Höchste Sicherheit und Transparenz mit dem easysquare Konditionsänderungsfreigabeworkflow bei Peach Property

Als Mitglied eines Unternehmens sind Sie sich der hohen Verantwortung sicherlich bewusst, die Unternehmen für Mitarbeitende tragen, wenn es um die Bewegung von großen oder auch kleinen Geldsummen geht. Dieser Verantwortung kann nur gerecht werden, wer viel Arbeit in die Kontrolle von Geldbewegungen investiert. Und selbst dann sind menschliche Fehler nicht komplett auszuschließen und können gelegentlich leider vorkommen. Als großer Immobilieninvestor weiß die Peach Property Group um ihre Verantwortung – und hat proaktiv nach einer Lösung gesucht, mit der sie einerseits diese Prozesse zeitsparend und effizient gestalten und andererseits allen Beteiligten Rechenschaft darüber ablegen kann, dass diese Prozesse absolut sicher und kontrolliert ablaufen. PROMOS arbeitete schon länger an einer solchen Lösung, weshalb die Zusammenarbeit beider Unternehmen genau zur richtigen Zeit kam.

Peach Property Group

Die Peach Property Group ist ein mieterorientiertes, schnell wachsendes Unternehmen, das in Wohnanlagen vorwiegend in B-Städten Deutschlands investiert. Mit ihrem Fokus auf Ballungsräume und ihrem mieterfreundlichem Geschäftsmodell sind sie Vorreiter in ihrem Gebiet. Sie besitzen rund 27.500 Wohneinheiten.^[1] Die Digitalisierung und Automatisierung sind für sie als leistungs- und zielorientiertes Unternehmen wichtige Bausteine, für die sie bereits 2019 mit PROMOS einen idealen Partner gefunden haben, um nach ihrer Einführung von S/4HANA^® nun weitere wichtige Prozesse im Unternehmen zu digitalisieren.

Timo Seidel, SAP-Projektleiter von Peach Property Group

Ein Plus an Sicherheit

Die Peach Property Group ist Bestandshalter und börsennotiert. Die Sicherheit sämtlicher Transaktionen und Transparenz gegenüber Investoren haben hier höchste Priorität. Der easysquare Konditionsänderungsfreigabeworkflow ermöglicht dem Unternehmen, die Geldbewegungen hinter den Verträgen transparent und sicher zu gestalten. Denn Änderungen können nicht mehr ohne Weiteres von einer einzelnen Person ausgelöst werden. Auf dem aktuellen Arbeitsmarkt gehört das definitiv zu einem wichtigen Benefit, da noch nicht viele Unternehmen ihre Transaktionen so sicher und offen darlegen können. Eine Änderung durchläuft in der Regel mehrere Authentifizierungen, je nach der Höhe der Konditionssumme (Abbildung 1). Große Konditionsänderungen müssen von Geschäftsführern freigegeben werden. Die Größe wird hierbei automatisch ermittelt, wodurch keine Arbeitszeit mehr aufgewendet werden muss. Es gibt insgesamt drei Freigabestufen, die durchlaufen werden können. Je nach Änderungsgröße beinhaltet der Workflow der Konditionsfreigabe einen, zwei oder drei Freigabestufen.

Das PROMOS Entwicklungsteam hat zudem einen weiteren Sicherheitsfaktor eingebaut: Die Prozesse können nicht beliebig abgebrochen werden. Alle vorgenommen Änderungen müssen manuell im Vertrag rückgängig gemacht werden. Damit die Abläufe möglichst transparent bleiben, muss immer ein Grund für den Abbruch registriert werden. Des Weiteren gewährleistet die Stammdatensperre zusätzliche Sicherheit. Sie wird automatisch aktiviert, wenn ein Freigabeprozess aktiv ist. Das bedeutet konkret, dass ein Vertrag ausschließlich aus dem Prozess heraus und nur von bestimmten Mitarbeitenden verändert werden kann.

Ein Plus an Automatisierung

Zusätzlich zu der erhöhten Sicherheit ermöglicht der hohe Automatisierungsgrad des Konditionsänderungsfreigabeworkflows schnellere Arbeitsabläufe: „Die Workflows ersparen uns als Unternehmen einerseits Kosten, die sonst für einen höheren Arbeitsaufwand entstehen würden, und unseren Mitarbeitenden andererseits Zeit, die sie nun anderweitig in komplexere Aufgaben investieren können“, so Timo Seidel, SAP-Projektleiter von Peach Property Group. Wenn die Änderung der Konditionssumme einen bestimmten Mindestwert überschreitet, werden die zuständigen Freigabeinstanzen automatisch benachrichtigt. Die Änderung kann in diesem Fall nur mit ihrer Freigabe stattfinden. Eine Schnittstelle ermöglicht die schnelle Abwicklung von Transaktionen auch mit externen Akteuren. Wenn beispielsweise ein Scandienstleister eine bestimmte Geldsumme an SAP^® übermittelt, dann wird die Änderung sofort an Peach Property Group weitergeleitet, die im Falle einer hohen Summe diese genehmigen oder ablehnen kann. Grundsätzlich fällt für das Unternehmen viel unnötiger Papierkram weg und Änderungen können blitzschnell abgewickelt werden. Theoretisch müssen Mitarbeitende nicht mal mehr einen Vertrag heraussuchen, um eine Änderung zu starten oder freizugeben.

Sobald Mitarbeitende Vertragskonditionen ändern, hat dies oft eine Veränderung des Bruttobetrags im Finanzstrom zur Folge. Dank der automatisierten Workflows wird in solchen Fällen automatisch ein Freigabeprozess gestartet. „Die Zeit, die unseren Mitarbeitenden und Geschäftsführern zur Verfügung steht, ist kostbar und selbstverständlich nur begrenzt. Daher möchten wir nicht bei jeder noch so kleinen Änderung benachrichtigt werden,“ schildert Timo Seidel von Peach Property Group.

Ein Doppelplus an Übersicht & Kontrolle

Selbstverständlich können Veränderungen auch eigenhändig initiiert werden, sodass diese den Start von manuellen Konditionsfreigabeworkflows auslösen. Wenn zum Beispiel ein Mitarbeitender eine Änderung im Vertrag einfügt, wird eine neue Kondition angelegt. Außerdem können Konditionsänderungen abgelehnt werden, wobei immer ein Ablehnungsgrund erforderlich ist. Auf diese Weise behält Peach Property Group trotz der hohen Automatisierung stets die Kontrolle über die Workflows. In der Prozessliste finden die Mitarbeitenden einen geordneten Überblick über alle Prozesse. Für eine bessere Übersicht können diese gefiltert werden. In der App „Meine Aufgaben“ (Abbildung 2) können Bearbeitende eines Prozessschrittes alle wichtigen Informationen, die sie benötigen, sofort aufrufen.

Ausblick

Die Zusammenarbeit mit Peach Property Group war nicht nur sehr angenehm, das Projekt war auch ein voller Erfolg und allen Meinungen nach ein wichtiger Baustein auf dem Weg zur Digitalisierung. Die Annahme, dass digitalisierte und automatisierte Arbeitsabläufe bei Finanzverträgen in der Immobilienbranche nicht nur sehr wichtig, sondern essenziell für die Sicherheit und Transparenz gegenüber Unternehmenspartnern und Investoren sind, hat sich bestätigt. Der Konditionsänderungsfreigabeworkflow ist daher nur der Anfang. Gearbeitet wird nun an einem Vertragsaktivierungsfreigabeworkflow – das klingt kompliziert, es handelt sich jedoch im Prinzip um ein Konzept zur Freigabe von Vertragsaktivierungen. Konkret heißt das, dass mit dieser neuen Lösung die zweite Stufe von Vertragssicherheit und Transparenz geschaffen wird, die das Anlegen und Aktivieren von Verträgen einfacherer und sicherer gestaltet.

Bleiben Sie als Leser des IT&I-Magazins dabei und Sie werden sicherlich bald wieder von den neuesten und innovativen Lösungen rund um Konditionen und Verträge erfahren!

1. Stand: Dezember 2021https://www.peachproperty.com/de/portfolio/