und mittelgroße Unternehmen, deren eigene fachliche IT-Ressourcen begrenzt und deren Ansprüche an Individualisierung eher gering sind, ist unser PROMOS.GT ready2 perfekt geeignet. Ob Genossenschaft, kommunale Gesellschaft oder Property Manager – das System eignet sich für alle Bereiche der Branche.

Komme ich nochmal zurück auf das, was Thoralf eingangs erwähnt hat, so spielt auch der Faktor Mensch eine wesentliche Rolle. Die Gewinnung und Einarbeitung neuer Fachkräfte ist mit sperrigen Systemen und veralteten Benutzeroberflächen nicht einfach. Wir hatten es bereits: SAP ist in Deutschland und Europa weit verbreitet. Die Chancen, neue Mitarbeitende zu finden, die mit den Systemen von SAP vertraut sind, ist sehr hoch – sowohl für Anwendende als auch Key-User bzw. ITler. Lange Einarbeitungszeiten können so vermieden werden.

IT&I: Wie lange dauert in der Regel die Einführung eines ERP-Systems und inwiefern beeinflusst das Projektvorgehen die Produktivsetzung?

Brösicke: Es kommt darauf an! Das System selbst kann schon in 2 bis 3 Wochen zur Verfügung stehen. Durch Schulungen, Datenüberleitungen und Anpassungen beträgt die Gesamtdauer etwa 3 bis 6 Monate. Da der Grad der Individualisierung erheblichen Einfluss auf die Projektdauer hat, empfehlen wir Unternehmen, die schnell starten wollen, zunächst unseren voreingestellten Standard zu implementieren. Denn Erweiterungen und Anpassungen sind auch nach der Produktivsetzung sinnvoll und möglich. Die Vorteile hat Thoralf ja bereits ausführlich geschildert [lacht].

IT&I: Sie sprechen von einem Standard, aber nicht alle Prozesse sind in jedem Unternehmen gleich. Wie schaffen Sie den Spagat zwischen Standardisierung und Individualisierung?

Brösicke: Das SAP^®-System insgesamt ist eines der flexibelsten ERP-Systeme, die es branchenübergreifend gibt. Das ist eine der großen Stärken von SAP – nahezu jede Kundenanforderung kann entwickelt und implementiert werden. Darin liegt der eigentliche Grund verborgen, warum SAP^®-Projekte häufig fälschlicherweise als langwierig und teuer wahrgenommen werden. Viele Unternehmen – egal, aus welcher Branche – haben sehr individuelle Vorstellungen und Ansprüche, die im System angepasst und umgesetzt werden sollen. Das erhöht den Aufwand – aber SAP liefert die Technologie, um es überhaupt möglich zu machen. Unsere Herausforderung hier besteht also eher darin, im Grundprinzip der Flexibilität einen Standard zu schaffen.

Beyer: Dank der langjährigen Erfahrung, die wir in der Immobilienwirtschaft gesammelt und den zahlreichen Projekten, die wir bei unseren Kunden im Laufe der Zeit durchgeführt haben, können wir sehr gut einschätzen, was unsere Kunden in der Wohnungswirtschaft brauchen. Und auch hier gilt das klassische Pareto-Prinzip: Ein Großteil der Anforderungen gleichen oder ähneln sich, wie beispielsweise Vertragsarten, Konditionen, Schadensbilder und Mängel oder Kontenrahmen und vieles mehr. Diese Inhalte sind in PROMOS.GT ready2 standardisiert und zum Zeitpunkt der Auslieferung fertig im SAP^®-System vorkonfiguriert. Für Prozesse wiederum haben wir Best Practices ausgeprägt, die häufig zutreffen und passen, aber natürlich auch individuell angepasst werden können. Alle zusätzlichen Anforderungen lassen sich entweder vor oder nach dem Go Live flexibel anpassen – je nach Anforderung und Dringlichkeit beim Kunden.

Brösicke [nickt]: Wir haben eine Vorlage geschaffen, die einerseits eine schnelle Auslieferung und eine kurze Projektlaufzeit ermöglicht und dadurch den Implementierungsaufwand deutlich reduziert und andererseits trotzdem individuell angepasst werden kann. Ein individualisierbarer Standard sozusagen.

IT&I: Zum Abschluss: Welchen Tipp geben Sie Unternehmen mit auf dem Weg, die auf der Suche nach einem ERP-System sind?

Beyer: Treffen Sie eine langfristige Entscheidung! SAP bietet für die aktuelle Version eine Wartungszusage bis 2040. Hast du noch etwas?

Brösicke: Ja. Suchen Sie sich für das Einführungsprojekt keinen Dienstleister, sondern einen Partner!

IT&I: Vielen Dank für das Interview.

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