Hohe Automatisierung, weniger Aufwand – Der neue Bautenstandsbericht der Hilfswerk-Siedlung GmbH

Ein Unternehmen mit Herz und Zukunftsblick

Die Hilfswerk-Siedlung blickt auf eine lange Vergangenheit zurück. Sie wurde nicht lange nach dem zweiten Weltkrieg, vor 70 Jahren, gegründet, mit dem Ziel, sozialen Wohnraum in der von Bauschutt überladenen Hauptstadt Deutschlands zu schaffen. Zunächst war dieser hauptsächlich für Kriegswitwen, Arbeitslose und Flüchtlinge vorgesehen. Das Portfolio der HWS wuchs in den siebziger Jahren sehr schnell. Während dieser Zeit wurden vor allem Wohneinheiten in Berlin-Gropiusstadt unter dem Deckmantel der HWS gebaut. Heute verwaltet das Immobilienunternehmen rund 10.000 Wohneinheiten und hat noch immer das vorrangige Ziel, eine sozial verantwortbare Wohnungsversorgung sicher zu stellen und nimmt mit ihrer Tätigkeit teil an der Erfüllung des kirchlichen Auftrags. Um dieses Ziel weiterhin in einer modernen Welt zu verfolgen, müssen sie natürlich einen ausgearbeiteten und zukunftsorientierten Digitalisierungsplan haben. Dieser wird immer wieder verfeinert und weiter ausgebaut mit der Unterstützung ihres langjährigen Partners PROMOS consult.

Warum ist der Bautenstandsbericht so wichtig?

Der Bautenstand beschreibt den Ist-Zustand beim Neubau, der Modernisierung oder der Sanierung eines Gebäudes. Mit Hilfe des Bautenstandsberichts bleiben die Projektverantwortlichen also immer up to date, was den aktuellen Stand des Projekts betrifft. Er enthält wichtige Informationen zum Fertigstellungsgrad von bauvorbereitenden Maßnahmen wie Abriss- und Erdarbeiten sowie zum Hochbau, wie Fassade, Dach, Fenster und u.a. zum technischen Ausbau. Weiterhin werden auch Soll- und Ist-Termine sowie Zahlungsstände dokumentiert. In der Immobilienbranche ist der Bautenstandsbericht also gang und gäbe. Auch bei der HWS muss er je nach Projektlage monatlich ausgefüllt werden.

Wie sah der „klassische“ Bautenstandsbericht aus?

Vor der Erstellung des neuen Automatismus war der Bautenstandsbericht bei der HWS, sowie bei den meisten Immobilienunternehmen, ein einfaches Word-Dokument. Um ihn zu erstellen, musste die verantwortliche Projektleitung jedes Mal mehrere Schritte durchgehen. Zunächst wurde das Vorlagendokument aufgerufen und Informationen, die in den PROMOS Baulösungen in der Regel schon hinterlegt sind, wurden händisch in das Word-Dokument übertragen. Die benötigten Werte für den Mittelabfluss der nächsten Monate mussten vom Berichtersteller selbst ausgerechnet werden, Zuständigkeiten wie Verteiler und Budget eingetragen und alle restlichen Felder des ganzen Dokuments ausgefüllt werden. Dann wurde es ausgedruckt und unterschrieben. Sie sehen also schon, ein monatlicher Bericht hat unverhältnismäßig viel Aufwand erfordert, obwohl die meisten Informationen im führenden SAP^®-System schon hinterlegt waren. So entstand die Idee, eine Lösung zu finden, die die Informationen sammelt und das Dokument automatisch generiert.

Wie sieht der automatisierte Bautenstandsbericht jetzt aus?

Der neue Bautenstandsbericht wird automatisch generiert und enthält sämtliche wichtige Informationen rund um das Bauprojekt. Dafür werden Informationen, die im SAP^®-System hinterlegt sind, eins zu eins übernommen. Die meisten benötigten Informationen waren von Anfang an im SAP^®-System vorhanden. Es wurden außerdem Möglichkeiten geschaffen, die aktuellen Informationen, wie Fertigstellungsgrad, die nicht in den Stammdaten der Projekte waren, in das System zu pflegen. So wurde unabhängig von dem Bericht ein Mehrwert geschaffen, da die HWS nun über eine geordnete Übersicht aller wichtigen Daten in ihrem System verfügt. Diese Daten, wie zum Beispiel der Rohbau, die Fassade,

die Elektroinstallation oder Ähnliches, können jederzeit im System aufgerufen und bearbeitet werden. Sie werden dann automatisch in den Bericht übertragen und müssen nicht mehr händisch eingetragen werden.

Der Bautenstandsbericht wird direkt im SAP^®-System aufgerufen, woraufhin das Projekt ausgewählt wird. Der Unterschriftenverteiler wird im Vorhinein eingepflegt und kann bei Bedarf je nach Projekt geändert werden. Der Bericht wird dann direkt erzeugt, dem ausgewählten Projekt zugeteilt und als PDF-Datei dargestellt. Die PDF-Datei kann sofort verwendet, ausgedruckt und verschickt werden (Abbildung 1).

Die Vorteile auf einen Blick

Der Bautenstandsbericht ist ein gutes Beispiel dafür, wie sinnvoll es ist, Informationen im führenden ERP-System zu erfassen, um diese, wenn benötigt, z. B. automatisiert in einer Korrespondenz abzurufen. Einerseits wird viel Zeit gespart, andererseits profitieren die Geschäftsführung, die Projektleitung und alle anderen Projektbeteiligten über eine klare Übersicht der wichtigsten Informationen. Es gibt keine Medienbrüche und dadurch eine erhöhte Arbeitseffizienz. Diese Automatisierung ist in viele Bereiche übertragbar und zum Beispiel auch bei Freigaben oder Budgetberichten sehr lohnenswert, um Arbeitsaufwand und Zeit zu sparen. Die möglichen Anwendungsfälle sind vielfältig.

Das gesamte Projekt lief über knapp sechs Monate. Zum 01. April 2019 ist die HWS damit produktiv gegangen und sie verwendet den neuen Bautenstandsbericht nun seit knapp vier Jahren. Laut Carolin Schenke von der Hilfswerk-Siedlung GmbH sind sie vollends zufrieden und profitieren von schnelleren und effizienteren Prozessen: „Der Automatismus ist bei uns regelmäßig in Verwendung und lief bisher problemlos und fehlerfrei. Für unsere Projektmanager hat sich die Lösung gelohnt, da sie jetzt mehr Zeit in wirklich wichtige Aufgaben investieren können. Natürlich denken wir weiterhin darüber nach, in welchen anderen Bereichen wir sinnvolle digitale Lösungen anwenden können. Wir freuen uns daher, weiterhin mit Hilfe von PROMOS consult innovative Softwarelösungen und Anwendungen in unsere alltägliche Betriebsabläufe zu integrieren.“