7 Fragen an... Jörn-Michael Westphal

1. Wie fördert ProPotsdam nachhaltiges Wohnen in Potsdam?

Jörn-Michael Westphal: Wir sehen uns als städtischer Dienstleister für Stadtentwicklung, indem wir Wohnquartiere im Sinne der Nachhaltigkeit entwickeln und breite Schichten der Bevölkerung in Potsdam mit Wohnraum versorgen. Über 70 Prozent unserer Wohnungen werden nach sozialen Kriterien vergeben. Etwa ein Sechstel der Potsdamerinnen und Potsdamer wohnt bei uns. Wir sanieren und bauen unterschiedliche Wohnformen: kompakte, barrierearme Wohnungen und solche für Menschen mit körperlichen oder anderen Einschränkungen, Wohnraum für Studierende, für große Familien oder Wohngemeinschaften. Unser strategisches Handeln orientiert sich dabei an ökologischen, ökonomischen und sozialen Zielsetzungen.

Wir setzen unser Neubau- und Sanierungsprogramm trotz schwieriger Rahmenbedingungen, insbesondere gestiegenen Baukosten sowie Zinssteigerungen, fort und beginnen unsere ersten modularen Bauvorhaben für soziale Zwecke in diesem Jahr. Wir stellen der Landeshauptstadt Potsdam pro Jahr 600 Sozialwohnungen zur Verfügung und beschäftigen uns weiter intensiv mit der Gestaltung Potsdams grüner Zukunft, z. B. mit Energieeffizienz und Strom- und Wärmeerzeugung aus erneuerbaren Energien sowie dem Aufbau von Ladeinfrastruktur für E-Mobilität in den Quartieren.

2. Wie gelingt Ihnen als Unternehmensverbund die Umsetzung und Organisation vieler verschiedener Aufgaben und inwiefern können digitale Tools einen Beitrag zum Erfolg leisten?

Westphal: Wir haben vor einigen Jahren mit den Führungskräften von PROMOS eine Roadmap zur Digitalisierung mit anstehenden Themen und der Priorisierung gemeinsam abgestimmt. Zur fördernden Unternehmenskultur gehört aber auch eine gute Ausstattung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit geeigneten mobilen Geräten und eine gute Anwenderbetreuung. Bereits in den Jahren nach der SAP^®-Einführung 2001 haben wir uns mit Prozessen der Instandhaltung beschäftigt und die Zusammenarbeit mit Handwerksunternehmen, Bestellungen und die Rechnungslegung weitestgehend digitalisiert und teilautomatisiert.

Die erfolgreich umgesetzten Projekte – von der SAP^®-Einführung im Jahr 2001 über das easysquare Handwerkerportal (HWK) und digital unterstützte Vermietungsprozesse bis zu der integrierten Betriebskostenabrechnung – unterstützen die Arbeitsabläufe in vielen Fachbereichen. Auch die Wahrnehmung der ProPotsdam als professioneller Geschäftspartner durch unsere Mieterinnen und Mieter sowie der beauftragten Dienstleistungsunternehmen wird durch die eingerichteten digitalen Anwendungen geprägt.

3. Wie unterstützt PROMOS Sie dabei, Ihr Leitbild zu realisieren?

Westphal: Unser Ziel ist es, durch die kontinuierliche Erweiterung digitaler Möglichkeiten und Tools sowohl interne als auch externe Prozesse zu vereinfachen. Wir möchten vor allem die Kommunikation mit unseren Mieterinnen und Mietern weiter ausbauen und in die digitale Welt, unter anderem mit unserer ProPotsdam-App, integrieren.

Wir können auf eine sehr konstruktive und lösungsorientierte Zusammenarbeit mit der PROMOS zurückblicken. Meilensteine der Zusammenarbeit waren die SAP^®-Einführung zum 01.01.2001, die Erweiterungen der easysquare-Lösungen für die Handwerkerkopplung und Vermietungsprozesse, die IT-gestützte Verkehrssicherung und die Einführung unseres digitalen Kundenportals sowie unserer ProPotsdam-App. Bei der App haben wir erst kürzlich neue Funktionen, wie die Übersetzungsfunktion in 23 Sprachen, live geschaltet.

4. Was hat sich seit der Einführung des Betriebssystems SAP S/4HANA^® mit PROMOS.GT für Ihr Unternehmen geändert?

Westphal: Wesentlicher Treiber war die erforderliche Umstellung von SAP 4.6c mit RE-Classic auf RE-FX. Mit SAP S/4HANA^® und PROMOS.GT haben wir eine gute Grundlage für den neuen technologischen Stand für die Weiterentwicklung des Unternehmens geschaffen. Insbesondere die Mieterkommunikation per ProPotsdam-App und die Abbildung weiterer mobiler Prozesse unterstützen uns bei unserer Kundenorientierung durch effiziente Prozesse.

Im Nachhinein bin ich sehr froh darüber, dass wir mit dem Produktivstart zum 01.01.2019 bereits vor der Corona-Pandemie das Umstellungsprojekt umgesetzt haben. Schließlich wurden rund 100 Mitarbeitende des Unternehmens mit eingebunden.

5. Welche Digitalisierungsprojekte möchten Sie in Zukunft umsetzen?

Westphal: Wir prüfen einen weiteren Ausbau unserer Kundenkommunikation als Weiterentwicklung unserer telefonischen 24/7-Erreichbarkeit. Durch die Einbindung der EED-Funktionen haben wir mittlerweile eine App-Nutzung unserer Mieterinnen und Mieter von 47 Prozent erreicht, plus der rund 30 Prozent per Mail erreichbaren Mieter. Die Workflows zur digitalen Bearbeitung von Rechnungen und die Prozesse der Bearbeitung von Baurechnungen sind unsere aktuellen Schwerpunkte.

6. Wie bereiten Sie sich als Unternehmen auf aktuelle Herausforderungen, wie zum Beispiel die Energiekrise oder den Ressourcenmangel für Bauaktivitäten, vor?

Westphal: Bereits zu Beginn des Jahres 2022 mussten sich Wohnungsunternehmen mit einem deutlichen Preisanstieg auf dem Energiemarkt sowie bei Bauleistungen und -materialien auseinandersetzen. Mit dem Krieg in der Ukraine hat sich die Lage weiter verschärft, generell müssen sich Wohnungsunternehmen neuen, drängenden Herausforderungen stellen. Darauf haben wir uns im Laufe des vergangenen Jahres strategisch und operativ eingestellt.

Aufgrund der Situation auf dem Energiemarkt und den daraus resultierenden höheren Energiepreisen sowie steigenden Lebenshaltungs- und Wohnkosten haben wir als kommunales Wohnungsunternehmen mit der Landeshauptstadt Potsdam im Dezember 2022 eine Vereinbarung zur Sicherung des bezahlbaren Wohnens unterzeichnet. Kernpunkte des „Potsdamer Aktionsplans für bezahlbares Wohnen und sozialen Zusammenhalt“ sind ein Mietenmoratorium, der Schutz der Mieterinnen und Mieter vor Räumungen bei Mietrückständen wegen hoher Heizkosten sowie die Fortführung des sozialen Wohnungsbaus. Unser Wohnungsneubauprogramm von 2.500 Wohnungen bis 2027 soll trotz der erheblich erschwerten Rahmenbedingungen durch hohe Bau- und Finanzierungskosten fortgeführt werden.

7. Welcher Moment mit PROMOS ist Ihnen besonders in Erinnerung geblieben?

Westphal: Neben der herausfordernden SAP^®-Einführung zum 01.01.2001, erinnere ich mich an Vertragsgespräche und den inhaltlichen Austausch mit der Geschäftsführung der PROMOS auf Datensatzebene. Unser Ziel war es, sicherzustellen, dass wir eine gemeinsame Vorstellung von der zu entwickelnden Lösung hatten. Ein kurzer, aber ähnlich detailtiefer Austausch über flexible iPad-Anwendungen ergab auch den Impuls zur strategischen Ausrichtung und Entwicklung von dynamischen Formularen anstelle von festen Masken. Im Jahr 2011 wurde ich für diese Idee auf dem 8. OpenPromos Anwenderforum mit dem PROMOS.Award überrascht.

Was wir so schnell auch nicht vergessen werden: Wir mussten das Abnahmeprotokoll der S/4HANA^®-Umstellung aufgrund der Corona-Pandemie durch eine abgrenzende Sicherheitsscheibe gemeinsam durchgehen. Das war zu dem Zeitpunkt schon eine sehr skurrile Situation.

Vielen Dank für das Interview.

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