Mission Zukunft – Wie ging es mit dem Optimierungsprojekt Mission `21 der TAG Immobilien AG weiter?

Ausgangspunkt für die Mission Zukunft war die Mission `21. In diesem Großprojekt wurde in knapp zwei Jahren intensiver Zusammenarbeit ein technologisches Fundament gelegt, auf dessen Basis das Unternehmen mit Sitz in Hamburg hervorragend aufbauen und dessen Potenziale nun voll ausgeschöpft werden konnten. Denn die Anforderungen an die Unternehmen der Immobilien- und Wohnungswirtschaft erhöhen sich fortlaufend – so müssen die verschiedenen Wohnbedürfnisse ausdifferenziert, Quartiere nachhaltig gestaltet, fehlende Handwerkskapazitäten überbrückt und Maßnahmen zum Klimaschutz umgesetzt werden. Und das sind nur wenige Beispiele. Um mit Blick auf die Zukunft flexibel, rentabel und wettbewerbsfähig auf die stetigen Veränderungen reagieren zu können, knüpft der Namensvetter in logischer Konsequenz an seinen Vorgänger an und nutzt die gewonnene Digitalisierungskompetenz.

Was sich bereits in der Mission `21 bewährt hat, bildete auch für die Fortsetzung die idealen Rahmenbedingungen für die Projektorganisation. Das agile Projektvorgehen sowie die Strukturierung in Teilprojekte, in denen die einzelnen Fachbereiche ihre Optimierungsthemen bearbeitet haben (Abbildung 1), ermöglichten eine effektive und zielgenaue Durchführung. „Wir haben eine gemeinschaftliche Entwicklung mit PROMOS angestrebt. Auf diese Weise konnten wir die besten Kompetenzen und Stärken aus beiden Welten miteinander verbinden“, fasst Albrecht Hempel, Leiter Strategisches Immobilienmanagement bei der TAG Immobilien AG, die Projektarbeit zusammen. Sowohl kundenspezifische Ausprägungen als auch PROMOS Lösungen, die ihren Weg ins Standard-Portfolio der Berliner Digitalisierungsspezialisten gefunden haben, runden das Ergebnis zur vollsten Zufriedenheit beider Partner ab.

Hohe Automatisierung dank Prozessorientierung

Schon mit der Einführung ihres SAP^®-Systems setzte TAG auf eine durchdachte Prozesslandschaft, wobei easysquare workflow bei der Steuerung der vielfältigen Unternehmensprozesse unterstützt. Mit der Mission Zukunft wurden die Prozesse erneut unter die Lupe genommen, um zum einen auf eine konsequente Umsetzung einheitlicher Prozesse hinzuwirken und zum anderen eine flexiblere Prozesssteuerung zu erreichen. Das Unternehmen konnte für viele Prozesse eine höhere Automatisierung herstellen und profitiert auf diese Weise von effizienteren Abläufen, beispielsweise im Bereich der Nebenkostenabrechnung – einem der aufwändigsten Prozesse in der Verwaltung von Wohnimmobilien.

Mit der mobilen Zählererfassung wurde eine Lösung implementiert, mit der das Unternehmen einmal im Jahr alle Zähler auslesen kann, die nicht mieterspezifisch sind. Das heißt konkret, durch den einmaligen Anstoß des Prozesses werden zahlreiche mobile Formulare in der easysquare Professional App erzeugt, mit denen die Mitarbeitenden vor Ort im Bestand Zähler, Zählerort sowie Zählerstandinformationen zu Strom und Wasser ablesen und auf ihren Endgeräten digital erfassen können. Darüber hinaus lassen sich die Informationen mit Angaben anreichern, wenn beispielsweise weitere Zähler im Gebäude verbaut wurden. Dank der automatisierten Rückintegration werden diese dann als Stammdaten im SAP^®-System angelegt, welche sich wiederum für die internen Prozesse weiterverarbeiten lassen. Neben der Automatisierung gewinnt das Unternehmen insgesamt an Transparenz über die eigenen Zählerinformationen, kann diese später den Betriebskosten zuordnen und ist vorbereitet für eine eigene Abrechnung – und das völlig medienbruchfrei.

Die Notwendigkeit, Transparenz durch Daten zu schaffen und damit eine neue Wirtschaftlichkeit durch effizientere Prozesse herzustellen, bietet umfangreiches Potenzial. Sie kennen bestimmt den Ausspruch, Daten sind das Gold der Zukunft. Die Mehrwerte, die aus einer Stammdatenerweiterung resultieren, konnten auch über andere Teilprojekte hinweg geschaffen werden, beispielsweise im Bereich des Mieterwechsels, indem Informationen zu Schlüsseln oder Rauchwarnmeldern mobil erfasst und systemunterstützt in SAP^® gepflegt werden.

Datenqualität als Prozess verstehen

Ein weiterer Meilenstein zur Steigerung der Datenqualität wurde mit der gemeinsamen Entwicklung des Data Governance Tools erreicht und in Form des Datenqualitätsprozesses bei der TAG Immobilien AG eingeführt. Anhand von Logiken und Regeln, die in einem Cockpit von den Mitarbeitenden selbst definiert werden können, werden sämtliche Stammdaten durchsucht. Hierbei wird geprüft, ob bestimmte Daten vollständig und fehlerfrei sind. Sind sie dies nicht, werden die zuständigen Bearbeitenden automatisch per easysquare workflow benachrichtigt. Diese Prüfung kann einmalig angestoßen oder auch als regelmäßiger Prozess konfiguriert werden. Das Tool verringert eindeutig den Arbeitsaufwand der Mitarbeitenden, die vor dessen Einführung Daten regelmäßig eigenhändig überprüfen mussten. Es beschleunigt den Vorgang der Datenkontrolle und erhöht die Datenqualität, da menschliche Fehler weitestgehend ausgeschlossen werden. „Wir freuen uns, dass die gemeinsam entwickelte Lösung auch über unsere Unternehmensgrenzen hinaus eine Bereicherung für andere bietet und sich PROMOS daher entschieden hat, das Tool ins Portfolio aufzunehmen. In unseren Projekten treffen tatsächlich zwei wissensstarke Partner aufeinander, die seit vielen Jahren konstruktiv und auf höchstem Niveau zusammenarbeiten. Den Erfolg geben wir gern weiter“, resümiert Ina Hüther, Leiterin ERP-Systeme und Datenmanagement bei der TAG Immobilien AG, die Projektergebnisse.

Auf PROMOS ist Verlass

Die grundsätzliche Offenheit der PROMOS Philosophie bzw. die Flexibilität in der Entwicklung spiegeln sich auch im Umgang mit der Anbindung externer Software wider. Als die TAG Immobilien AG sich für die Vermietungssoftware eines externen Anbieters entschieden hat, konnte sich der Kunde auf die Unterstützung des langjährigen Partners verlassen. Das Team entwickelte eine Schnittstelle, damit alles, was in der externen Plattform erfasst wird, nahtlos auch ins SAP^®-System übertragen wird und somit für die Mitarbeitenden ideal zur Weiterbearbeitung vorbereitet ist. Also ein großes Plus in Hinblick auf Übersichtlichkeit und Effizienz und definitiv kein Beinbruch für den erfahrenen Dienstleister.

Ina Hüther, Leiterin ERP-Systeme und Datenmanagement bei der TAG Immobilien AG

Ausblick

Ein großes Projekt wie dieses wird nicht einfach ohne Weiteres abgeschlossen. Die Digitalisierung steht nicht still. Denn sowohl die Technologien als auch die Ansprüche aller Stakeholder im Umgang mit ihnen entwickeln sich rasant weiter. Als SAP das Wartungsende für das noch aktuelle Release SAP^® ERP 6.0 verkündete, stand für das Unternehmen fest, sich frühzeitig und gründlich auf die Umstellung zum Nachfolger SAP S/4HANA^® vorzubereiten. Diese Anforderung fand entsprechend auch in den Projektzielen der Mission Zukunft Berücksichtigung, indem alle Neuentwicklungen im Rahmen des Projekts S/4HANA^® kompatibel sein mussten. Auch für diese Herausforderung steht das PROMOS-Team der TAG Immobilen AG nach wie vor mit Rat, Unterstützung und Wegweisungen zur Seite.

Erfahren Sie demnächst mehr dazu, wenn wir über die erfolgreiche Transformation berichten. PROMOS freut sich auf die kommenden Projekte und bedankt sich bei der TAG Immobilen AG für die weiterhin spannende Zusammenarbeit.